Die klassische Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorgänge des Unternehmens auf Sachkonten, die sich direkt aus der Bilanz ableiten. Dabei werden zwei Arten von Konten unterschieden. Ein Teil der Sachkonten wird im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten direkt über die Bilanz abgeschlossen, der Saldo des anderen Teils fließt in die Gewinn- und Verlustrechnung des Betriebes ein. Dabei werden Rechnungen an Kunden an die Sachkonten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und „Erlöse“ gebucht. Eingangsrechnungen von Lieferanten finden sich auf den Aufwandskonten sowie auf dem Sachkonto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ wieder. Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung kümmert sich um Buchungen zu Kunden und Lieferanten.

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Debitoren- und Kreditorenkonten
Diese recht einfache Buchführung wird unübersichtlich, wenn die Anzahl der Kunden und Lieferanten wächst. Schnell verliert der Unternehmer die Übersicht, welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch offen sind. Heute werden in der Buchhaltung daher Kreditoren- und Debitorenkonten für solche Geschäftsvorfälle verwendet, bei denen der Betrag nicht sofort durch eine Barzahlung ausgeglichen wird. Die Kunden werden dabei als Debitoren bezeichnet, weil sie zu unserem Schuldner werden (aus dem Lateinischen – debere, die Schulden). Kreditoren sind unsere Lieferanten, die uns durch den Aufschub der Zahlung einen Kredit gewähren. So lassen sich diese beiden Begriffe gut merken. Die Salden der Debitoren- und Kreditoren werden dann erst zum Jahresabschluss auf dem entsprechenden Bilanzkonto zusammengefasst.

Aufbau der Sachkonten
Der Sachkontenrahmen des Unternehmens wird um die Nummernkreise für Debitoren und Kreditoren erweitert. Die Konten werden nach dem jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten benannt und meist noch mit einer Nummer versehen. Dabei kann eine Sortierung nach Alphabet sinnvoll sein. Bei einem 4-stelligen Sachkontenrahmen verfügen die Debitoren- und Kreditorenkonten meist über 5 Stellen, wobei die Debitoren die Anfangsziffern 1-3 besetzen, die Kreditoren dagegen mit 7-9 beginnen. Damit ist die Zuordnung des Geschäftsvorfalls bereits über die Nummernkreise möglich.

Vorteile der Debitor- und Kreditorenbuchhaltung
Je größer ein Unternehmen ist, desto höher wird die Anzahl der Buchungssätze in seinem Rechnungswesen. Die Nutzung von Debitoren- und Kreditorennummern begrenzen die Zahl der Buchungen, bei Unstimmigkeiten ist ein Konto schnell abgestimmt. Individuelle Konten ermöglichen auch eine direkte Verbindung von Rechnungen und Zahlungen. Der Buchhalter spricht dann vom „Ausgleichen“ oder „Ausziffern“. Nutzt das Unternehmen eine moderne Buchhaltungssoftware, kann diese schnell einen tatsächlichen Saldo auf dem Konto ermitteln, der dann wirklich nur den einen Geschäftspartner betrifft. So entsteht auf Knopfdruck eine Offene-Posten-Liste, die auch für das Mahnwesen genutzt werden kann. Im Jahresabschluss wird so eine Einzelbeurteilung der Forderungen oder Verbindlichkeiten möglich, was Voraussetzung für ihre Bewertung ist.