Forderungsmanagement | Bild: ©DOC RABE Media | fotolia.com

Forderungsausfälle stellen ein erhebliches wirtschaftliches Risiko dar, das sich insbesondere bei Online-Transaktionen deutlich erhöht: Den Auftraggeber und Zahlungspflichtigen vor Vertragsschluss zu verifizieren, im täglichen Geschäft kaum möglich, selbst bei der Einholung einer Bonitätsauskunft muss keine korrekte Adresse angegeben sein. Läuft die Mahnung dann ins Leere und wird als „unzustellbar“ eingestuft, stehen die Gläubiger vor einer Entscheidung: Sollen die nun notwendigen Schritte inklusive Adressermittlung selbst erledigt oder über einen externen Dienstleister organisiert werden? Hier erfahren Sie mehr über Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen!

Verschiedene Wege zum erfolgreichen Forderungsmanagement

Abhängig vom jeweiligen Unternehmen, von der Anzahl und dem Umfang der Vertragsabschlüsse kann eine Bonitätsprüfung im Vorfeld zumindest Indizien dafür liefern, wie hoch sich das Risiko eines Zahlungsausfalls darstellt: Rufen beispielsweise Gas- und Stromversorgungsunternehmen vor der Bestätigung eines Liefervertrages generell eine SCHUFA-Auskunft des Antragstellers ab, können sich Handwerksbetriebe oder kleinere Dienstleistungsunternehmen diesen Aufwand nicht leisten. Sie müssen darauf vertrauen, dass ihnen die korrekten persönlichen Daten mitgeteilt werden. Außer der Auswahl einer sicheren Zahlungsweise steht ihnen kein anderes Instrument der Risikominimierung zur Verfügung.

Nicht in jedem Fall lässt sich allerdings Vorkasse oder ähnliches vereinbaren, verspätete oder ausgebliebene Zahlungen strapazieren die Liquidität der Unternehmen in erheblichem Maße. Die Überwachung der Zahlungstermine, das pünktliche Versenden von Mahnungen und die Einleitung von Vollstreckungsmaßnahmen kosten nicht nur einen hohen Aufwand, sie scheitern auch in vielen Fällen an nicht aktuellen oder korrekten Adressen – die Post muss als unzustellbar eingestuft werden. Die nun anstehenden Schritte gehen weit über das eigene Forderungsmanagement hinaus, es sind Anfragen zur Adressermittlung in die Wege zu leiten, um die offenen Forderungen konsequent nachzuverfolgen. Alternativ eröffnet sich die Möglichkeit, diesen gesamten Bereich extern zu organisieren.

Entscheidung auf Basis einer Kosten-Nutzen-Analyse

Sowohl die Adressermittlung selbst als auch die externen Dienstleistungen kosten Zeit und Geld, sodass jedes Unternehmen eigene Prozesse entwickeln sollte. Dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine wichtige Rolle: Einerseits sind es natürlich die Art der Kunden sowie Anzahl und Umfang der Aufträge. Muss die eigene Buchhaltung beispielsweise bereits viele kleine Rechnungen verarbeiten, erwächst nicht nur eine höhere Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsausfall, die Auftragssumme steht zudem eventuell in keinem guten Verhältnis zu den Gebühren die ein externer Dienstleister für ein Forderungsmanagement erhebt. Andererseits fällt der Ausfall einer großen Rechnung stärker ins Gewicht, dafür ist der Aufwand einer Überprüfung geringer – allein wegen der geringeren Anzahl der Kunden.

Die einzelnen Arbeitsgänge, die zu einem schlüssigen Forderungsmanagement gehören (angefangen bei einer Bonitätsauskunft im Vorfeld über ein qualifiziertes Mahnverfahren und ggf. die Ausstellung eines Vollstreckungsbescheids bis hin zur Adressermittlung) sollten demnach bedarfsgerecht aufgeteilt werden: Für Unternehmen, die bevorzugt im B2B-Bereich tätig sind und weniger Verträge, diese aber mit relativ hohem Volumen abschließen, empfiehlt sich eine ganz andere Vorgehensweise, als dies bei B2C-Unternehmen der Fall ist. Ist für erstere die Bonitätsauskunft vor Vertragsabschluss ein probates Mittel, um mit geeigneten Zahlungsmodalitäten für Sicherheit zu sorgen, können letztere mit Einschaltung eines Dienstleisters zur Adressermittlung deutlich größere Erfolge haben. Nicht umsonst hat der OTTO-Versand auf der Grundlage seiner profunden Erfahrungen des OTTO-Versandes einen eigenen Inkasso-Dienst aufgebaut, der das gesamte Forderungsmanagement abwickelt. Wo allerdings die Grenze zu ziehen ist, das erfordert individuelle Abwägungen.

Adressermittlung als eigener Dienstleistungszeig

Auch kleine und mittelständische Unternehmen nutzen heute Rechnungs- und Verwaltungsprogramme, die ein qualifiziertes Mahnverfahren automatisieren. Damit ist sichergestellt, dass offene Posten fristgerecht angezeigt und bearbeitet werden. Allerdings kann dies nur von Erfolg gekrönt sein, wenn die Kontaktdaten korrekt sind. Genau an dieser Stelle setzen die auf die Adressermittlung spezialisierten Dienstleister an und nutzen mehrere Kanäle, um die gewünschten Informationen zu erhalten: Sie nutzen sowohl die gängigen Adressdatenbanken als auch professionelle Wirtschaftsauskunfteien, wenden sich an Einwohnermeldeämter und berücksichtigen dabei eventuelle Namensänderungen. Weitere Möglichkeiten ergeben sich aus Insolvenzdateien oder Umzugsmeldungen – der betriebene Aufwand ist enorm, sollte ein Schuldner nicht direkt auffindbar sein. Für Unternehmen stellen diese vielfältigen Wege enorme Herausforderungen dar – von den anfallenden Kosten einmal ganz abgesehen.

Auslagerung des gesamten Forderungsmanagements

Unternehmen können aber auch sämtliche Mahnverfahren ab einer bestimmten Stufe an einen geeigneten Dienstleister auslagern, der mit seinen darauf zugeschnittenen Prozessen und Möglichkeiten das Forderungsmanagement übernimmt. Werden die offenen Beträge eingenommen, erhält der Auftraggeber die Vorgänge zurück. Abhängig von der konkreten Ausgestaltung der Dienstleistungsverträge, hier können erfolgsabhängige Honorare, pauschale Vergütungen oder eine Mischung daraus vereinbart werden, sind diese Aufwendungen den eigenen Personalkosten und Ergebnissen gegenüberzustellen.

Der Leistungsumfang der externen Dienstleister zur Forderungsbeitreibung lässt sich üblicherweise individuell anpassen, beispielsweise können nur die Vorgänge, bei denen bereits ein Vollstreckungsbescheid erlassen wurde oder die Adresse nicht korrekt ist, übertragen werden, sodass sich insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ein interessanter Gestaltungsspielraum eröffnet:

– Bonitätsauskunft im Vorfeld
– reine Adressermittlung
– fallbezogene Übertragung von Inkasso-Aufträgen
– Forderungsmanagement ab einer bestimmten Mahnstufe
– komplettes Forderungsmanagement
– Forderungsmanagement inklusive Forderungsverkauf

Der Forderungsverkauf verschafft dem Unternehmen sofort Liquidität, kostet aber einen Teil des Rechnungsbetrages und ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Auch in diesem Bereich gibt es große Unterschiede, die sich nicht nur auf den Preis, sondern vor allem auf die Leistungen beziehen.

Adressermittlung und Forderungsmanagement: Extern oder intern organisieren?

Die Frage lässt sich nicht in einem Satz beantworten, letztendlich sollte immer die Kosten-Nutzen-Analyse die geeignete Entscheidungsgrundlage liefern. Die Bandbreite an speziellen Dienstleistungen reicht von der Bonitätsauskunft im Vorfeld eines Vertragsabschlusses über die professionelle Adressermittlung, um ein Mahnverfahren exakt platzieren und erfolgreich durchführen zu können, bis hin zum ausgelagerten Forderungsmanagement inklusive Forderungsverkauf. Die optimale Lösung sorgfältig abgewogen werden, um den optimalen Effekt erzielen zu können.

Ein probates Instrument, um die Risiken von fehlerhaften Daten effektiv zu verringern, ist die Pflege der Kundenbeziehungen: Je besser Unternehmen auf die Kundenbindung achten, ihre Adressdaten pflegen und so über Veränderungen Kenntnis erhalten, desto weniger Aufwand muss betrieben werden. Das gilt sowohl für B2B- als auch für B2C-Unternehmen: Ist der Kontakt mit gewerblichen Kunden eng und vertrauensvoll, werden Unternehmen von eventuellen finanziellen Engpässen oder anderen Gründen für einen Zahlungsausfall erfahren und können direkt mit geeigneten Zahlungsmodalitäten reagieren.