Mehrwertsteuer | © Andrea Piacquadio | pexels.com Mehrwertsteuer berechnen, Umsatzsteuer abführen, Vorsteuer abziehen – all diese Begriffe aus dem Steuerrecht können verwirren. Doch wer unternehmerisch tätig werden will, muss genau Bescheid wissen: Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, ihre Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise selbst zu ermitteln, anzumelden und an das Finanzamt zu bezahlen.
Das System der Mehrwertsteuer kennenlernen
Die Umsatzsteuer wird in Deutschland auch Mehrwertsteuer genannt. Sie wird für (fast) alle Waren und Dienstleistungen im Wirtschaftsverkehr erhoben. Diese Steuer wird vom Endverbraucher erhoben – aber die Unternehmen, die die Waren vertreiben, müssen die Steuer bereits abführen. Das hört sich komplizierter an, als es ist: Verkauft ein Händler ein Produkt zum Beispiel für 119 €, so ist in diesem Verkaufspreis eine Umsatzsteuer von 19 € enthalten. Der Nettobetrag beträgt 100 €. Der Händler hat aber vorher die Ware für 95,20 € eingekauft. Auch in diesem Preis ist bereits eine Steuer in Höhe von 15,20 € enthalten, der Nettowert ist 80 €. Diese Steuer des Vorproduktes heißt deshalb auch Vorsteuer. Von seiner Umsatzsteuerschuld in Höhe von 19 € darf der Unternehmer diese Vorsteuer abziehen. Für ihn entsteht also in unserem Beispiel nur eine Steuerschuld von 3,80 €, die er an das Finanzamt abführen muss. Er muss also nur seinen Mehrwert (nämlich 20 €) versteuern, daher wird die Umsatzsteuer auch Mehrwertsteuer genannt. Im Unternehmen selbst ist die Umsatzsteuer nur ein „durchlaufender Posten“. Sie wird vom Endverbraucher mit bezahlt und dann an den Fiskus abgeführt.
Die Umsatzsteuer gilt für alle Umsätze
In der Regel wird in Deutschland derzeit ein Steuersatz von 19 Prozent erhoben. Gesetzliche Grundlage dafür ist das Umsatzsteuergesetz. Einige Produkte des täglichen Lebens wie Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften oder Blumen werden mit einem ermäßigten Steuersatz (im Moment 7 Prozent) belegt. Die Erhöhung der Umsatzsteuer ist in der Politik ein probates Mittel, um die Steuereinnahmen des Staates zu erhöhen. Die Umsatzsteuer muss auf allen Rechnungen von Unternehmen ordnungsgemäß ausgewiesen werden. Ausnahmen davon gibt es nur für Belege unter einem Wert von 150 Euro. Hier sollte jeder Unternehmer besonders vorsichtig sein, denn die Prüfer des Finanzamtes kennen kein Pardon. Für Rechnungen, die nicht den strengen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wird der Vorsteuerabzug untersagt. Bei großen Beträgen kann das schnell die Liquidität des Unternehmens gefährden.
Die Umsatzsteuer ist im Monat der Leistungserstellung fällig
Die Berechnung der Umsatzsteuern müssen die Unternehmen selbst erledigen. Dabei wird zwischen Ist- und Sollversteuerung unterschieden. Im Regelfall gilt in unserer Wirtschaft die Sollversteuerung. Die Umsatzsteuer ist in dem Monat fällig, in dem die Leistung erbracht worden ist. Dabei spielt es keine Rolle, wann die Rechnung erstellt oder gezahlt wird. Zu spät angemeldete und abgeführte Umsatzsteuer führt regelmäßig zu Sanktionen des Finanzamtes, im schlimmsten Fall drohen Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung. Die Vorsteuer für eingekaufte Waren und erhaltene Fremdleistungen dagegen darf erst dann abgezogen werden, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vom Lieferanten vorliegt. Um kleine Unternehmen zu entlasten, dürfen sie die Ist-Besteuerung beantragen. Umsatzsteuern sind hier erst dann fällig, wenn die Zahlung eingegangen ist. Kleinunternehmen können sogar die Befreiung von der Umsatzsteuer beantragen. Dann dürfen sie aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss elektronisch erfolgen
Der deutsche Fiskus benötigt laufende regelmäßige Einnahmen, daher fordert er von den Unternehmen, ihre Umsatzsteuer bereits im laufenden Jahr abzuführen. Heute ist die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch elektronisch erlaubt. Entwickelt wurde in den letzten Jahren das Online-Tool ELSTER, mit dem unter anderem auch die Voranmeldung der Umsatzsteuer erledigt werden kann. In der Regel müssen Unternehmen ihre Umsatzsteuer monatlich nachträglich bis zum 10. des Folgemonats anmelden. Sie können auf Antrag diese Frist um einen Monat verlängern, dann wird ihnen mehr Zeit für die Verbuchung aller Rechnungen eingeräumt. Für solch eine Dauerfristverlängerung müssen die Betriebe aber eine Vorauszahlung leisten, die ein Elftel der Steuerschuld des Vorjahres beträgt. Am Ende des Wirtschaftsjahres wird im Rahmen des Jahresabschlusses auch eine endgültige Steuererklärung für die Umsatzsteuer erstellt und alle Voranmeldungen berücksichtigt.
Mit moderner Software die Voranmeldungen selbst erledigen
Moderne Buchhaltungssoftware wird heute in den meisten Unternehmen eingesetzt, um die Abläufe im Rechnungswesen zu beschleunigen und die betriebswirtschaftlichen Zahlen im eigenen Hause zeitnah auswerten zu können. Diese Programme besitzen meist auch eine ELSTER-Schnittstelle. Damit kann die Umsatzsteuervoranmeldung auch ohne die Hilfe des Steuerberaters erstellt und an das Finanzamt übermittelt werden. Voraussetzung ist die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle auf die richtigen Sachkonten unter Berücksichtigung der Steuersätze.
Umsatzsteuer und Vorsteuer richtig zu verstehen und zu verbuchen ist Voraussetzung dafür, die Umsatzsteuervoranmeldungen selbst zu erledigen. Eingehende Rechnungen müssen genau geprüft werden, ob sie den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes genügen. Mit Hilfe des ELSTER-Tools gelingt die eigentliche Meldung dann ganz leicht.