Gewerbetreibende mit einem geringen Jahresumsatz und niedrigem Gewinn müssen am Jahresende keine Bilanz aufstellen. Ihren Gewinn können sie mit Hilfe einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Sie müssen keine doppelte Buchführung anlegen und buchen alle Einnahmen und Ausgaben direkt an die Sachkonten Kasse oder Bank. Offene Rechnungen müssen dabei in der Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) besonders beachtet werden.

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Offene-Posten-Buchhaltung

Betriebe mit einer Einnahmen-Überschussrechnung unterliegen in der Regel auch der Umsatzsteuer. Sie müssen jedoch die Steuer erst dann abführen, wenn die Kunden ihre Rechnungen auch bezahlen. Auch die Vorsteuer darf erst dann berücksichtigt werden, wenn die Zahlung erfolgt. Die Finanzbehörden nennen dieses Verfahren Ist-Versteuerung. Die Verwaltung und Buchhaltung soll den kleinen Betrieben erleichtert erhalten werden.

Ihre Zahlungsfähigkeit soll nicht dadurch beeinträchtigt werden, dass sie die Umsatzsteuer vorfinanzieren müssen, während sie auf die Zahlung säumiger Kunden warten. Die Erfassung aller Vorgänge direkt über Kasse und Bank macht auch die Offene-Posten-Buchführung bei Debitoren und Kreditoren überflüssig. Auch im Jahresabschluss werden keine offenen Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausgewiesen.

Offene Rechnungen: Die Organisation des Mahnwesens

Dennoch ist es auch für diese Gewerbetreibenden wichtig, den Überblick über die noch offenen Rechnungen zu behalten. Nur richtiges Mahnen verhindert eine mögliche Verjährung und sichert die Forderungen. Die Unternehmer sind also gut beraten, sich ein einfaches Mahnwesen aufzubauen. Vorlagen für Mahnungen, die auch für die Einnahmenüberschussrechnung geeignet sind, lassen sich im Internet finden.

Die offenen Rechnungen am Jahresende

Bilanzierende Unternehmen sind zum Bilanztag verpflichtet, ihre offenen Forderungen aufzulisten. Gleichzeitig müssen sie bewertet werden. Bei Uneinbringlichkeit sind sie, wenn auch manchmal nur teilweise, abzuschreiben. Damit wird der Gewinn am Jahresende gemindert und die Steuerbelastung sinkt.

Der Einnahmenüberschuss-Rechner braucht diesen Aufwand nicht zu betreiben, da er ja keine Forderungen aufgenommen hat. Zahlt ein Kunde trotz mehrfacher Mahnung nicht, wird über die Geldkonten auch kein Zahlungseingang verbucht. Damit entfällt auch die Buchung eines Erlöses und einer Umsatzsteuer. Der Gewinn des Unternehmers wird sofort niedriger ausgewiesen, auch ohne Abschreibung der offenen Rechnung.

Organisation der Kundenrechnungen

Für die kleinen Gewerbetreibenden lässt sich die Übersicht über die noch offenen Rechnungen leicht organisieren. Hilfreich ist eine Auflistung in einer Tabelle oder einer Excel-Datei, die alle Kundenrechnungen enthält. Neben der Kundenbezeichnung sind der Rechnungs- sowie der Steuerbetrag, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und der Fälligkeitstermin festzuhalten. In zusätzlichen Spalten lässt sich das Datum des Zahlungseinganges oder die Termine der geschriebenen Mahnungen notieren. Wird diese Aufstellung ständig gepflegt, hat auch der Einnahme-Überschussrechner eine gute Übersicht über ausstehende Beträge.