Mit dem Ausstellen einer Rechnung beziffert der Leistungserbringer die Forderungen gegenüber seinem Kunden. Er teilt aber nicht nur den Rechnungsbetrag mit, sondern benennt die Art der Produkte oder der Dienstleistungen, informiert über die Zahlungsbedingungen und über die Bankverbindung. Viele Jahrhunderte wurden Geschäfte in bar abgewickelt, heute spielen Zahlungsziele sowohl zwischen Gewerbetreibenden als auch für Privatkunden eine große Rolle.

Der Rechnungsaussteller kann die Zahlung sofort verlangen, er kann aber auch Zahlungsziele einräumen. Das beeinflusst jedoch seine Liquidität, denn er muss die Beträge vorfinanzieren. Die kluge Gestaltung der Zahlungsmodalitäten ist daher ein Teil des Forderungsmanagements des Unternehmens. Große Firmen klassifizieren ihre Debitoren oft nach Höhe der Umsätze, Anzahl der Verkäufe und reibungslos abgewickelten Aufträgen. Eine Staffelung der Zahlungskonditionen ist hier durchaus üblich.

Ausgestaltung der Zahlungsmodalitäten: Zahlungsfrist, Zahlungsziel und Skonto

Eine Rechnung wird erst durch die Angabe der Zahlungskonditionen komplett. In der Regel werden diese bereits bei Vertragsabschluss bzw. Auftragserteilung mit dem Kunden vereinbart. Viele Betriebe nehmen ihre standardisierten Zahlungsmodalitäten auch in ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB auf. Räumt der Betrieb seinem Kunden eine Zahlungsfrist ein, kann dieser den Rechnungsbetrag üblicherweise innerhalb von 20 oder 30 Tagen überweisen. Aber auch längere Zahlungskonditionen sind für gute Kunden denkbar. Die zweite Möglichkeit ist die Angabe eines Zahlungsziels, also eines genauen Datums für den Zahlungseingang. Oft darf der Kunde bei Zahlung des Rechnungsbetrages innerhalb von 8 Tagen zwei oder drei Prozent Skonto einbehalten. Dabei muss er die Wertstellung der Valuta beachten und ein bis zwei Tage Überweisungszeit berücksichtigen, der Rechnungsempfänger muss über den Betrag am Tag des Ablaufs der Zahlungsfrist auch verfügen können.

Zahlungsverzug: Was passiert, wenn der Gläubiger nicht zahlt?

Die Zahlungsbedingungen der Rechnungen werden im Rahmen des Forderungsmanagements in der Debitorenbuchhaltung erfasst. Moderne Computerprogramme unterstützen die Auswertung der offenen Posten der Kunden. Werden die Zahlungskonditionen nicht eingehalten, gerät der Rechnungsempfänger sofort in Verzug, Zahlungserinnerungen und weitere Mahnungen sind eigentlich nicht notwendig. Gläubiger können sofort mit Vollstreckungsmaßnahmen beginnen. Aus Kulanzgründen mahnen Unternehmen trotzdem die offenen Forderungen erst an, wenn die Zahlungsbedingungen nicht beachtet wurden. Auch wenn Skonto außerhalb der vereinbarten Frist gezogen wurde oder die Wertstellung der Valuta zu spät erfolgte, kann der Betrag nachgefordert werden. Mit den unpünktlichen Zahlungen entsteht dem Rechnungsaussteller natürlich wirtschaftlicher Schaden, den er seinem Kunden in Form von Mahnkosten und Verzugszinsen berechnen kann. In den Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB sollte unter dem Stichwort Zahlungsbedingungen ihre Höhe konkret angegeben werden.

Fazit: Die verschiedenen Zahlungsmodalitäten gehören heute zur Gestaltung der Kundenbeziehungen, sie müssen jedoch im Unternehmen auch finanziert werden können.