Doppelte Buchführung © Rawpixel.com | Fotolia.com

Unternehmen, die gemäß des Handelsgesetzbuchs zur Buchführung verpflichtet sind, müssen eine doppelte Buchführung vornehmen. Dieser Begriff ist vielen heute bereits so geläufig, dass seine eigentliche Bedeutung schon fast vergessen ist. Die doppelte Buchhaltung ist bereits im Mittelalter in Italien entstanden. Auch in unseren softwaregestützten Buchhaltungen wird sie immer noch praktiziert, obwohl natürlich hier niemand mehr zwei dicke Bücher wälzt. Eine einfache Buchhaltung wird in Deutschland als Einnahme-Überschussrechnung bezeichnet. Kommunen und Gemeinden rechnen auch heute noch oft nach dem Prinzip der Kameralistik ab.

Grundzüge der doppelten Buchführung

Bei der doppelten Buchführung, die auch unter dem Begriff „Doppik“ bekannt ist, werden alle Geschäftsvorfälle zweimal verbucht. Die erste Aufzeichnung findet im Grundbuch (oder Journal) statt, hier finden sich alle Buchungen chronologisch wieder. Jede erhält eine fortlaufende Nummer, das Datum, den Betrag, das Sachkonto um Soll und das im Haben. Je nach betrieblichen Erfordernissen werden weitere Angaben ergänzt, zum Beispiel die Kostenstelle oder das Buchungsdatum. Erst danach erfolgt das Verbuchen des Geschäftsvorfalls unter sachlichen Gesichtspunkten auf den einzelnen Sachkonten im Hauptbuch.

Tipp: Buchhaltern und angehenden Buchhaltern empfehlen wir „Rechnungswesen – leicht gemacht“. Das Standardwerk der Buchhaltung und Bilanzierung erläutert in leicht verständlicher Weise die Grundlagen des Rechnungswesens und vermittelt diese anschaulich anhand von praktischen Beispielen. Das Buch ist der ideale Begleiter für den Berufsalltag und zur Prüfungsvorbereitung.

Nebenbücher in der doppelten Buchführung

Das Rechnungseingangs- und das Rechnungsausgangsbuch, das Anlagenbuch und das Kassenbuch sind die bekanntesten Nebenbücher einer Buchführung. Auch die Kreditoren- und Debitorenbuchführung gehört dazu. Diese dienen der Erläuterung des Grundbuches. Sie fassen Geschäftsvorfälle zusammen, die grundlegende Gemeinsamkeiten haben und geben damit einen besseren Überblick. Welche Nebenbücher im Unternehmen geführt werden, ist nicht verpflichtend im Handelsgesetz geregelt. Unternehmen mit Bargeldverkehr müssen jedoch ein Kassenbuch führen.

In mittleren und großen Unternehmen gehört ein Anlagenspiegel als eine Form des Anlagebuches zum Jahresabschluss. Nebenbücher erlauben es, Buchungen zusammenzufassen und dann als eine Buchung in das Journal einzutragen. Ein Handelsgeschäft kann im Kassenbuch zum Beispiel alle Kassenein- und –ausgänge eines Tages zu einem Tagesbon zusammenfassen, die so erzeugte Buchung wird dann in die Bücher übernommen. Auch Nebenbücher müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sich fremde Dritte zeitnah einen Überblick über die betriebliche Situation verschaffen können.

Die Doppik in der Buchführungssoftware

In den meisten Unternehmen wird heute eine intelligente Buchhaltungssoftware eingesetzt. Das erleichtert die Arbeit, denn der Buchhalter gibt nur noch den Buchungssatz sowie ergänzende Angaben wie Datum und Belegnummer ein. Alle anderen Aufzeichnungen erledigt der Computer im Hintergrund. Das Grundbuch der doppelten Buchführung lässt sich meist als Buchungsjournal ausdrucken. Jeder Buchungssatz erhält hier eine Buchungsnummer! Das Hauptbuch ist als Sachkontenrahmen bekannt. Mit Hilfe der Software lässt sich jedes Sachkonto anschauen und auch ausdrucken. Die Gesamtheit aller Buchungen auf den Sachkonten findet sich in der Summen- und Saldenliste wieder.

Tipp: Sie möchten sich beruflich weiterbilden? Dann empfehlen wir Ihnen den Fernkurs Geprüfte/r Bilanzbuchhalter/in (IHK) an der Hamburger Akademie für Fernstudien.