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Wichtigste Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die Ermittlung des Gewinns einer bestimmten Periode, in der Regel des Wirtschaftsjahres eines Unternehmens. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, die zur aktuellen Periode gehören. Dennoch gibt es immer wieder auch Vorgänge, die zu verbuchen sind und nicht zum laufenden Wirtschaftsjahr gehören. Diese Beträge müssen abgegrenzt werden – dies wird als periodengerechte Abgrenzung bezeichnet. Im Folgenden stellen wir Ihnen die periodengerechte Abgrenzung im Einzelnen vor und erläutern sie anhand eines Beispiels.

Beispiele für periodengerechte Abgrenzung im Rechnungswesen

In der Finanzbuchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle mit dem jeweiligen Belegdatum erfasst. Dabei bereiten dann solche Vorgänge Kopfzerbrechen, die schon gebucht werden müssen, aber eigentlich das neue Wirtschaftsjahr betreffen. Diese Geschäftsvorfälle werden auch als transitorische Posten bezeichnet. Ein Beispiel sind Versicherungsbeträge, die im Dezember des laufenden Jahres schon für das neue Jahr gezahlt werden. Der Kontoabgang muss schon verbucht werden, sonst kann im Jahresabschluss der Saldo des Bankkontos nicht korrekt ausgewiesen werden. Der Aufwand gehört aber in das Folgejahr. Auch Erlöse für das kommende Jahr können dem Unternehmen bereits zufließen, wie etwa die Mieteinnahmen Ende Dezember für den Monat Januar.

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Buchen von Aufwendungen im Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten

Die Abkürzung ARAP wird in der Finanzbuchhaltung für den Aktiven Rechnungsabgrenzungsposten verwendet. In ihm werden alle Aufwendungen erfasst, die im laufenden Wirtschaftsjahr bereits verbucht werden müssen, aber das neue Jahr betreffen. Der Abschluss des Kontos erfolgt nicht über die Gewinn- und Verlustabrechnung des Jahres, sondern über die Bilanz. So wird sichergestellt, dass diese Aufwendungen nicht den Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens für die aktuelle Periode beeinflussen, die Steuerbelastung auch nicht verringern. Typische Sachverhalte und Buchungssätze dafür sind:

(1) Die Zahlung der Versicherungsprämie für das Firmenfahrzeug am 15.12., 1.000 €:
ARAP an Bank 1.000 €

(2) Das Verbuchen der monatlichen Wartungen Dezember – Februar für eine Anlage 3.000€:
Instandhaltungsaufwand für Dezember 1.000 €
ARAP (Januar und Februar) 2.000 €
an Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung 3.000 €

(3) Bankzahlung für Zeitschriftenabonnement Juli – Juni des Folgejahres 1.200 €
Zeitschriften 600 €
ARAP für Januar- Juni 600 €
an Bank 1.200 €

Passiver Rechnungsabgrenzungsposten für die Buchung von Erträgen

Der PRAP, so wird der passive Rechnungsabgrenzungsposten von Buchhaltern gern abgekürzt, wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen. Hier finden sich alle Erlöse, die schon eingenommen oder eingefordert worden sind, aber in das neue Jahr gehören. Typisches Beispiel:

(4) Mieteinnahme der Werkswohnung am 29.12.:
Bank an PRAP 500 €

Die Auflösung der Rechnungsabgrenzungen im neuen Jahr

Die abgegrenzten Geschäftsvorfälle müssen im neuen Jahr natürlich wieder aufgelöst werden. Daher werden die Sachverhalte umgebucht und dabei dem eigentlichen Aufwand zugeordnet. Gleichzeitig erfolgt damit ihre Erfassung als Kosten und als Erlös im neuen Wirtschaftsjahr, erst jetzt beeinflussen sie die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Buchungssätze für unsere oben genannten Bespiele lauten dann:

(1) Versicherungsaufwand an ARAP 1.000 €
(2) Instandhaltungsaufwand Januar und Februar an ARAP 2.000 €
(3) Zeitschriften für Januar- Juni an ARAP 600 €
(4) PRAP an Mieterlöse Januar 500 €

Vorsteuer und Umsatzsteuer werden nicht abgegrenzt

Die Abgrenzungen betreffen stets nur die Nettobeträge der Vorgänge, wenn sie bereits zahlungswirksam wurden. Rechnungen für Sachverhalte, die eigentlich erst in der Zukunft liegen, stellen in der Finanzbuchhaltung Anzahlungen dar und werden umsatzsteuerlich auch so behandelt. Die Steuer wird daher bei Zahlung einer Anzahlungsrechnung fällig. Beispiel 1 ist umsatzsteuerlich nicht relevant. Vorsteuer für den Instandhaltungsaufwand von Beispiel 2 kann das Unternehmen im Dezember geltend machen, wenn es die Verbindlichkeit im Dezember auch noch bezahlt. Wird sie erst im Januar überwiesen, so ist die Vorsteuer auf das Konto „Vorsteuer im Folgejahr abziehbar“ umzubuchen. Die Umsatzsteuer von Beispiel 4 ist im Dezember abzuführen, wenn sie mit eingenommen wurde.

Rechnungsabgrenzungen sichern die periodengerechte Zuordnung solcher Geschäftsvorfälle, die zwei folgende Wirtschaftsjahre beeinflussen. Das direkte Verbuchen auf die Konten ARAP und PRAP bietet sich an, weil die Beurteilung des Sachverhaltes zeitnah erfolgt. Durch das Auflösen der Posten im Folgejahr werden hier die Kosten kontengetreu zugeordnet.