In jedem Unternehmen müssen stets genügend liquide Mittel zur Verfügung stehen, um alle Verbindlichkeiten fristgerecht auszugleichen. Wann die Kunden ihre Rechnungen bezahlen, kann jedoch niemand voraussagen. Mit der bewussten Gestaltung der Zahlungsbedingungen für Debitoren legt die Unternehmensführung jedoch bereits die Grundlage für eine ausreichende Liquidität.

Zahlungsbedingungen verhandeln

Jedes Unternehmen unterscheidet zunächst zwischen Geschäfts- und Privatkunden. Geschäfte mit Privatleuten sind häufig durch einen geringen Auftragswert gekennzeichnet, eine Bonitätsprüfung lohnt sich meist nicht. Offene Forderungen lassen sich nur schwer eintreiben. Zahlungsfristen sollten hier so kurz wie möglich gestaltet werden, zum Beispiel durch Sofortzahlungen. Im B2B-Business gelten andere Regeln, oft wird ein Zahlungsziel von mehreren Wochen vorausgesetzt. Die grundsätzlichen Zahlungsmodalitäten hält das Unternehmen in seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest. Angebote oder Bestellbestätigungen enthalten die verhandelten Zahlungsvereinbarungen. Langfristige Ziele oder Skontoabzug sollten Sie nur verlässlichen (treuen) Kunden anbieten. Üblich sind Formulierungen wie „Zahlungen sind nach 30 Tagen fällig. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2 Prozent Skonto“. Gemäß des Gesetzes zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr, dass 2014 in Kraft trat, müssen Zahlungsziele von mehr als 60 Tagen nicht mehr hingenommen werden.

Zahlungsvereinbarungen auf der Rechnung

Die vereinbarten Modalitäten zur Zahlung werden ebenfalls auf der Rechnung aufgeführt. Arbeiten Sie hier stets mit genauen Terminen. Legen Sie also fest, wann der Zahlungseingang da sein muss: „Die Zahlung ist nach 30 Tagen am 31. Mai 2015 fällig. Bei Zahlung bis zum 10. April 2015 gewähren wir 2 Prozent Skonto“. So gerät Ihr Kunde automatisch in Zahlungsverzug, wenn das Geld nicht pünktlich gutgeschrieben wurde. Er kann sich auch nicht damit herausreden, dass der Rechnungsbeleg verspätet eingegangen ist. Auf der Grundlage der neuen Gesetzgebung kann der Betrag sofort vollstreckt werden. Scheuen Sie sich auch nicht, einen unberechtigten Skontoabzug konsequent nachzufordern! Auch wenn Sie mit dem Einzug Ihrer Forderungen ein Inkassounternehmen beauftragen, informieren Sie Ihren Kunden, etwa so: „Schuldbefreiende Zahlung leisten Sie bitte an das Konto der …. (Inkassopartner angeben).“

Kosten des Forderungseinzuges einfordern

Richtig zu mahnen ist eigentlich nicht mehr erforderlich. Dennoch nutzen viele Unternehmen nach wie vor ihr Mahnwesen, um Kunden an den Ausgleich der Forderungen zu erinnern. Das ist im Sinne der Kundenfreundlichkeit auch richtig, dennoch verursacht es erhöhte Kosten. Rechnen Sie doch einmal aus, wie viel Arbeitszeit dafür nötig ist! Diese Kosten sollten Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen, am besten über eine Mahngebühr. Pauschalen bis zu 40 Euro hält der Gesetzgeber für angemessen. Wenn Sie Ihre Leistung ordnungsgemäß erbracht haben, dann scheuen Sie sich nicht, die Forderungen mit aller Konsequenz einzufordern. Dabei kann auch eine Adressermittlung helfen, damit die Mahnungen auch rechtswirksam zugestellt werden können.