Pauschalen für unentgeltliche Wertabgaben © Marco2811 | Fotolia.com

Rechnungen für Versicherungen oder für jahresübergreifende Verträge müssen in der Buchhaltung besonders sorgfältig geprüft werden. Wenn sie einen längeren Zeitraum betreffen, der in verschiedenen Wirtschaftsjahren liegt, müssen bilanzierende Unternehmen die Beträge aufteilen. Der Buchhalter spricht hier von Rechnungsabgrenzung. Das ist in der Praxis gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

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Grundsatz ist die periodengerechte Gewinnermittlung

Ein wichtiges Ziel der Buchhaltung ist die Ermittlung des Gewinns einer wirtschaftlichen Periode bzw. eines Jahres. Außerdem sollen die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens wahrheitsgetreu aufgezeichnet werden. Daher gehört die periodengerechte Erfolgsermittlung zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung. Sie ist im Paragraph 252 des deutschen Handelsgesetzbuchs verankert. Hier heißt es, dass Aufwendungen und Erträge im Jahresabschluss unabhängig davon zu berücksichtigen sind, wann sie gezahlt wurden. In der Praxis finden sich verschiedene typische Geschäftsvorfälle, die davon betroffen sind:

  • Eine Aufwandsrechnung eines Dienstleisters wird gebucht, obwohl die Leistung erst im folgenden Jahr erbracht wird.
  • Eine erhaltene Zahlung wird verbucht, die Leistung gehört in das neue Jahr.
  • Es sind Kosten entstanden, die Rechnung fehlt jedoch noch.

Unterschied zwischen Rückstellungen und Rechnungsabgrenzungen

Jahresübergreifende Sachverhalte müssen in der Buchhaltung immer genau angeschaut werden. Für die Frage, ob eine Rückstellung oder eine Rechnungsabgrenzung zu verbuchen ist, müssen sowohl der Zahlungsausgang als auch das Datum der Leistungserbringung betrachtet werden. Dann lassen sich die Geschäftsvorfälle einteilen:

  • Eine Zahlung wurde im alten Jahr geleistet. Die Leistungserbringung gehört jedoch erst in das neue Jahr: Rechnungsabgrenzung.
  • Eine Leistung wurde im alten Jahr erbracht. Wie hoch die tatsächliche Aufwandsrechnung sein wird, es noch nicht genau klar: Rückstellung.

Rechnungsabgrenzungen können aktiv oder passiv sein

Auf der Grundlage des Handelsgesetzbuches, hier Paragraph 250, werden im Rechnungswesen aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten unterschieden und entsprechend in der Bilanz ausgewiesen. Auf der Aktivseite der Bilanz erscheinen als aktive Rechnungsabgrenzung Ausgaben des laufenden Jahres, wenn sie Aufwand des kommenden Zeitraumes sind.

Beispiele:

(1) Die Rechnung des Haftpflichtversicherers in Höhe von 1.200 € kennzeichnet einen Leistungszeitraum Februar 01 bis Januar 02. Sie wird im Februar 01 bezahlt. Der Betrag für den Januar 02 wird abgegrenzt.
(2) Ein Jahresvertrag für eine Wartung der IT-Anlage läuft von Juli 01 bis Juni 02. Gezahlt werden im August 01 24.000 €. Der halbe Betrag der Jahresrechnung wird abgegrenzt.

Auf der Passivseite der Bilanz werden Einnahmen ausgewiesen, die bereits im alten Jahr verbucht wurden, aber erst einen Ertrag im Folgejahr darstellen.

Beispiele:

(3) Die Januarmiete 02 für die Werkswohnung wird am 25. Dezember 01 dem Bankkonto gutgeschrieben (800 €). Der Betrag wird vollständig abgegrenzt.
(4) Ein IT-Dienstleister versendet eine Rechnung über 24.000 € für einen Jahresvertrag von Juli 01 bis Juni 02. Die Gutschrift auf dem Bankkonto erfolgt im August 01. Die Hälfte des Jahresbetrages muss als passiver Rechnungsabgrenzungsposten verbucht werden.

Rechnungsabgrenzungsposten in der laufenden Buchhaltung bearbeiten

Geschäftsvorfälle mit jahresübergreifenden Sachverhalten können bereits unterjährig abgegrenzt werden. Ansonsten werden die Rechnungsabgrenzungen erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten verbucht. Wie der genaue Abgrenzungsbetrag ermittelt wird, sollte auf dem Buchungsbeleg notiert werden. Dabei kann eine taggenaue Aufteilung ermittelt werden, oft ist eine monatsweise Abgrenzung jedoch ausreichend. Mit Beginn des neuen Wirtschaftsjahres erfolgt dann eine Umbuchung der Rechnungsabgrenzungsposten auf die entsprechenden Aufwands- und Ertragskonten, sie werden damit aufgelöst. Die Mehrwertsteuer der Geschäftsvorfälle wird nicht mit abgegrenzt.

Für die oben genannten Beispiele würden sich folgende Buchungssätze ergeben:

(1)
In 01:
1.100 € Versicherungsaufwand
100 € Aktive Rechnungsabgrenzung an Verbindlichkeiten aLL 1.200 €

In 02:
100 € Versicherungsaufwand an Aktive Rechnungsabgrenzung 100 €

(2)
In 01:
12.000 € Aufwand für Wartung
12.000 € Aktive Rechnungsabgrenzung an Verbindlichkeiten aLL 24.000 €

In 02:
12.000 € Aufwand für Wartung an Aktive Rechnungsabgrenzung 12.000 €

(3)
In 01:
800 € Bank an Passive Rechnungsabgrenzung 800 €

In 02:
800 € Passive Rechnungsabgrenzung an Ertrag 800 €

(4)
In 01:
24.000 Forderung aus LL an Ertrag 12.000 €
passive Rechnungsabgrenzung 12.000 €

in 02:
12.000 € Passive Rechnungsabgrenzung an Ertrag 12.000 €

Zusammenfassung Rechnungsabgrenzung

Mit der Rechnungsabgrenzung lässt sich der Gewinn einer Unternehmung periodengerecht ermitteln. Werden sowohl Leistungs- und Zahlungsdatum betrachtet, lassen sich aktive und passive Abgrenzung leicht unterscheiden und die richtigen Buchungssätze bilden. Im Folgejahr müssen die Rechnungsabgrenzungsposten wieder aufgelöst werden. Nur mit dieser Vorgehensweise lassen sich aus der Bilanz realistische Kennzahlen ableiten, die auch die Grundlage für die Bewertung wirtschaftlicher Daten sind. Die Ergebnisse des Unternehmens werden damit innerhalb der Branche vergleichbar.