Unternehmenssoftware | © microsoft 365 | unsplash.com Die Digitalisierung hat in vielen Bereichen große Veränderungen mit sich gebracht. So ziemlich jedes Unternehmen ist hiervon betroffen und sollte über die Einführung von digitalen und automatisierten Arbeitsprozessen nachdenken. Eine Unternehmenssoftware kann dies ermöglichen und einige Vorteile mit sich bringen
Automatisierung von Arbeitsprozessen
Zu den größten Vorteilen einer Unternehmenssoftware zählt die Möglichkeit, die Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren. So lassen sich vor allem Routineaufgaben, wie zum Beispiel die Rechnungsstellung oder die Erfassung von Bestellungen, automatisieren. Dies führt zu einem geringeren Zeitaufwand und reduziert die Fehleranfälligkeit. Denn wenn Dokumente automatisch von der Software nach Schema F ausgefüllt werden, statt die Daten händisch einzutragen, dann sind beispielsweise Tippfehler ausgeschlossen. Durch die Automatisierung können Mitarbeiter effizienter arbeiten und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren. Insbesondere Corona hat die Digitalisierung vorangetrieben und dafür gesorgt, dass heute mehr Arbeitsprozesse automatisiert sind. Trotzdem haben einige Unternehmen in diesem Bereich immer noch Nachholbedarf.
Verwaltung und Analyse von Daten
Eine Unternehmenssoftware unterstützt Betriebe bei der Verwaltung und der Analyse von Daten. Dabei werden die Daten zentral erfasst und gespeichert. Das führt dazu, dass Mitarbeiter stets auf die aktuellsten Informationen zugreifen können. Zudem lassen sich die Daten in Echtzeit bearbeiten, sodass Mitarbeiter unabhängig von ihrem jeweiligen Standort gemeinsam an einem bestimmten Dokument arbeiten können. Eine gute Unternehmenssoftware kann zudem mit leistungsfähigen Analysetools punkten. Solche Tools unterstützen Unternehmen dabei, sehr große Datenmengen zu analysieren. Die Analyse der Daten kann wichtige Erkenntnisse hervorbringen, die dabei helfen, strategische Entscheidungen zu treffen.
Verbesserung der Kundenerfahrung
Auch die Erfahrungen, die Kunden mit dem Unternehmen machen, lassen sich über die Implementation einer geeigneten Unternehmenssoftware verbessern. Denn die Software ermöglicht die zentrale Erfassung von Kundendaten. Diese können mit Abteilungen verknüpft werden, die in direktem Kontakt zu den Kunden stehen, wie zum Beispiel der Kundenservice oder der Vertrieb. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen können über die Bereitstellung von relevanten Kundendaten einen besseren Einblick in die Situation und die Bedürfnisse des Kunden gewinnen. Das ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen und hilft bei der Identifizierung von Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten. Durch den verbesserten Kundenservice können Kunden langfristig an das Unternehmen gebunden werden.
Bessere Kommunikation
Eine Unternehmenssoftware kann neben der Kommunikation nach außen auch die unternehmensinterne Kommunikation verbessern. Das liegt daran, dass die Software es den Mitarbeitern ermöglicht, gemeinsam auf Dokumente, Kommunikationstools und Aufgabenlisten zuzugreifen. Hierdurch lassen sich Projekte deutlich leichter koordinieren. Zudem wird der Austausch von Wissen erleichtert, was sich positiv auf das Teamwork auswirken kann. Die Zusammenarbeit kann darüber hinaus noch weiter optimiert werden, indem auch Kunden und externe Partner in den Kommunikationsprozess integriert werden.
Hohe Skalierbarkeit
Eine gute Unternehmenssoftware lässt sich an veränderte Bedingungen anpassen, sodass Unternehmen mit der Software gemeinsam skalieren können. In der Regel verfügen Unternehmenssoftwarelösungen über einen modularen Aufbau. Das bedeutet, dass Betriebe die jeweilige Software an ihre Bedürfnisse anpassen können. Dies bietet den großen Vorteil, dass im Falle eines schnellen Wachstums keine neue Software integriert werden muss, weil entsprechende Funktionen und Erweiterungen einfach hinzugebucht werden können. Das erspart sehr viel Zeit und Aufwand, da keine Umstellung auf eine neue Software erforderlich ist. Auch die Mitarbeiter müssten bei Integration einer anderen Software neu geschult werden.
Vereinfachte Buchhaltung
Mithilfe einer entsprechenden Unternehmenssoftware lässt sich die Buchhaltung unkompliziert erledigen. Selbst kleine Unternehmen sind zur Buchhaltung verpflichtet und müssen zumindest eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Größere Betriebe sind zur Erstellung von Bilanz und GuV verpflichtet. Die Unternehmenssoftware kann hier unterstützen, indem der Nutzer geführt und die einzelnen Schritte klar aufgezeigt werden. Buchhaltungsvorgänge können zudem mithilfe von Vorlagen und Funktionen für regelmäßige Buchungen deutlich effizienter durchgeführt werden. Die Software kann bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützen, indem die Löhne und Gehälter der Angestellten rechtssicher abgerechnet werden. Im Anschluss daran lassen sich die Lohnsteuerbescheinigungen über eine ELSTER-Schnittstelle direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln. Es erfolgt eine automatische Überprüfung der eingegebenen Daten auf ihre Korrektheit, was die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert. Zusätzlich dazu besteht ein viel besserer Überblick, weil alle Unterlagen mit nur einem Klick bereitstehen.