Adressermittlung per Einwohnermeldeamtsanfrage Adressermittlung per Einwohnermeldeamtsanfrage | © aruba2000 | fotolia.com

Die Produkte sind ausgeliefert, das Paket zugestellt oder die Dienstleistung erbracht – doch die Bezahlung der Rechnung bleibt aus. Auch Mahnungen waren nicht erfolgreich, die Briefe kommen mit dem Hinweis „unbekannt verzogen“ zurück. Spätestens jetzt sollte sich der Gläubiger vergewissern, ob die bei der Bestellung angegebene Anschrift auch aktuell ist. Hierbei hilft die Adressermittlung.

Was ist eine Adressermittlung?

Eine Adressermittlung, häufig auch Anschriftenermittlung genannt, ist die meist stufenweise Ermittlung von Adressen, mit dem Zweck der Personensuche oder Schuldnersuche.

Wofür brauche ich eine Adressermittlung?

Die häufigsten Fälle, in denen eine Adressermittlung sinnvoll ist:

  • Bestellte Ware kann dem Kunden nicht zugestellt werden (nicht zustellbar)
  • Rechnungen und Mahnungen kommen zurück (nicht zustellbar)
  • Post-Rückläufer mit dem Hinweis unbekannt verzogen
  • Hochwertige Kundenmagazine, Kataloge und Prospekte sollen verschickt werden

Darüber hinaus existieren noch viele weitere Anwendungsfälle für die Adressermittlung, doch bei den oben genannten handelt es sich um die am häufigsten vorkommenden Fälle zur Personensuche. Für den Unternehmer am schmerzhaftesten wird in der Regel die Schuldnersuche sein, da in diesen Situationen bereits teils hohe Kosten für das suchende Unternehmen entstanden sind.

Diese Kosten lassen sich leicht hochrechnen: Nach einem abgeschlossenen Kaufvertrag wurde ein Produkt ausgehändigt oder eine Leistung erbracht. Der Kaufbetrag wird nach Erreichung des vereinbarten Zahlungsziels fällig, beispielsweise 14 Tage nach Rechnungszustellung.

Tipp: Nutzen Sie die Unternehmerportal Adressermittlung oder den Adressermittlungs-Service der Wirtschatfsauskunftei Regis24 um nicht auffindbare Schuldner zu ermitteln und Kundenadressen auf dem aktuellen Stand zu halten.

Bei ausbleibender Zahlung muss nun eine Mahnung erstellt und verschickt werden, was wiederum Kosten verursacht. Wenn diese Mahnung nun nicht zugestellt werden kann sondern zurück kommt, beauftragen viele Gläubiger ein Inkassounternehmen mit dem Beibringen der offenen Forderung, was zu enormen Kosten führen kann, auch wenn dann zumindest mit einer Teilrückzahlung des Kaufbetrags zu rechnen ist.

Je nachdem wie früh der Gläubiger sich des Instruments der Adressermittlung bedient, desto mehr Kosten können vermieden werden. Bei Kunden mit regelmäßigen Bestellungen oder Aufträgen und hohen Kaufbeträgen oder Auftragswerten lohnt sich die proaktive Adressprüfung. So können erfolglose Zustellungen und verschwundene Schuldner vermieden werden.

Zumindest sollte jedoch vor der Beauftragung von Inkassounternehmen eine Adressermittlung durchgeführt werden, da der Gläubiger so noch die Möglichkeit hat, die Mahnung rechtskräftig zuzustellen und gegebenenfalls selbst ein Mahnverfahren in die Wege zu leiten.

Die erste Stufe der Adressermittlung: Abfrage von internen und externen Datenbanken

In der ersten Stufe der Adressermittlung werden zur Verfügung stehende Datenbanken gezielt nach den gesuchten Personen abgefragt. Bei diesen meist sehr umfangreichen Datenbanken mit in der Regel mehreren Millionen Einträgen handelt es sich um Adressdaten, die aus partnerschaftlich gespeisten Beständen generiert werden.

Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass diverse Wirtschaftsunternehmen wie z.B. Onlineshops oder Stromversorger, die Adressdaten ihrer Kunden mit ausgewählten Partnerunternehmen, sogenannten Wirtschaftsauskunfteien, teilen. Denn je mehr Partner bei der Datensammlung mitmachen, desto besser wird die Datenqualität hinsichtlich der Aktualität der eingetragenen Adressen.

Dieser “lebendige” Datenpool sorgt dafür, dass Rechnungen, Mahnungen, Warensendungen oder Werbesendungen zuverlässig zugestellt werden können und postalische Rückläufer vermieden werden. Das spart nicht nur Kosten sondern vergrößert auch die Wahrscheinlichkeit, offene Forderungen und ausstehenden Zahlungen erfolgreich einzutreiben.

Die Datenbanken zur Personensuche enthalten insbesondere Informationen über Umzüge und Verstorbene. Im Falle eines Treffers nach dem Umzug einer Person sind die Anschriften bereits auf Zustellbarkeit geprüft. Es kann davon ausgegangen werden, dass die ermittelten Anschriften auch hinsichtlich der Datenqualität, also Zahlendreher in der Postleitzahl oder sonstige häufig anzutreffende Flüchtigkeitsfehler bereinigt sind.

Die Erfolgsquote, die bei der Adressermittlung auch Trefferquote genannt wird, liegt in der ersten Stufe, also der Datenbankabfrage, bei ca. 30-40 %. In der Regel dauert die Anschriftenermittlung über Datenbanken 24-36 Stunden. Eine Zustellbarkeitsprüfung kann weitere 5-8 Tage in Anspruch nehmen.

Die zweite Stufe der Adressermittlung: Die Einwohnermeldeamtsanfrage (EMA)
Wenn in den internen und externen Datenbanken der Wirtschaftsauskunfteien keine Treffer erzielt werden können, dann hilft in der Regel eine Einwohnermeldeamtsanfrage, auch EMA Anfrage genannt, um die gesuchten Personen zu finden.

Die Auskunft kann von den rund 5.400 Einwohnermeldeämtern in Deutschland eingeholt werden. Diese sind dazu verpflichtet, Auskunft über Anschriften von Personen zu geben, wenn ein berechtigtes Interesse seitens des Antragstellers besteht.

Die Trefferquote bei Einwohnermeldeamtsanfragen (EMA) und vorheriger Datenbankabfrage liegt bei ca. 60-90%. Es bestehen also sehr gute Chancen, dass Sie bereits verloren geglaubte Menschen wiederfinden können. Nach drei bis zwölf Werktagen haben Sie in aller Regel die Ergebnisse Ihrer EMA Anfrage vorliegen.

Voraussetzung: berechtigtes Interesse des Gläubigers

Adressermittlungen professioneller Unternehmen werden nur für Firmenkunden, dazu zählen auch Freiberufler und Gewerbetreibende, ausgeführt, die ein berechtigtes Interesse an der Einwohnermeldeamtsauskunft nachweisen können. Offene Forderungen müssen also vorgezeigt werden können. Privatpersonen können meist keine EMA Anfrage stellen.

Methoden der Ermittlung von Anschriften und Adressen

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass folgende Methoden zur Adressermittlung, in der Regel von Wirtschaftsauskunfteien, eingesetzt werden:

  • Prüfung auf postalische Richtigkeit (zum Beispiel Postleitzahl) und Rechtschreibung
  • Filtern von Adressen, die nur zeitweilig gelten
  • Vergleich mit vorhandenen Adressdatenbanken
  • Abgleich mit professionellen Datenbanken von Wirtschaftsauskunfteien
  • Abfrage der Daten des zuständigen Einwohnermeldeamtes per EMA Anfrage
  • Identitätsprüfungen, beispielsweise bei Namensänderungen
  • Abgleich mit Umzugs- und Insolvenzdatenbanken
  • Prüfung der Zustellbarkeit durch direktes Anschreiben
  • Wiederkehrende Prüfungen

Wirtschaftsauskunfteien: Dienstleister für professionelle Adressermittlung

Auf die Adressensuche und Personensuche haben sich Wirtschaftsauskunfteien wie Regis24, Bürgel (CRIF Bürgel GmbH) oder die Creditreform spezialisiert, die über umfangreiche Datenbanken verfügen, in denen sie nach den angefragten Personen suchen und erfolgreiche Treffer melden.

Neben der reinen Adressermittlung bieten die genannten Wirtschaftsauskunfteien weitere Dienstleistungen für Unternehmen an, zu denen in der Regel die Bonitätsprüfung sowie die Adressvalidierung zählen. Einige bieten darüber hinaus auch Forderungsmanagement, Mahnwesen und Inkasso an.

Wie lange dauert eine Adressermittlung?

Wie oben schon geschrieben dauert die Adressermittlung in Abhängigkeit der benötigten Ermittlungsstufen 2-12 Werktage. Bei Erzielung von Treffern bereits in der ersten Stufe, also der Abfrage von internen und externen Datenbanken, liegen die Treffer bereits nach zwei bis drei Tagen vor.

Wenn dann noch eine Zustellbarkeitsprüfung durchgeführt werden, dauert es noch mal 5-8 Tage länger. Und bei einer Einwohnermeldeamtsauskunft (EMA) können noch einmal einige Tage oben drauf kommen, sodass es insgesamt bis zu 12 Tage dauern kann, bis Ihre Adressensuche oder Schuldnersuche erfolgreich ist.

Was kostet eine Adressermittlung?

Viele Firmen gestalten ihre Angebote stufenweise, die fällige Gebühr richtet sich dann auch nach der Methode und dem Zeitpunkt, an dem die Adresse bestätigt wurde. Damit zahlen Kunden punktgenau die benötigte Leistung, also nur die erfolgreichen Treffer in Datenbanken oder die durchgeführte Einwohnermeldeamtsanfrage. Die Kosten für eine Adressermittlung belaufen sich in der Regel auf 5-10 Euro für jeden Treffer in Adressdatenbanken. Für eine EMA Anfrage kommen dann noch mal weitere 12-15 Euro hinzu.

Mit Adressermittlung zur erfolgreichen Personensuche, Adressensuche und Schuldnersuche

Mit der korrekten Anschrift können sie weitere Schritte einleiten, etwa das gerichtliche Mahnverfahren oder bei Betrugsfällen auch polizeiliche Ermittlungsverfahren. Natürlich können sie auch dann noch Inkassounternehmen oder Rechtsanwälte damit beauftragen, die offenen Summen einzutreiben.

Mit dem Hinweis, dass die Anschrift bereits überprüft ist, dürfte sich so manche Gebühr hier reduzieren. Außerdem ergänzen viele Dienstleister die ermittelten Anschriften auch mit Telefonnummern – eine gute Voraussetzung, um säumige Kunden auch telefonisch anzumahnen.

Die Adressermittlung hilft vor notwendigen Mahn- oder Inkassoverfahren, Kosten zu sparen. Gebühren fallen zum Zeitpunkt des Erfolges an. Anschriftenermittlung ist damit eine Maßnahme im Kreis der Risikovorsorge für Unternehmen aller Branchen und jeder Größe.