Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, muss sich mit den Anforderungen einer Lohnbuchhaltung und Gehaltsbuchhaltung beschäftigen. Auch wenn die Abrechnung der monatlichen Entgelte für Arbeitnehmer an externe Dienstleistungen ausgelagert wird, bleiben doch wichtige Aufgaben im Betrieb selbst. Selbständige bzw. Unternehmen sind für die korrekte Abrechnung der Arbeitsverhältnisse verantwortlich und haften für Versäumnisse und Fehler.

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Die Bedeutung der Lohnbuchhaltung und der Gehaltsbuchhaltung

Mitarbeiter unterstützen den Selbständigen oder die Geschäftsführung bei der Erfüllung der betrieblichen Ziele und erwarten dafür eine adäquate Bezahlung. Doch dabei sind vielfältige Vorschriften zu beachten, die sich aus den gültigen Tarifverträgen, den jeweiligen Anstellungsverträgen und den Regelungen der Sozialgesetzgebung ergeben. Für das Rechnungswesen und die Buchhaltung gelten natürlich auch steuerliche Vorschriften. Lohnbuchhaltung umfasst weit mehr als die Verbuchung der Lohnabrechnungen und der daraus resultierenden Zahlungen.

Die Stammdatenpflege für Mitarbeiter

Zu den wichtigsten Daten, die für die Lohnbuchhaltung erfasst werden müssen, gehören neben den Adressangaben die Bankverbindungen, die steuerlichen Angaben für das Arbeitsverhältnis sowie die vereinbarten Eckdaten für die Entlohnung.

Zusammenstellen aller Daten für die Sozialversicherung und das Finanzamt

Die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung sind für alle Meldungen verantwortlich, die regelmäßig an die Sozialversicherung und an das Finanzamt abgegeben werden müssen. Dazu gehören die monatlichen Beitragsmeldungen sowie die An- und Abmeldungen am Jahresende sowie beim Wechsel des Unternehmens. Auch die berechnete Lohnsteuer muss vom Angestellten einbehalten und an das Finanzamt abgeführt werden.




Die Berechnung und Verbuchung der Löhne und Gehälter

Monatlich werden Gehalts- und Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter erstellt. Neben der vereinbarten Entlohnung müssen auch verschiedene Zuschläge berechnet werden, Urlaubs- und Krankengeld gehören ebenso dazu. Lohnbestandteil sind auch Sachzuwendungen, die der Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflicht unterliegen. Berechnet werden ebenso die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung, also die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

In der Finanzbuchhaltung werden alle errechneten Beträge auf dafür vorgesehene Sachkonten verbucht. Für jeden Mitarbeiter wird außerdem ein Lohnkonto geführt. Über Bank und Kasse werden dann alle Auszahlungen verbucht, die die Löhne und Gehälter betreffen. Kaum ein Bereich der Finanzbuchhaltung ist so von Änderungen der Rahmenbedingungen betroffen wie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. So ändern sich Beitragssätze der Kranken- und Rentenversicherung regelmäßig, zur Besteuerung von Sachzuwendungen gibt es häufig Neuerungen im Steuerrecht.

In der Abrechnung sind sogar aktuelle Urteile der Arbeitsgerichte zu berücksichtigen. Daher ist eine ständige Weiterbildung der Lohn- und Gehaltsbuchhalter Pflicht. Sozialversicherung und Finanzbehörden prüfen diesen Teil der Finanzbuchhaltung regelmäßig. Werden Fehler und Versäumnisse nachgewiesen, müssen die Arbeitgeber dafür haften. Arbeitnehmer müssen in der Regel keine Nachzahlungen leisten.

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