Bei der Führung eines Unternehmens gehört die Buchhaltung mitsamt Steuerabrechnung und Mahnwesen zu den wichtigen Aufgaben des Gewerbetreibenden. Jeder Unternehmer sollte die grundlegenden Begriffe und Vorgänge kennen, auch wenn es im Internet heute viele Beispiele für Berechnungen oder Vorlagen für Mahnungen und Dokumente gibt. Es reicht auch nicht, alle Vorgänge an den Steuerberater zu übergeben. Nur wenn der Unternehmer sich stets mit den offenen Forderungen auseinandersetzt und weiß, wie richtiges Mahnen funktioniert, kann er liquide bleiben. Auch das Verfahren der Umsatzsteuervoranmeldung sollte ihm vertraut sein.

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Rechnungen fakturieren, Außenstände richtig mahnen, Liquidität planen, Gewinn ermitteln – neben diesen betrieblichen Pflichten gibt es umfangreiche steuerliche Vorschriften. Alle Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet, die Steuer auf ihre Umsätze monatlich an das Finanzamt zu melden und abzuführen. Von der Umsatzsteuer wird die Vorsteuer abgezogen, die bereits an Lieferanten bezahlt wurde. Positive Beträge müssen bezahlt werden, negative bedeuten Erstattungen durch das Finanzamt. Die Voranmeldung der Umsatzsteuer ist nur noch elektronisch über das Elster-Verfahren möglich.

Anmeldungsfristen

Die meisten Unternehmen sind sogenannte Soll-Versteuerer. Die Umsatzsteuer wird für sie in dem Zeitraum fällig, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Entscheidend ist also das ausgewiesene Leistungsdatum, nicht das Rechnungsdatum! Auch wenn die Rechnung noch offen ist und das Mahnwesen schon anlief, muss die Steuer abgeführt werden. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer zum 10. des Folgemonats fällig, der Steuerbetrag muss dann kurzfristig beim Finanzamt eingehen. Werden in einem Jahr weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer gemeldet, dann gestattet das Finanzamt die Meldung auch quartalsweise.

Dauerfristverlängerung

Vielen Unternehmen fällt es schwer, die Buchhaltung bis zum 10. Tag des Folgemonats abzuschließen. Zu umfangreich sind die Aufgaben im Rechnungs- und Mahnwesen, auch wenn Dokumentenformulare und Vorlagen für Mahnungen die Arbeit bereits erleichtern. Gehen die Unterlagen erst an einen Steuerberater, ist diese Frist nicht zu halten. Hier hilft dann die Dauerfristverlängerung. Monatsmelder müssen diese jährlich neu beantragen, bei Quartalszahlern reicht ein einmaliger Antrag. Voraussetzung für eine Bewilligung ist ein „Wohlverhalten“ des Unternehmens. Steuern dürfen nicht offen und die Zahlungen müssen bisher pünktlich eingegangen sein. Dann verschiebt sich das Fälligkeitsdatum für die Umsatzsteuervoranmeldung auf den nächsten Monat. Die Voranmeldung für den Januar wäre somit erst am 10. März fällig. Das verschafft dem Unternehmen Zeit für das korrekte Erstellen aller Ausgangsrechnungen, für das Verbuchen der Eingangsrechnungen und für richtiges Mahnen mit Hilfe von Vorlagen für Mahnungen.

1/11-Vorauszahlung

Im Gegenzug für die Dauerfristverlängerung verlangt das Finanzamt eine Vorauszahlung auf die künftige Umsatzsteuerschuld. Diese ergibt sich aus einem Elftel des gesamten Umsatzsteuerbetrags des Vorjahres. Er wird angemeldet und abgeführt. In der Regel erfolgt das bei Umsatzsteuervoranmeldung für den Januar mit dem dafür vorgesehenen Elster-Formular. Im Dezember wird dann die geleistete Zahlung wieder angerechnet.