gobd GoBD | © pexels.com

Die „Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie den Datenzugriff“, kurz und knapp GoBD, steht für sämtliche Anforderungen, die mit Bezug auf die Aufbewahrung steuerlich bedeutsamer elektronischer Daten sowie Papierdokumente mit den allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätzen einhergehen. Dabei steht das „G“ für Gesetz und nicht für „Grundsätze“.

Somit gelten die GoBD für alle steuerrelevanten Daten. Für Unternehmen bedeutet dieses administrative Wort-Ungetüm, das viele zusätzliche Dinge besonders gespeichert werden müssen. Dazu gehören:

  • Geschäftsbriefe sowie E-Mails
  • Inventare, Jahresüberschüsse, Eröffnungsbilanz
  • Bücher, Aufzeichnungen, Lagerberichte
  • Unterlagen für die Organisation, die zum Verständnis nötig sind
  • Steuerlich bedeutsame Unterlagen
  • Buchungsunterlagen

Zusätzlich gilt es jegliche Korrespondenz mit dem Bezug auf Vorbereitung, Abwicklung, Durchführung aufzubewahren. Das Gleiche gilt für Stornierungen von Transaktionen, Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen sowie Verträge und die Zahlungseingänge.

Diese Daten müssen laut GoBD rechtskonform archiviert werden. Das gilt ebenso für Daten, die lediglich in Form von E-Mails vorliegen. Das gilt ebenfalls für deren Anhänge. Dies betrifft zudem alle Anhänge von elektronischer Korrespondenz, die unvollständig ist.

Die GoBD selbst ist eine Verwaltungsvorschrift. Damit soll laut Bundesministerium der Finanzen sichergestellt sein, dass digitale Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie für den Fall einer Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt, jederzeit zugänglich sind. Lapidar gesagt, sind die GoBD also ein Betriebsverfahren, das für die Steuerbehörden umgesetzt wird. Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch ebenfalls, dass die Aufzeichnungen und Bücher des Unternehmens, wenn diese den Bestimmungen der GoBD entsprechen, mit hoher Wahrscheinlichkeit vom Finanzamt akzeptiert werden. Dabei verletzt der Betrieb aber auch keine Gesetze, wenn er die GoBD nicht einhält. Jedoch steigt damit die Wahrscheinlichkeit, dass doch einmal ein Steuerprüfer an der Tür klopft.

Wichtig ist, dass die geschäftlichen Unterlagen so verarbeitet sein müssen, dass sie vor Veränderungen geschützt sind. Somit fallen die herkömmlichen Mittel, wie Word und Excel entsprechend weg. Denn diese Dokumente können jederzeit geöffnet und abgeändert werden. Werden diese Schriftstücke dann noch auf einem internen Dateisystem aufbewahrt, verstößt das bereits gegen die GoBD. Insofern ist es wichtig, lediglich Software zu nutzen, die GoBD konform ist. Denn laut den Grundsätzen muss als Beispiel die abgelegte Rechnung, zu jeder Zeit dem Original entsprechen.

Wer sich heute vermehrt mit dem Thema auseinandersetzt und an Diskussionen teilnimmt, wird auch immer wieder den Begriff Audit Compliance hören. Gerade, wenn es um digitale Archivierungslösungen geht, wie sie von Mailservern meist übernommen werden. Denn auch hier gilt es, eine technische Lösung zu nutzen, die so realisiert wurde, dass sie den Anforderungen, die bei einer Betriebsprüfung gestellt werden, entsprechen. Damit gilt es Softwareprodukte zu finden, die hier den passenden Content liefern. In diesem Kontext werden also spezielle Eigenschaften erwartet, die dann relevant sind:

  • Manipulationsschutz
  • Vollständigkeit sowie Unveränderlichkeit der Dokumenten
  • Archivierungsrichtlinien, die sich leicht nachvollziehen lassen
  • Protokollierungsoptionen
  • Zugriff auch für externe Auditoren möglich
  • Standardformat, um die Daten zu exportieren

Somit bekommt man schnell ein Bild von der Dimension der Dinge, die die GoBD fordert. Auch für Laien ist damit klar, dass ein einfaches Back-up in diesem Fall nicht mehr ausreichend ist. Daher gilt es neue Lösungen zu finden und sich im eigenen Unternehmen schrittweise mit den Änderungen auseinanderzusetzen, um zu sehen, wo Veränderungen nötig sind.