„Keine Buchung ohne Beleg!“ – dieser Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) ist sicher jedem bekannt, der mit dem Rechnungswesen von Unternehmen zu tun hat. Doch zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört mehr.

Gerade von Existenzgründern oder Berufsanfängern wird die Bedeutung einer „ordnungsgemäßen“ Buchführung häufig unterschätzt. Stellen Prüfer des Finanzamtes gravierende Verstöße gegen die GoB fest, werden die Finanzbehörden die Buchhaltung insgesamt anzweifeln. Dann kommt es zu einer Schätzung des Jahresgewinns und damit meist zu einer viel höheren Steuerbelastung für den Unternehmer. Die wichtigsten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung können unter zwei Punkten zusammengefasst werden:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

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Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Bücher eines Unternehmens müssen so geführt werden, dass sich ein sachkundiger Dritte in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die finanzielle Situation des Unternehmens verschaffen kann. Das wird zum einem durch die Organisation der Buchhaltung realisiert. Dazu gehört die Nutzung eines standardisierten Kontenrahmens für das Verbuchen der Geschäftsvorfälle. Alle Buchungen müssen durch einen Beleg nachvollziehbar sein. Ein System von Belegnummern und eine sinnvolle Ablage erleichtert das Auffinden der Dokumente. Kontierungen auf den Belegen stellen die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung sicher. Die Nachprüfbarkeit erfordert auch das Aufbewahren der Unterlagen gemäß der gesetzlichen Vorschriften.

Der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Eine Buchhaltung des Unternehmens muss vollständig und richtig sein. Es besteht die Pflicht, jeden Geschäftsvorgang einzeln aufzuzeichnen. Dazu gehört nicht nur das Festhalten von Beträgen, sondern auch des Inhalts der Vorgänge. Alle Buchungen und Aufzeichnungen sind zeitgerecht vorzunehmen, so sind zum Beispiel Kassenbücher täglich zu führen. Alle Belege müssen geordnet werden, wichtig dabei sind fortlaufende Belegnummern. Gibt es keinen Beleg eines Fremden, so ist auch die Erstellung eines Eigenbeleges zulässig. Alle Buchungen dürfen sich nachträglich nicht mehr so ändern lassen, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Korrekturen müssen über Stornierungen und erneuter Buchung erfolgen.

Elektronische Buchführung einer der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB)

In vielen Unternehmen wird die Buchführung heute mit modernen Computern und spezieller Software erledigt. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gelten auch für sie. Unternehmer sind gut beraten, wenn sie bereits bei der Auswahl der Buchhaltungsprogramme daran denken. Vorsicht ist angebracht, wenn das Programm das Löschen oder Ändern von Buchungssätzen ohne weiteres erlaubt. Außerdem muss auch hier ein fremder Prüfer alle Sachverhältnisse nachvollziehen können, eine Konvertierung der Daten in übliche Formate (wie etwa DATEV- oder XML-Datei) erleichtert das. Unternehmen sollten nur Softwarelösungen einsetzen, bei denen Zertifikate, TÜV-Bescheinigungen oder Testate von Wirtschaftsprüfern die Konformität mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung bescheinigen.

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