Die Erfassung der unterschiedlichen Erlöse und Kosten erfolgt in der doppelten Buchführung in den Sachkonten des Kontorahmens. Je größer die Anzahl der Buchungen im Unternehmen, desto tiefer ist die Gliederung des Sachkontenrahmens. So reicht es in kleinen Betrieben sicherlich aus, die Erlöse auf Konten zu verbuchen, die nur nach der Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer benannt sind, beispielsweise „Erlöse Umsatzsteuer 19%“ oder „Erlöse Umsatzsteuer 7%“. Für größere Unternehmen ist es aber durchaus interessant, welche Dienstleistung oder welche Artikelgruppe den Umsatz erwirtschaftet. Dafür können dann im Sachkontenrahmen Unterkonten angelegt werden. Große Unternehmen kommen aber auch damit nicht aus. Abhilfe schafft hier die Einführung der Kostenstellenrechnung.

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Wesen einer Kostenstelle

In der Betriebswirtschaftslehre ist eine Kostenstelle als der Ort der Leistungserbringung und Kostenentstehung definiert. Dabei kann das System aus Kostenstellen unter räumlichen, funktionalen oder auch organisatorischen Aspekten aufgebaut werden. In der Buchhaltung werden dann alle Geschäftsvorfälle der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet.

In der Auswertung der Daten des Betriebes ist es dem Management so möglich, den Gewinn und Verlust einzelner Betriebszweige oder Abteilungen zu ermitteln. So können gezielt Maßnahmen ergriffen werden, Kosten zu sparen und Erlöse zu steigern. Gleichzeitig bilden diese Daten die Grundlage für die Kalkulation von Dienstleistungen und Artikeln. Alle allgemeinen Kosten, die sich keiner Kostenstelle exakt zuordnen lassen, werden mittels eines festgelegten Schlüssels auf die einzelnen Kostenstellen verteilt. Zu solchen Allgemeinkosten gehören zum Beispiel der Verwaltungsaufwand oder die Energiekosten, die außerhalb einer Produktion anfallen.

Aufbau der Kostenstellenrechnung

Nutzen Unternehmen eine Kostenstellenrechnung, so wird bei der Verbuchung der einzelnen Geschäftsvorfälle neben der Sachkonten auch die Kostenstelle erfasst. Dazu werden alle Stellen, an denen Kosten und Leistungen entstehen, durchnummeriert. Auch in vielen Buchhaltungsprogrammen wird die Erfassung von Kostenstellen heute angeboten. In einem produzierenden Unternehmen könnten zum Beispiel diese Kostenstellen vorliegen:

  • Hauptstellen Fertigung (Montageabteilung, Fräserei, Dreherei)
  • Hilfsstellen Fertigung (Werkstatt, Arbeitsvorbereitung)
  • Allgemeine Kostenstelle Material (Lager)
  • Allgemeine Kostenstelle Verwaltung
  • Allgemeine Kostenstelle Vertrieb

Auf einer Hauptkostenstelle werden alle Kosten verbucht, die direkt zuzuordnen sind. Dazu gehört zum Beispiel das Material, das in der Fertigung verbraucht wird. Hilfsstellen erbringen meist Leistungen für mehrere Hauptkostenstellen, etwa die Schlosserei, wenn sie die Maschinen mehrerer Abteilungen wartet und repariert. Diese Kosten müssen im Rahmen der Kostenstellenrechnung erst auf die Hauptkosten aufgeteilt werden. Das trifft auch auf die Beträge der allgemeinen Kostenstellen zu. Mit Hilfe eines Verteilschlüssels wird der Anteil für jede Hauptkostenstelle ermitteln und dann verbucht.

Der Aufbau einer Kostenstellenrechnung ist mit erheblichem Aufwand verbunden, das Unternehmen profitiert aber von detaillierten Auswertungen seiner betriebswirtschaftlichen Daten.

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