Lohnbuchhaltung und Gehaltsbuchungen einfach erklärt

Lohnbuchhaltung

Im Rechnungswesen ist das Verbuchen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ein wichtiges Thema. Oft übernehmen Mitarbeiter des Steuerbüros die Berechnung der Nettolöhne bzw. -gehälter. Der Buchhalter im Unternehmen muss dann alle Lohnbestandteile auf die korrekten Sachkonten verbuchen. In diesem Ratgeber lesen Sie, welche Besonderheiten bei der Lohnbuchhaltung zu berücksichtigen sind und wie die Lohn- und Gehaltsbuchungen korrekt durchgeführt werden.

Der Bruttolohn setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen

Grundlage für die Ermittlung des Bruttolohnes ist der laut Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbarte Grundlohn je Stunde oder je Monat. Addiert werden dazu

• Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
• Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Mehrarbeit oder Zulagen
• Sachbezüge wie die Nutzung eines Dienstwagens
• Pauschal versteuerte Lohnbestandteile

Aufgrund der besonderen gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland wird aus dem Gesamtbruttolohn dann ein Steuer-Brutto und ein SV-Brutto berechnet. Das Steuer-Brutto dient der Ermittlung der Lohnsteuer, die der Arbeitnehmer zu zahlen hat. Diese wird nicht prozentual vom Arbeitslohn ermittelt, denn ein Teil des Lohnes bleibt immer steuerfrei (Grundfreibetrag). Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit müssen bis zu einer bestimmten Höhe ebenfalls nicht versteuert werden. Die pauschal versteuerten Lohnbestandteile bleiben ebenfalls unberücksichtigt.

Die Lohnsteuer wird einbehalten und vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt überwiesen. Das SV-Brutto dagegen bildet den Ausgangspunkt für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge. Einen Freibetrag wie bei der Lohnsteuer gibt es hier nicht. Zuschläge bleiben bis zu einer gewissen Höhe unberücksichtigt. Bei der Ermittlung des SV-Brutto sind die Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung zu berücksichtigen.

Lohnbuchhaltung: Den Nettolohn vom Brutto berechnen

Für die Ermittlung des Auszahlungsbetrages für den Lohn oder das Gehalt kann folgendes Schema verwendet werden:

Gesamtbrutto
– Lohnsteuer, ermittelt auf der Grundlage des Steuer-Brutto
– Kirchensteuer, nur bei Kirchensteuerpflicht
– Solidaritätsbeitrag
– Arbeitnehmeranteil an der Krankenversicherung, ermittelt auf der Grundlage des SV-Brutto
– Arbeitnehmeranteil an der Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung, ermittelt auf der Grundlage des SV-Brutto
= Nettolohn/Nettogehalt
– Anlagebetrag vermögenswirksame Leistung
– Vorschuss, wenn gewährt
– Sachbezug (Geldwerter Vorteil)
= Auszahlungsbetrag

Buchungen erfolgen aufgrund eines Lohnjournals

Die Berechnung von Nettolöhnen und -gehältern ist eines der kompliziertesten Themen im Rechnungswesen überhaupt. Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen, sollten hier die Hilfe ihres Steuerbüros in Anspruch nehmen. Gegen einen geringen Obolus übernehmen hier fachlich ausgezeichnet ausgebildete Mitarbeiter die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei werden alle aktuellen Gesetze und Regelungen aus dem Steuer-, dem Sozialversicherungs- und dem Arbeitsrecht berücksichtigt.

Verwiesen sei nur auf die Fälligkeit der Beiträge für die SV – diese müssen am drittletzten Arbeitstag des noch laufenden Monats bei den Kassen eingehen. Schätzungen sind also unvermeidlich, Nachberechnungen und Korrekturen ebenso. Hier den Überblick zu behalten, dürfte einem einzelnen Unternehmer oder auch einem Angestellten sehr schwer fallen. Das Steuerbüro stellt dann der Buchhaltung ein Lohnjournal zur Verfügung. Hier werden alle Sachverhalte so aufgearbeitet, dass die einzelnen Buchungen zusammengefasst werden. Gleichzeitig werden Listen für Überweisungen an Mitarbeiter, an Krankenkassen und an das Finanzamt erstellt.

Verschiedene Methoden für die Lohn- und Gehaltsbuchungen nutzen

Kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern verbuchen ihre Löhne und Gehälter oft nach der Nettomethode. Alle Geschäftsvorgänge werden erst dann erfasst, wenn sie zahlungswirksam sind. Dabei wird der Aufwand auf dem entsprechenden Sachkonto erfasst, dass Gegenkonto ist dann immer das Bankkonto. Für bilanzierende Unternehmen eignet sich diese Methode jedoch nicht, da die bestehenden Verbindlichkeiten hier nicht ausgewiesen werden, was zumindest über den Jahreswechsel zwingend notwendig ist. Sie wenden die Bruttomethode an und nutzen dafür ein Verrechnungskonto. Sobald das Lohnjournal des Steuerbüros eingegangen ist, werden die entsprechenden Summen auf die Aufwandskonten verbucht (SKR 03):

• 4110 Löhne
• 4120 Gehälter
• 4124 Gehalt des GmbH-Geschäftsführers
• 4127 Gehalt Geschäftsführer
• 4190 Aushilfslöhne
• 4195 Löhne für Minijobber
• 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen (Arbeitgeberanteil zur SV)
• 4138 Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• 4140 freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei
• 4145 freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig
• 4170 Vermögenswirksame Leistungen (Arbeitgeberanteil)

Gegenkonto ist dabei stets das Verrechnungskonto (im SKR 03: 1755), das im Haben bebucht wird. Alle Verbindlichkeiten werden dann dagegen verbucht:

• 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (Auszahlungsbeträge der Lohnabrechnungen)
• 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuern (also gegenüber dem Finanzamt)
• 1742 Verbindlichkeit im Rahmen der sozialen Sicherheit (gegenüber der Krankenkassen)

Am Ende des Monats muss das Verrechnungskonto einen Saldo von Null aufweisen. Bei den Überweisungen der Verbindlichkeiten werden in der Buchhaltung dann nur das Bankkonto und die zutreffenden Verbindlichkeitskonten angesprochen.

Lohnbuchhaltung und Gehaltsbuchung kann einfach sein

Das Lohnjournal fasst alle einzelnen Buchungen der Lohnabrechnungen zusammen, so dass nur wenige Eingaben erforderlich sind. Das Verrechnungskonto erleichtert die Abstimmung der Vorgänge. Damit muss die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung kein Buch mit sieben Siegeln sein. Sie kann vom Unternehmer selbst oder von Angestellten vorgenommen werden. Das sind die besten Voraussetzungen für eine zeitnahe Auswertung der betriebswirtschaftlichen Daten am Monatsende.

Digitale Schnittstellen und automatisierter Datenaustausch 2026

Im Jahr 2026 ist die rein papierhafte Weitergabe von Lohnjournalen längst Geschichte. Moderne Buchhaltungssysteme setzen auf volldigitale Schnittstellen (wie die DATEV-Cloud oder standardisierte API-Anbindungen), über die Steuerkanzleien die Buchungsdaten direkt in das ERP-System des Unternehmens einspielen. Gleichzeitig laufen die Meldungen an die Sozialversicherungsträger (DEÜV) sowie der Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) komplett automatisiert im Hintergrund. Für Unternehmen bedeutet diese tiefe Systemintegration nicht nur eine enorme Zeitersparnis bei den monatlichen Buchungsläufen, sondern sie minimiert auch Übertragungsfehler bei der Erfassung von Lohnsteuer- und SV-Verbindlichkeiten auf den Verrechnungskonten.

Vorsicht bei Sachbezügen und der Schnittstelle zur Zeiterfassung

Ein häufiger Stolperstein in der Betriebsprüfung ist die unvollständige oder fehlerhafte Dokumentation von variablen Lohnbestandteilen. Wenn Mitarbeiter Überstunden anhausen, Sachbezüge wie das Dienstwagen-Privileg nutzen oder Gutscheine erhalten, müssen diese Daten fehlerfrei in die Lohnbuchhaltung fließen. Eine lückenlose Verknüpfung zwischen der digitalen Zeiterfassung und den Abrechnungssystemen ist hierfür unerlässlich. Nur wenn das System geleistete Mehrarbeit oder Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit centgenau erfasst und direkt steuerlich sowie sozialversicherungsrechtlich korrekt einstuft, bleibt der monatliche Buchungsaufwand überschaubar und rechtssicher.