Die Erstellung des Jahresabschlusses stellt jedes Unternehmen vor Herausforderungen. Schließlich wird über die geschäftliche Tätigkeit des gesamten Wirtschaftsjahres Bilanz gezogen und der Gewinn oder Verlust ermittelt. Inhaber oder Gesellschafter entscheiden später über die Verwendung des Gewinns. Meist verbleibt ein Teil davon im Unternehmen, ein Teil wird jedoch auch entnommen. Der Gewinn ist für Kreditinstitute oder andere Investoren ein wichtiger Gradmesser für den Erfolg und die Zukunftsaussichten des Betriebes. Gleichzeitig bildet er auch die Berechnungsgrundlage für die Besteuerung des Unternehmens. Offene Forderungen spielen dabei eine wichtige Rolle.

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Die offenen Forderungen zum Bilanzstichtag

Alle Rechnungen der Debitoren, die bis zum Tag der Bilanz noch nicht ausgeglichen worden sind, müssen in der Bilanz als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im entsprechenden Bilanzposten ausgewiesen werden. Dabei muss jedoch auch festgestellt werden, ob diese Forderungen überhaupt noch werthaltig sind. Grund dafür ist das strenge Niedrigstwertprinzip im deutschen Rechnungswesen. Jede Forderung darf in der Bilanz nicht höher ausgewiesen werden, als sie tatsächlich noch Wert ist. Für jedes Unternehmen ist es daher wichtig, regelmäßig richtig zu mahnen. Ein mehrstufiges Mahnwesen hilft dabei.

Zweifelhafte Forderungen der Kunden

Schon länger überfällige Debitorenrechnungen können als zweifelhaft eingeschätzt werden, wenn sie mehrfach ohne Erfolg angemahnt wurden oder eine Zwangsvollstreckung gegen den Kunden bereits läuft. Auch wenn die Insolvenz der Schuldners bereits angemeldet ist, das Verfahren aber noch nicht beendet wurde, ist eine Forderung zweifelhaft. Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten werden diese Forderungen auf das Sachkonto „Zweifelhafte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ umgebucht. Gleichzeig wird das Ausfallrisiko geschätzt und die Forderung abgewertet. Schätzt das Unternehmen zum Beispiel ein, dass eine Rechnung voraussichtlich zu 50 Prozent ausfallen wird, kann es eine Hälfte davon abschreiben. Genutzt wird dafür das Sachkonto „Abschreibung auf Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Der neue Wert wird nur aus dem ursprünglichen Nettobetrag ermittelt, eine Korrektur der Umsatzsteuer darf zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgen.

Tatsächlich uneinbringliche Forderungen

Rechnungen an Kunden lassen sich nicht mehr eintreiben, wenn ein Insolvenzverfahren gegen den Schuldner mangels Masse abgelehnt wurde. Auch verjährte Forderungen sind uneinbringlich. Das kann geschehen, wenn Unternehmen das richtige Mahnen vernachlässigen. Uneinbringliche Forderungen müssen abgeschrieben werden. Sie dürfen nicht über mehrere Jahre in der Bilanz stehen bleiben, da sie sonst die Vermögensverhältnisse des Unternehmens nicht korrekt darstellen. Auch die Umsatzsteuer darf nun korrigiert werden.

Offene Forderungen: Auswirkungen auf den Gewinn

Abschreibungen auf Forderungen mindern den Gewinn des Unternehmens und damit auch seine Steuerbelastung. Daher werden diese Buchungen bei Betriebsprüfungen der Finanzbehörden stets kritisch betrachtet. Unternehmen sollten alle Sachverhalte genau dokumentieren und aufbewahren, um die Wertermittlung der Forderung oder deren Uneinbringlichkeit genau zu belegen.