Unternehmensprüfung | © Agence Olloweb | unsplash.com Wenn Finanzbeamte an der Tür klingeln, steht meist eine Betriebsprüfung an. Treffen kann es jeden, der einen gewerblichen, land- oder forstwirtschaftlichen Betrieb unterhält, freiberuflich tätig ist oder bestimmte Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr hat. Vor allem Ungereimtheiten – manchmal auch nur die eigene Branche betreffend – erhöhen die Wahrscheinlichkeit einer auch Außenprüfung genannten Untersuchung immens. Egal was den Ausschlag gab, es ist immer gut zu wissen, welche Mitwirkungspflichten und Rechte man bei der Betriebsprüfung hat.
Das fängt bereits beim Termin an. Beträgt der Zeitraum zwischen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung und dem Termin weniger als zwei Wochen, dann ist dem nicht zuzustimmen. Stimmt man doch zu, steht der Termin aber. Darauf darf nur verzichtet werden, wenn der Prüfungszweck ansonsten gefährdet wäre. Insbesondere hat die Anordnung die Prüfungsmaßstäbe sowie Rechte und Pflichten zu nennen.
Bevor es losgeht: Wer eine strafbefreiende Selbstanzeige abgeben will, sollte das bei einer unangekündigten Betriebsprüfung allerspätestens tun, bevor der Betriebsprüfer das Grundstück betritt. Ein Betretungsrecht verleiht ihm das Gesetz. Vor allem bei mündlicher Abgabe ist auf ihre Protokollierung zu achten. Für jeden, der selbst oder dessen Steuerberater die Prüfungsanordnung schon erhalten hat, kommt dieser Rat allerdings zu spät. Die Anordnung verschiebt den letztmöglichen Anzeigezeitpunkt nämlich nach vorne.
Nicht mehr mitteilen als erforderlich
Gleich zu Beginn hat der Prüfer sich auszuweisen und den Prüfungsbeginn aktenkundig zu machen. Auskunfts- und mitwirkungspflichtig ist prinzipiell nur der Steuerpflichtige selbst. Dennoch wird meist die Frage nach Auskunftspersonen kommen. Ratsam ist es dazu etwa den Steuerberater zu benennen. Das bedeutet aber nicht, dass freiwillige Aussagen von Mitarbeitern nicht gegen einen verwendet werden können. Insofern hat Vorsicht zu walten, wer mit dem Prüfer in Kontakt gerät. Im nächsten Schritt wird er in der Regel nach den steuerrelevanten Unterlagen – egal ob in Papierform oder elektronisch gespeichert – fragen. Konkret sind das Belege, Bücher, Betriebskonten, Listen und Abschlussunterlagen. Auch die Korrespondenz kann darunter fallen, wenn sie steuerrelevante Aussagen enthält. Hier hat der Betriebsprüfer umfassende Einsichtsrechte.
Zur Auswertung ist ihm ein geeigneter Arbeitsplatz in den Geschäftsräumen zur Verfügung zu stellen, wo er am besten ungestört arbeiten kann. Ist das nicht möglich, dann ist dem Prüfer ein Mitnehmen der Unterlagen erlaubt. Nur ausnahmsweise muss er sich auf eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters einlassen.
Je nach Art der Informationen wird er sein Vorgehen wählen. Bereits seit 2002 ist dabei eine elektronische Betriebsprüfung erlaubt. Es gilt aber: Der Beamte darf die Daten nur lesen. Eine Veränderung oder der Einsatz eigener Auswertungssoftware, weil ihm die vorhandene zur Beurteilung nicht ausreicht, ist auf dem Firmenrechner unzulässig. Fehlende Zugriffsrechte für den Prüfungszeitraum sind ihm einzuräumen. Deren Festlegung sollte so erfolgen, dass der Prüfer nur Einsicht in die wirklich steuerrelevanten Datensätze erhält. Stößt er auf Inhalte außerhalb des Prüfungszeitraums, die sich nur im Zusammenhang mit früheren Aufzeichnungen erschließen lassen, so ist ihm auch darauf Zugriff zu gewähren. Dabei hat er stets auch zugunsten des Steuerpflichtigen sprechende Umstände zu ermitteln.
Vorgehen des Prüfers beweissicher festhalten
Um späteren Beweisproblemen zu begegnen, sollte geeignete Software den gesamten Vorgang protokollieren. Erlaubt ist außerdem die externe Speicherung der Daten und ihrer Struktur zur Mitnahme und späteren Analyse mit eigener Software des Finanzamts. Ist das geschehen, hat es die angefertigten Datenträger unverzüglich zu vernichten.
Entsprechendes gilt für die Frage nach Kopien bei schriftlichen Unterlagen. Dem ist zwar nicht zuzustimmen, der Prüfer wird sie aber dann mitnehmen und selbst kopieren. Auch dadurch geht die Kontrolle darüber, welche Informationen letztendlich erlangt wurden, verloren. Das ist, wie oben bereits angemerkt, schlecht für eine später eventuell erforderliche Beweisführung.
Der Prüfer hat somit viele Rechte, was Einsichtnahme und Prüfung der steuerrelevanten Informationen angeht. Ob er noch weitere Interna erlangt, steht im Ermessen des Steuerpflichtigen.
Im gesamten Verlauf sollte man freundlich, sachlich und ruhig bleiben. Den Mitwirkungspflichten ist nachzukommen, mehr mitzuteilen bringt aber eher Nachteile als Vorteile. Insgesamt wird die Prüfung für beide Seiten aber angenehmer verlaufen. Teilt man die Meinung des Prüfers nicht, dann sollte man auf das Recht Einspruch einzulegen verweisen. Sich stattdessen auf eine Diskussion einzulassen, ist nicht ratsam. Folgt später noch eine Schlussbesprechung, auf die ein Recht besteht, so ist deren Termin und Inhalt zu nennen – allerdings besteht keine Pflicht zur schriftlichen Auskunft. Der Termin sollte genutzt werden, um voneinander abweichende Meinungen zu klären, sonst droht ein Gerichtsverfahren.