Aufbewahrungsfristen HBG | © Marco2811 | Fotolia.com Für alle Unternehmen, Gewerbetreibende und Freiberufler gelten gemäß Aufbewahrungsfristen, die verpflichten, dass die Dokumente der Buchführung über viele Jahre aufbewahrt werden müssen. Geregelt sind die Aufbewahrungspflichten in Paragraph 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und in Paragraph 147 Abgabenordnung (AO). Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gibt vor, wie lange Rechnungen aufgehoben werden müssen. Viele gehen von einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren aus. Doch wenn der Platz begrenzt ist, die Anzahl der Ordner immer weiter wächst, lohnt es sich, die Unterlagen doch noch einmal zu sortieren.
Tipp: Buchhaltern und angehenden Buchhaltern empfehlen wir „Rechnungswesen – leicht gemacht“. Das Standardwerk der Buchhaltung und Bilanzierung erläutert in leicht verständlicher Weise die Grundlagen des Rechnungswesens und vermittelt diese anschaulich anhand von praktischen Beispielen. Das Buch ist der ideale Begleiter für den Berufsalltag und zur Prüfungsvorbereitung.
Diese Gesetze bilden die Grundlage der Aufbewahrungspflichten
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung verpflichten sowohl Kaufleute als auch Gewerbetreibende und Freiberufler, alle Unterlagen so zu führen und aufzubewahren, dass sich fremde Dritte in kurzer Zeit einen Überblick über die Geschäfte und das Vermögen schaffen können. Das gilt also nicht nur für die Prüfer des Finanzamtes, sondern auch für Vertreter von Gläubigern und Kreditgebern. Dafür müssen die Dokumente natürlich über einen gewissen Zeitraum auch aufbewahrt werden.
Doch zu einer zeitlich unbegrenzten Lagerung der Akten ist niemand verpflichtet. Die Fristen für die Aufbewahrung finden sich für alle in der Abgabenordnung, für die bilanzierenden Unternehmen im Handelsgesetz und für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen auch im Umsatzsteuergesetz.
Die Fristen für Dokumente sind unterschiedlich
Die Abgabenordnung definiert im Paragraph 147 die Unterlagen, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören der Jahresabschluss, der Lagebericht und auch die Eröffnungsbilanz. Aufgehoben werden müssen auch die aufgestellten Inventare und alle Buchungsbelege. Auch alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die empfangenen und erhaltenen Geschäftsbriefe dagegen müssen nur 6 Jahren gelagert werden.
Eine große Erleichterung für die Archivierung von Unterlagen verspricht der Absatz 2 des Paragraphen 147, der die Speicherung der Daten auf einem Bild- oder anderen Datenträger gestattet, wenn dies den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht und die Daten jederzeit lesbar gemacht werden können. Tatsächlich in Papierform müssen dann nur die Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und die Buchungsbelege aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung gilt nicht nur für bilanzierende Unternehmen, sondern auch für Freiberufler und Gewerbetreibende mit einer Einnahme-/Überschussrechnung.
Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?
Die Fristen beginnen zum Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Beleg erstellt, der Jahresabschluss vollendet oder die Einnahme-/Überschussrechnung aufgestellt wurden. Wurde also der Jahresabschluss für das Jahr 2014 im Mai 2015 unterschrieben, so beginnt die Aufbewahrungsfrist für die Bilanz am 31. Dezember 2015.
Es empfiehlt sich aus Vereinfachungsgründen, allen Unterlagen dieses Jahres diesen Fristbeginn zuzuordnen. Buchungsbelege und die Bilanz dürfen frühestens nach 10 Jahren, also nach dem 31. Dezember 2025, vernichtet werden. Geschäftsbriefe oder Lieferscheine müssen 6 Jahre aufbewahrt werden, dürfen also nicht vor dem 31. Dezember 2021 vernichtet werden. Beachtet werden muss jedoch, dass ein Fristablauf ausgesetzt ist, so lange die Steuererklärungen für den Zeitraum nicht festgesetzt worden ist.
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Für die Kosten der Aufbewahrung dürfen Rückstellungen gebildet werden
Entstehen durch das Aufbewahren der Dokumente erhebliche Kosten, so ist dafür eine Rückstellung zu bilden. Solche Kosten können zum Beispiel die Miete für Archivräume sein, Gebühren für eine Datenspeicherung oder die Abschreibung für speziell angeschaffte Archivierungsschränke. Die Höhe der Rückstellungen muss aber jährlich genau ermittelt werden. Pauschale Buchungen sind nicht erlaubt.
Für die Aufbewahrung merken
Sowohl Unternehmer als auch Freiberufler sollten sich zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen also merken:
- 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss oder Einnahme-/Überschussrechnung und Buchungsbelege einschließlich Rechnungen
- 6 Jahre Aufbewahrungsfrist für Geschäftsschreiben und ähnliches
Im Internet veröffentlichen die Industrie- und Handwerksammern sowie Steuerberater regelmäßig Checklisten für die Aufbewahrung von Dokumenten. Schauen Sie hier ruhig nach, welche Unterlagen am Jahresanfang vernichtet werden können. Achten Sie darauf, dass die Fristen erst mit Ablauf des Kalenderjahres beginnen, in dem die letzten Sachverhalte bearbeiten wurden.
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