Die private Nutzung von Firmenwagen birgt steuerliche Risiken

Fachkräfte sind heute in der deutschen Wirtschaft gefragter denn je. Oft reicht ein angemessenes Gehalt allein schon nicht mehr aus, um erfahrene und engagierte Mitarbeiter anzuwerben oder im Unternehmen zu halten. Der Firmenwagen ist daher heute ein beliebtes Mittel zur Motivation der Angestellten. Doch auch Selbständige nutzen das Betriebsfahrzeug privat. Die geltenden Regelungen im Steuerrecht sind in beiden Fällen kompliziert. Nur wer sie genau kennt, ist vor unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen sicher.

Versteuert werden muss die private Nutzung betrieblicher Fahrzeuge

In Unternehmen werden Fahrzeuge für betriebliche Zwecke angeschafft, zum Beispiel um Waren zu Kunden zu transportieren, um Baustoffe auf die Baustelle zu liefern oder um Außendienstmitarbeitern vor-Ort-Termine zu ermöglichen. Alle Aufwendungen, die dabei entstehen, dürfen als Kosten verbucht werden. Sie vermindern also den Gewinn und damit auch die Steuerbelastung des Betriebes. Finanzbehörden haben ein großes Interesse, private Fahrten von den dienstlichen abzugrenzen und diese einer Besteuerung zu unterwerfen. In der betrieblichen Praxis gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten.

Die Fahrtenbuchmethode erfasst die Nutzung der Fahrzeuge genau

Eine exakte Abgrenzung zwischen betrieblich und privat veranlasster Nutzung des Fuhrparks gelingt mit dem Führen von Fahrtenbüchern. Jede Fahrt wird hier mit Datum, Reiseziel und Zweck der Fahrt erfasst. Am Ende des Jahres kann der Anteil der privaten Fahrten berechnet werden. Die Buchhaltung hat im Laufe des Jahres bereits alle Kosten der Kfz-Nutzung erfasst. Dazu gehören nicht nur die Treibstoffkosten, sondern auch der Beitrag für die Kfz-Versicherung, oder auch für die LKW-Versicherung, die Steuer, Reparaturen und Instandhaltungen sowie die Abschreibungen für das betreffende Fahrzeug.

Leicht lässt sich so ein durchschnittlicher Kostensatz je gefahrenem Kilometer ermitteln. Mit Hilfe des Fahrtenbuches berechnet der Buchhalter dann den privaten Anteil der Kfz-Kosten. An das Führen des Fahrtenbuches stellt das Finanzamt jedoch hohe Anforderungen. So muss immer ein gebundenes Heft oder Buch genutzt werden, Excel-Tabellen sind hier nicht erlaubt! Die Fahrten sind unbedingt zeitnah zu erfassen.

Häufig wird die einfachere 1-Prozent-Regelung gewählt

Die oben beschriebene Fahrtenbuchmethode ist mit relativ hohem bürokratischen Aufwand verbunden. Die Steuergesetzgebung hat daher mit der 1-Prozent-Regelung eine einfachere Methode geschaffen. Wird das Fahrzeug auch für private Fahrten genutzt, so muss monatlich ein Prozent des Kfz-Bruttolistenpreises versteuert werden. Dabei argumentiert der Fiskus, dass durch die Nutzung ein geldwerter Vorteil entsteht. Der Fahrzeugnutzer muss schließlich kein eigenes Auto anschaffen, keine Versicherung, keine Steuern und keinen Treibstoff bezahlen. Die Anwendung des Bruttolistenpreises sorgt regelmäßig für Diskussionen, denn er dient auch bei Gebrauchtwagen als Berechnungsgrundlage, auch Rabatte von Autohändlern beim Kauf von Neuwagen werden nicht berücksichtigt.

Beide Varianten für jedes Firmenfahrzeug genau vergleichen

Welche Methode bei der Ermittlung der Privatkosten der Fahrzeugnutzung angewendet wird, kann das Unternehmen für jedes Kfz jährlich neu entscheiden. Ein Wechsel zwischen den Varianten innerhalb eines Jahres ist jedoch nicht möglich. In der Regel ist die 1-Prozent-Versteuerung günstiger, wenn der Anteil der Privatnutzung hoch ist. Werden jährlich nur wenige Kilometer aus privaten Gründen gefahren, lohnt sich der Aufwand für das Führen des Fahrtenbuches.

Dienstwagen sind als Motivation für Mitarbeiter sehr beliebt

Die private Nutzung der Firmenwagen stellt für die Angestellten des Unternehmens Sachbezug dar und unterliegt der Lohnsteuerpflicht. Dabei spielt es keine Rolle, nach welcher Methode der geldwerte Vorteil ermittelt wurde. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer versteuern, wenn er mit dem Dienstwagen täglich den Weg zur Arbeitsstätte zurücklegt. Eine Beispielrechnung sieht so aus:

Bruttolistenpreis des überlassenen Fahrzeugs: 40.000 €
Zu versteuernder monatlicher Sachbezug: 400 €
Zu versteuernder Sachbezug für den Arbeitsweg 20 km (40.000 x0,03%x20): 240 €
Erhöhung des monatlich zu versteuernden Einkommens: 640 €

Die private Nutzung des Firmenfahrzeugs muss auch ein Selbständiger versteuern

Inhaber eines Einzelunternehmens oder ein Freiberufler erhalten von ihrem Betrieb keinen Lohn wie ein Arbeitnehmer, insofern kann die private Nutzung des firmeneigenen Kfz auch nicht über die Lohnabrechnung versteuert werden. Der Selbständige kann aber den Wert der privaten Nutzung ebenso nach der 1-Prozent-Methode oder durch das Führen eines Fahrtenbuches ermitteln. Seine private Nutzung des Fahrzeuges wird buchhalterisch als Entnahme aus dem Unternehmen gewertet.

Nachdem alle Aufwendungen ja zuerst als Kosten verbucht werden, wird damit der Gewinn des Unternehmens wieder erhöht. Auf Entnahmen aus dem Betriebsvermögen ist immer Umsatzsteuer fällig! Wendet ein Selbständiger die Fahrtenbuchmethode an, so muss er für die Ermittlung der Umsatzsteuer nur die Kosten mit Vorsteuer berücksichtigen. Der durchschnittliche Kostensatz je Kilometer wird hier also ohne Kfz-Steuer und ohne Versicherung berechnet. Bei der Ermittlung der privaten Kosten nach der 1-Prozent-Methode darf aus Vereinfachungsgründen für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten ein Abschlag von 20 Prozent vorgenommen werden. Der so ermittelte Wert ist dann ein Nettobetrag, auf den Umsatzsteuer zu entrichten ist.

Ohne Information kann Firmenwagen zur Steuerfalle werden

Die Entscheidung für oder gegen eine Variante der Kostenermittlung der Privatnutzung ist nur mit einer jährlichen Berechnung möglich, sonst droht der Dienstwagen zu einer Steuerfalle zu werden. Dabei hilft der Steuerberater – oder eines der vielen Tools aus dem Internet. Diese Aufzeichnungen gehören zur Lohnabrechnung bzw. zur Gewinnermittlung des Betriebes. Je detaillierter diese Aufzeichnungen sind, desto einfacher wird es, Betriebsprüfern des Finanzamtes die Berechnung zu erläutern.

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