Das Rechnungswesen ist in Deutschland vielen Regelungen und Gesetzen unterworden. Die bekanntesten sind sicher die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung sowie die Steuergesetze zur Umsatzsteuerabrechnung und Einkommenssteuerermittlung. Jeder Unternehmen benötigt daher Grundkenntnisse im Steuerwesen, Rechnungen schreiben und richtig mahnen reicht heute nicht mehr aus.

Umsatz- und Vorsteuer

In der Regel ist in Deutschland jedes Unternehmen verpflichtet, für seine Umsatzerlöse die Umsatzsteuer abzuführen. Davon abgesetzt werden darf die Vorsteuer, die bereits an die Vorlieferanten abgeführt wurde. Doch hier lauert der Teufel im Detail, denn der Vorsteuerabzug wird nur gewährt, wenn gewisse Formalien erfüllt sind. Nachgelesen werden können diese im Umsatzsteuergesetz, Paragraph 14. Die Berechnung der Umsatzsteuer muss durch das Unternehmen selbst erfolgen. Die Prüfung der Eingangsrechnungen auf sachliche und formale Richtigkeit gehört neben der Buchhaltung und dem Mahnwesen zu den wichtigsten Aufgaben des Unternehmens. Checklisten für die Buchhaltung lassen sich im Internet finden, sie erleichtern die Arbeit genauso wie verschiedene Muster für Rechnungen oder Vorlagen für Mahnungen.

Die Angaben auf der Rechnung zum Steuersachverhalt

Bei der Fakturierung der Rechnungen müssen dem Empfänger alle relevanten Informationen mitgeteilt werden. Nur dann kann dieser die Steuer auch in seiner Buchführung berücksichtigen. Die abzuführende Umsatzsteuer, gleichzeitig Vorsteuer beim Empfänger, muss ausgewiesen werden. Daneben gehören auf den Rechnungsbeleg auch der verwendete Steuersatz und der berechnete Steuerbetrag. Wird keine Steuer ausgewiesen, muss der Grund für eine Steuerbefreiung angegeben werden.

Die Steuersätze in Deutschland

In unserem Land gibt es zwei Regelsteuersätze, die meisten Umsätze werden zur Zeit mit 19 oder 7 Prozent Steuer belegt. In der Mehrzahl aller Geschäfte muss der Aussteller der Rechnung, also der Leistungserbringer, die Umsatzsteuer anmelden und abführen. Unter bestimmten Umständen geht diese Pflicht aber auf den Leistungserbringer über.

Typische Sonderfälle bei der Umsatzsteuer

Viele Kleinunternehmer nutzen die sogenannte Kleinunternehmerregelung für sich, die sie von der Umsatzsteuer befreit. Sie weisen auf ihrer Rechnung keine Steuer aus, der Empfänger kann natürlich auch keine Vorsteuer ziehen. Auf den Beleg gehört die Bemerkung „Ich bin als Kleinunternehmer tätig und weise daher nach Paragraph 19 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetztes keine Umsatzsteuer aus“. Der Paragraph 13 des Gesetzes regelt die Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Dazu gehören Bauleistungen, wenn sie von einem Bauunternehmen für eine Baustelle eines anderen Bauunternehmens ausgeführt wird. Rechnungsbelege dafür tragen dann zum Beispiel den Vermerk „Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer gemäß § 13b Abs. 5 Satz 2 i.V.m. Abs. 2 Nr. 4 UStG“.

Fehlerhafte Angaben auf den Rechnungsbelegen können weitreichende finanzielle Konsequenzen haben. Stellen Unternehmer erstmals Rechnungen aus, sollten sie sich zu diesem Thema unbedingt von ihrem Steuerberater beraten lassen.