Aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung ergibt sich die Darstellung aller Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines Buchungsbeleges. Ein Buchungsbeleg wird meist in Papierform vorgelegt, inzwischen sind aber auch elektronische Belege üblich. Ein Dokument muss verschiedene Informationen enthalten, um von den Finanzbehörden als ordnungsgemäß anerkannt zu werden.

Eindeutige Belegnummer und Belegdatum

Jeder Buchungsbeleg ist mit einer eindeutigen Belegnummer zu versehen. Die Nummerierung kann in verschiedenen Nummernkreisen erfolgen, muss aber fortlaufend und vollständig sein. So ist es durchaus üblich, Buchstaben, Ziffern und Datumsangaben in der Belegnummer zu kombinieren. Nicht ausreichend ist dagegen die alleinige Angabe einer Kontoauszugsnummer, denn sind hier mehrere Buchungen aufgeführt, ist die eindeutige Zuordnung nicht mehr möglich. Das Belegdatum ist zwingend anzugeben.

Angaben zu Belegausteller und –empfänger

Die meisten Dokumente enthalten bereits, auch für den Vorsteuerabzug, die Angaben zum Leistungsempfänger und zum Absender. Barquittungen oder Kleinbetragsrechnungen werden aber auch ohne diese Angaben als Buchungsbeleg akzeptiert.

Rechnungsbetrag, Menge und Währung

Ohne die Angabe eines Betrages lässt sich ein Buchungsbeleg nicht verarbeiten. Aber auch die Angabe der Währung ist wichtig, vor allem bei Fremdwährungen. Wird diese in Euro umgerechnet, so ist auch der Umrechnungssatz zu vermerken. Aus dem Beleg muss außerdem erkennbar sein, welche Menge in welcher Einheit dargestellt wird.

Erläuterung des Geschäftsvorfalls

Wird eine Rechnung als Buchungsbeleg verarbeitet, so lässt sich der Geschäftsvorfall meist gut nachvollziehen. Verweist das Dokument dagegen nur auf einen Lieferschein oder einen Vertrag, so muss dieser durch eine sinnvolle Verknüpfung ebenfalls Bestandteil des Beleges werden. Ein fremder Dritter muss sich schnell einen Überblick zu dem Geschäftsvorfall verschaffen können. Das gilt auch für Barquittungen. Hier muss die ausgeführte Leistung erkennbar sein. Außerdem muss klar ersichtlich sein, ob es sich um eine Kasseneinnahme oder –ausgabe handelt.

Kontierung

Durch das Festhalten der Kontierung (oder des kompletten Buchungssatzes) wird sichergestellt, dass der Sachverhalt auf den Sachkonten schnell wiedergefunden werden kann.

Dauerbuchungen

Moderne Buchführungssoftware bietet Anwendern oft die Möglichkeit, wiederkehrende Buchungen automatisch auszuführen. Als Buchungsbeleg gilt dann der ursprüngliche Beleg. Für die Buchung der Abschreibungen kann auf den Anschaffungsbeleg zurückgegriffen werden, wenn auf diesem der komplette Abschreibungsbetrag als Bemessungsgrundlage sowie die voraussichtliche Nutzungsdauer festgehalten wurde.

Eigenbelege erstellen

Auch selbst erstellte Dokumente gelten als Beleg, wenn sie die oben beschriebenen Informationen enthalten und den Geschäftsvorfall eindeutig dokumentieren. Das gilt für Ersatzbelege ebenso wie für Belege für Umbuchungen und anderes.

Belegaufbewahrung

Als Teil der Buchhaltung unterliegen die Buchungsbelege den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Alle buchführungspflichtigen Unternehmer müssen daher Belege 10 Jahre lang lesbar aufbewahren. Es empfiehlt sich, Kassenbons oder Faxbelege zu kopieren, denn diese verblassen schnell.