Pauschalen für unentgeltliche Wertabgaben © Marco2811 | Fotolia.com

Noch kurz vor dem Jahreswechsel von 2015 auf 2016 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium die neuen Pauschbeträge für die unentgeltlichen Wertabgaben (früher auch Eigenverbrauch genannt) für Unternehmen im Handel und in der Gastronomie für 2016. Für wen diese Pauschalen wichtig sind und wie man sie umgehen kann, lesen Sie hier.

Eigenverbrauch in B-M-W-Unternehmen unterliegt der Besteuerung

Im Rechnungswesen werden Betriebe der Lebensmittelbranche und der Gastronomie oft als Bäcker – Metzgereien – Wirte (oder kurz B-M-W-)- Unternehmen bezeichnet. Die hier vorgenommene Aufzählung ist nicht abschließend, denn zu dieser Gruppe zählen natürlich auch Hotels, Restaurants, Imbisseinrichtungen, Cafés und Konditoreien sowie Getränke- und Lebensmitteleinzelhändler und andere. All diese Unternehmen sind oft inhabergeführt. Ihnen unterstellt die Finanzbehörde, dass sie einen Teil der eingekauften Lebensmittel für den eigenen Verbrauch entnehmen.

Dieser Eigenverbrauch wird heute als unentgeltliche Wertabgabe bezeichnet. Grundsätzlich ist jede Entnahme zu erfassen, denn sie dient dem privaten Leben des Inhabers und stellt somit keine Betriebsausgabe dar. Entnahmen sind eigentlich Erlöse aus einem Verkauf an sich selbst. Sie erhöhen also den Gewinn des Unternehmers und unterliegen der Umsatzsteuerpflicht. Oft setzen Unternehmen diese Privatentnahmen in ihrer Steuererklärung viel zu niedrig an. Das ist auch ein Grund für die überdurchschnittlich hohe Zahl der Betriebsprüfungen der Finanzämter in dieser Branche.

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Den Eigenverbrauch gibt es bei einer GmbH nicht

Private Sachkonten in der Buchhaltung gibt es nur bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften, niemals bei einer GmbH oder einer anderen Kapitalgesellschaft. Auch Zuwendungen an einen geschäftsführenden GmbH-Gesellschafter müssen immer vertraglich vereinbart werden. Erhält er unentgeltlich Waren oder Dienstleistungen, müssen sie exakt aufgezeichnet werden. Für ihn stellen sie einen geldwerten Vorteil dar, der als Gehaltsbestandteil wiederum der Steuer unterliegt.

Unentgeltliche Wertabgaben werden einzeln erfasst oder pauschal versteuert

Die einzelnen Privatentnahmen müssen in der Buchhaltung erfasst werden. Sie können mit dem Einkaufspreis zuzüglich Umsatzsteuer bewertet werden. Ein Buchungssatz sieht dann so aus:

Unentgeltliche Wertabgabe (Privatentnahme) 23,80 €
an
Erlös aus Entnahme von Waren oder Gegenständen 20,00 €
Umsatzsteuer 3,80 €

Die Erfassung aller Vorgänge ist jedoch mühsam. Schätzungen sind nicht erlaubt. Die Finanzbehörden räumen den Betrieben jedoch die Möglichkeit ein, den Eigenverbrauch nach Pauschalen zu ermitteln. Diese Pauschalbeträge werden jährlich angepasst. Auch für das Jahr 2016 sind die Beträge wieder erhöht worden:

Diese Beträge gelten je Person, also für den Inhaber und seinen Ehepartner sowie für Kinder über 12 Jahre. Für jüngere Kinder wird der halbe Pauschbetrag angerechnet. Ermittelt und verbucht wird die Pauschale am Jahresende, so dass sie im laufenden Geschäftsjahr unberücksichtigt bleibt.

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Die Anwendung der Pauschalen im eigenen Unternehmen kritisch beurteilen

Einzelaufzeichnung führen oder die Pauschale nutzen – Unternehmer sollten diese beiden Möglichkeiten mit ihrem Steuerberater ausführlich besprechen. Die Pauschale kann teuer werden, gerade wenn die Familie groß ist und aus den unterschiedlichsten Gründen gar nicht so viel entnommen wird. Unternehmer müssen bedenken, dass es für die Jahrespauschale keine Kürzung für eine saisonal bedingte Schließung, für Krankheits- oder für Urlaubszeiten gibt. Kinder werden so lange berücksichtigt, bis sie einen eigenen Haushalt führen. Auch wenn sie als Student oder Auszubildende gar nicht die gesamte Zeit zu Hause beköstigt werden, vermindert sich die Pauschale nicht.

Einzelaufzeichnungen bieten die Möglichkeit, den Eigenverbrauch bereits monatlich zu erfassen. So kann die Umsatzsteuer zeitnah berücksichtigt werden, die Steuerbelastung verteilt sich dann auf das gesamte Jahr. Diese Aufzeichnungen müssen jedoch ehrlich geführt werden, denn durch den Vergleich zwischen dem Wareneinkauf und den verkauften Produkten kann das Finanzamt sehr leicht Differenzen ermitteln. Werden diese zu groß, wird die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß angezweifelt. Die Folge sind Gewinnschätzungen, die meistens zu Gunsten des Finanzamtes ausgehen. Es drohen Nachzahlungen der Einkommens- und der Umsatzsteuer!

Fazit: Unentgeltliche Wertabgaben dürfen nicht unterschätzt werden.

Die Erfassung und Verbuchung des Eigenverbrauchs ist im Unternehmen ein Thema, das nicht unterschätzt werden sollte. Ungenaue Aufzeichnungen sind beliebte Angriffspunkte für die Betriebsprüfung, die Pauschalen der Finanzbehörde sind jedoch unter Umständen viel zu hoch. Betroffene Unternehmer sollten ruhig einmal einen Monat lang die tatsächlichen Entnahmen aufzeichnen. So können sie besser beurteilen, welche Variante für sie günstiger ist. Nutzen Sie die Pauschalen, so achten Sie im Dezember jeweils auf die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums für das kommende Jahr. Auch künftig werden diese Beträge wohl steigen.

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