doppelte buchführung Dopptelte Buchführung | © Rawpixel.com | Fotolia.com

Gewerbetreibende und Freiberufler decken ihren privaten Lebensunterhalt durch Privatentnahmen aus dem Unternehmen – doch diese sind weder mit dem Gewinn gleichzusetzen noch mit den Gehaltszahlungen eines Angestellten vergleichbar. In Kapitalgesellschaften wie der GmbH sind keine Privatentnahmen möglich, auch wenn der Geschäftsführer alleiniger Gesellschafter ist. Bei privaten Entnahmen und Einlagen gibt es also eine Menge zu beachten.

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Privatentnahmen: Welche Geschäftsvorfälle zählen zu den privaten?

Zu den privaten Entnahmen und Einlagen werden all die Ausgaben oder Einzahlungen gezählt, die keinen betrieblichen Hintergrund haben. Sie dürfen nicht als Betriebsausgaben verbucht werden.
Zu den Privatentnahmen gehören alle Wirtschaftsgüter, die der Unternehmer für sich selbst, seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke entnimmt. Private Einlagen stammen ebenfalls seinem privaten Umfeld. Aus dieser Erklärung wird bereits deutlich, dass nicht nur Geld entnommen bzw. eingelegt werden kann. Auch Sach- oder Leistungsentnahmen können privat veranlasst sein. Typische Beispiele für private Geschäfte:

  • Entnahme von Bargeld durch Überweisung an den Unternehmer
  • Private Nutzung des firmeneigenen PKW
  • Nutzung einer Dienstleistung des Unternehmens, wie etwa die Reinigung der Wohnung durch die Angestellten eines Reinigungsunternehmens (Leistungsentnahme)
  • Einlage von Bargeld durch den Unternehmer in die Kasse
  • Einlage des PKW des Inhabers in den Betrieb (Sacheinlage)

Privatkonten gibt es für Einzelunternehmer oder für Personengesellschaften

Private Entnahmen und Einlagen können nur durch Einzelunternehmer oder durch Gesellschafter einer OHG oder einer GbR getätigt werden. Sowohl in der Buchhaltung von bilanzierenden Unternehmen als auch in der Einnahmenüberschussrechnung werden alle privaten Geschäftsvorfälle auf den entsprechenden Sachkonten verbucht. Privatentnahmen mindern das Eigenkapital, Privateinlagen erhöhen es. Für einen geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH gibt es kein Privatkonto. Er erhält als Angestellter des Unternehmens ein regelmäßiges Gehalt und führt dafür Lohnsteuer ab. Dieser Aufwand mindert den Gewinn des Unternehmens. Stellt er seinem Unternehmen dagegen finanzielle Mittel zur Verfügung, so müssen diese als Darlehen verbucht werden.

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Privaten Konten werden in der Bilanz ausgewiesen

Die Privatkonten finden sich als Unterkonten des Eigenkapitals in der Bilanz. In der täglichen Praxis müssen Einlagen und Entnahmen stets getrennt erfasst werden, eine Saldierung ist nicht gestattet. Da diese Konten also nicht Teil der Gewinn- und Verlustrechnung sind, können sie auch keinen Gewinn des Unternehmers mindern und fließen nicht in die Berechnung der Erfolgssteuern ein. Es ist ein weit verbreiteter Irrtum, dass ein Unternehmer sich beliebig viel Geld aus dem Unternehmen nehmen kann und dieses dann versteuern muss. Entnahmen sind nicht mit dem Verdienst gleichzusetzen. Zu hohe private Entnahmen schaden dem Unternehmen, sind daher unbedingt zu vermeiden. Banken und Investoren schauen stets kritisch auf die privaten Konten der Bilanz.

Privat veranlasste Geschäftsvorfälle können steuerpflichtig sein

Ein- und Auszahlungen aus der Kasse oder vom Bankkonto des Unternehmens sind nicht steuerpflichtig. Werden jedoch Leistungen aus dem Betrieb entnommen oder betriebliche Gegenstände genutzt, so fällt darauf eine Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent an. Die gesetzliche Grundlage dafür kann im Paragraphen 3 des Umsatzsteuergesetzes nachgelesen werden. Sach- oder Leistungsentnahmen werden also immer als Bruttobetrag verbucht. Typisches Beispiel dafür ist die private Nutzung des firmeneigenen Fahrzeugs durch den Unternehmer. Auch wenn der Wert dieser Nutzung nach der 1-Prozent-Regelung für Firmenwagen ermittelt wird, so muss als Privatentnahme der Bruttowert verbucht werden.

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Auch der Eigenverbrauch ist eine private Entnahme

Im Bewirtungsgewerbe sowie im Lebensmittelhandel wird dem Unternehmer in der Regel ein Eigenverbrauch unterstellt. Auch dieser stellt einen Sachbezug dar, der auf den privaten Konten verbucht wird und mit dem richtigen Steuersatz versteuert werden muss. Dafür muss jedoch der genaue Verbrauch erfasst werden. Solche detaillierten Aufzeichnungen führen jedoch zu einem erheblichen Aufwand beim Unternehmer. Die Finanzbehörden haben daher bestimmte Pauschbeträge errechnet, die auf Erfahrungswerte beruhen. Sie sind für verschiedene Gewerbearten unterschiedlich hoch. Für einen Restaurantbetrieb, der warme und kalte Speisen sowie Getränke vertreibt, liegt die Jahrespauschale für das Jahr 2015 zum Beispiel bei 3.363 Euro, hinzu kommt die Umsatzsteuer.

Privatentnahmen: Privat bleibt privat

Privat veranlasste Ausgaben und Einlagen bei Einzelunternehmern und Personengesellschaften müssen genau erfasst werden. Sie dürfen mit betrieblichen Vorgängen nicht vermischt werden. Im Interesse des Gläubigerschutzes müssen diese Sachverhalte transparent bleiben. Bei der Gewinnermittlung bleiben Privatentnahmen und -einlagen unberücksichtigt. Sachentnahmen, wozu auch die PKW-Nutzung und der Eigenverbrauch zählen, sind stets steuerpflichtig. Werden die einzelnen Sachverhalte auf den richtigen Sachkonten verbucht, ist ihr Abschluss bei der Bilanzaufstellung leicht zu bewältigen.

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