Software Software | © Zan | unsplash.com
Existenzgründer richten ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigsten geschäftlichen Dinge: Kunden gewinnen, Aufträge akquirieren und dabei so wenig Geld wie möglich ausgeben. Dabei bewährt sich der Einsatz moderner Software, mit der Unternehmer ihren Betrieb von Anfang an kontrollieren und steuern können. Gute Computerprogramme leiten ihren Nutzer intelligent durch den Dschungel der Buchhaltung und der Auftragsbearbeitung. So braucht der Unternehmer sich wenig Gedanken zu machen über Buchungsmechanismen oder darüber, wie richtiges Mahnen funktioniert oder eine Vorlage für eine Mahnung aussehen muss.

Wichtigste Aufgaben der Software

Computerprogramme helfen dann effektiv, wenn sie vielseitig einsetzbar sind. Gute Software bietet Datenbanken für Kunden, Lieferanten und Artikel. Diese Daten können dann mit unterschiedlichen Masken ausgelesen und weiter verarbeitet werden. Darauf basieren zum Beispiel die Buchhaltung und das Mahnwesen. Für Handwerker haben sich Softwarelösungen bewährt, bei denen aus der Erstellung eines Angebotes ein Auftrag, ein Lieferschein und eine Rechnung entwickelt werden kann. Für Handler sind Module wie das Artikelwesen mit einer permanenten Inventur oder das Mahnwesen sinnvoll, denn richtiges Mahnen sichert schließlich die Liquidität. Immer sollten Formulare für Dokumente und auch Vorlagen für Mahnungen angeboten werden.

Rechtliche und inhaltliche Grundlagen

Je größer der Softwareanbieter ist, desto sicherer können seine Kunden sein, dass seine Programme stets inhaltlich und rechtlich auf dem Laufenden sind. Softwareentwickler müssen Grundkenntnisse in der Buchhaltung besitzen, müssen wissen, welche Angaben auf Rechnungen gehören und welche Abläufe für richtiges Mahnen notwendig sind. Regelmäßige Updates von Programmen sind notwendig, um die gesetzlichen Änderungen zu berücksichtigen. Die Kosten dafür sind ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für eine Software.

Software zielgerichtet suchen und finden

Welches Computerprogramm Ihr Business effektiv abbilden kann, ist von Ihrer Ausgangsposition abhängig. So unterscheidet sich Software für ein reines Handelsgeschäft erheblich von Programmen für Handwerker oder Dienstleister. Einige Programme erfordern Vorkenntnisse in der Buchhaltung, andere wiederum bieten viele Masken, die eine intuitive Nutzung ermöglichen. Beachten Sie auch die Anzahl der Schnittstellen der Software. Die Übergabe der Kundendaten an das Mahnwesen ist unbedingt notwendig. Eine DATEV-Schnittstelle erleichtert die Kommunikation mit dem Steuerberater. Eine Schnittstelle zu einem Bankingprogramm hilft bei Online-Überweisungen.

Demoversionen nutzen

Die meisten Softwareentwickler bieten im Internet Demoversionen ihrer Produkte an. Wer diese intensiv nutzt, merkt meist schnell, ob das Programm geeignet ist. Buchen Sie alle Geschäftsvorfälle eines typischen Monats ein. Bietet Ihnen das Programm ausreichend Hilfe, wenn Sie nicht weiterwissen? Schauen Sie sich die Rechnungsdokumente, die Vorlagen für Mahnungen und die möglichen Berichte genau an. Viele Ratgeberseiten im Internet informieren außerdem über Software und veröffentlichen auch Produktbewertungen anderer Nutzer.