Kassensysteme Kassensysteme | Bild: ©phonlamaiphoto | fotolia.com

Wer ein Geschäft betreibt, sollte über seine Einnahmen und Ausgaben genau Bescheid wissen oder sich zumindest mit Hilfe moderner Kassensysteme jederzeit darüber informieren können. Einer der Gründe dafür ist, dass die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben Grundvoraussetzung für eine ordentliche Buchführung des Geschäftsbetriebs ist. Ein weiterer, dass der Unternehmer im Rahmen seiner Steuerpflicht dem Finanzamt gegenüber korrekte Auskunft über seine erzielten Gewinne (oder Verluste) erteilen muss. Unverzichtbar für die Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben eines Geschäfts sind moderne Kassensysteme.

Von der analogen Registrierkasse zu IT-gestützten Kassensystemen

Bestanden komplette Kassensysteme vor wenigen Jahrzehnten noch lediglich aus einer analogen Registrierkasse mit Bondrucker, so werden heute neben digitalen Einzelkassen auch Komplettsysteme mit Monitor, Scanner und weiteren Peripheriegeräten angeboten. Diese Systeme können zudem mit Kreditkartenterminals vernetzt werden, wobei für deren Betrieb der Abschluss eines Kreditkartenakzeptanzvertrags mit einem Acquirer bzw. einer Acquirer-Bank erforderlich ist.

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Ein Kassensystem dient heutzutage längst nicht mehr nur der Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben, sondern erfasst darüber hinaus eine Reihe von Daten, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. Bei einem modernen Kassensystem ist die Registrierkasse in ein Netzwerk eingebunden, in dem ein kontinuierlicher Datenaustausch stattfindet. So finden über die Kasse gebuchte Artikel automatisch im Warenwirtschaftssystem ihren Niederschlag. So können sich Zugangsberechtigte per Tastendruck jederzeit einen kompletten Überblick über den gegenwärtigen Lagerbestand verschaffen – vorausgesetzt, dass sämtliche Zu- und Abgänge korrekt vom System erfasst worden sind.

Wahl der Kassensysteme: worauf zu achten ist

Anbieter von Kassensystemen bieten sowohl Lösungen für Einzelunternehmen als auch für Filialketten. Moderne Lösungen machen via App sogar aus jedem Smartphone eine mobile Kasse. Ebenso lassen sich Laptops mittels Web-basierter Lösungen entsprechend aufrüsten. Welches Kassensystem für ein Unternehmen infrage kommt und sinnvoll ist, hängt unter anderem von der jeweiligen Branche ab.

Im Einzelhandel gebräuchliche Systeme erfassen andere Daten, als dies beispielsweise in der Gastronomie oder der Touristikbranche der Fall ist. Jedoch gilt für alle Unternehmen gleichermaßen, dass sie zunächst einen Kartenakzeptanzvertrag abschließen müssen, wenn sie ihren Kunden die Bezahlung per Kreditkarte anbieten möchten. Bei der Frage nach der Akzeptanz der Zahlungsmittel spielen zudem der Umfang des Geschäfts bzw. die Höhe des Umsatzes, mitunter aber auch die Herkunft der Kunden eine gewisse Rolle.

Wer zum Beispiel viel Handel mit US-Bürgern treibt, tut gut daran, ihnen die Abrechnung der in den Vereinigten Staaten häufig benutzten American Express zu ermöglichen. Kunden aus Fernost bezahlen dagegen bevorzugt mit der dort üblichen Kreditkarte JCB.

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Fazit:

Ob sich die Installation eines Kassensystems, über das auch Kredit- und EC-Karten abgerechnet werden können, lohnt, muss jeder Geschäftsbetreiber für sich selbst entscheiden. Immerhin ist bereits die Anschaffung eines solchen Systems mit einigen Kosten verbunden. Jeder, der sich einmal einen Kartenakzeptanzvertrag näher angeschaut hat, weiß, dass hier noch einige Gebühren für Disagio, Transaktionen, Storno etc. dazukommen. Jungunternehmer müssen sich ohnehin erst eine gewisse Zeit auf dem Markt bewähren, ehe sie die Möglichkeit haben einen Kreditkartenakzeptanzvertrag abzuschließen, da der mit Newcomern in der Regel nicht abgeschlossen wird.