umsatzsteuer-voranmeldung Alle Gründer, Freiberufler, Unternehmer und Selbständige sind verpflichtet ab dem ersten Tag, an dem sie Umsätze erzielen, regelmäßig Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Daher ist neben der alljährlichen Umsatzsteuer-Jahreserklärung bei der Finanzverwaltung während des Jahres auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung in regelmäßigen Abständen einzureichen. Wen betrifft diese Regelung? Was unterscheidet die Umsatzsteuer-Voranmeldung von der Umsatzsteuer-Jahreserklärung? Wie kann die Abgabe erfolgen und was ist zu beachten? Der folgende Beitrag fasst die wichtigsten Fakten zusammen.
Definition – Umsatzsteuer-Voranmeldung vs. Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Mit einigen Aufgaben im Steuerwesen müssen sich Unternehmer lediglich einmal im Jahr auseinandersetzen. Dies ist unter anderem beim Jahresabschluss, aber auch bei der Umsatzsteuererklärung der Fall. Bei diesen Tätigkeiten wird das gesamte Wirtschaftsjahr des Unternehmens steuerlich abschließend betrachtet. Bei einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung kann es daher zu einer Erstattung oder Nachzahlung an das Finanzamt kommen. Hierbei werden jedoch die unterjährigen Vorauszahlungen berücksichtigt. Diese Vorauszahlungen definieren sich durch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Vereinfacht gesagt, wird die aus der Umsatzsteuer-Jahreserklärung resultierende Zahlung am Ende eines jeden Jahres mit den Zahlungen aus den Umsatzsteuer-Voranmeldungen verrechnet. Die Finanzverwaltung bezweckt mit diesen Vorauszahlungen, dass die Steuerlast für das Unternehmen nicht am Jahresende auf einen Schlag fällig wird und dann unter Umständen wirtschaftlich nicht geschultert werden kann. So lässt sich unterjährig ein ausgeglichener Cashflow sicherstellen.
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Zur Abgabe verpflichtet sind alle Unternehmer, ganz gleich, um welche Unternehmensgröße es sich handelt. Demzufolge sind auch Freiberufler (die in der Regel über ein Einzelunternehmen verfügen) betroffen. Es gibt jedoch eine einzige Ausnahme, die ebenfalls für alle Unternehmer gleichermaßen gilt: Die Kleinunternehmer-Regelung schließt die Notwendigkeit der Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung aus.
Abgabe-Turnus der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Der Turnus für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird vom Finanzamt für das jeweilige Unternehmen festgelegt. Er kann monatlich, quartalsweise oder ganzjährig festgelegt werden. Die Basis für diese Festlegung ist die Höhe der Umsatzsteuer des vorangegangenen Jahres und betrifft den Abgabe-Turnus des Folgejahres.
Dabei gelten folgende Grundsätze:
- Bei einer Vorjahressteuer unter 1.000 Euro ist eine Befreiung von der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung durch das Finanzamt möglich (es muss dann lediglich eine Umsatzsteuererklärung abgegeben werden)
- Bei einer Vorjahressteuer über 7.500 Euro ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben
- Bei einer Vorjahressteuer zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung quartalsweise abzugeben
- Bei Gründer:innen ist im Gründungsjahr und Folgejahr die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abzugeben (eine Änderung des Abgabe-Turnus lässt sich ab dem dritten Jahr beantragen)
Grundsätzlich gilt: Wenn die steuerrechtlichen Rahmenbedingungen für einen veränderten Turnus gegeben sind, müssen sämtliche Änderungswünsche dem Finanzamt schriftlich angezeigt werden. Es erfolgt keine automatische Umstellung zugunsten des steuerpflichtigen Unternehmens, sondern bei Erfüllung der Voraussetzungen lediglich auf eine separate Beantragung hin.
Pünktliche Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung entscheidend
Bei einer verspäteten Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung versteht die Finanzverwaltung keinen Spaß. Die Voranmeldung muss je nach festgelegtem Abgabe-Turnus bis zum 10. des Folgemonats im Amt eingereicht worden sein. Bei Quartalszahlern ist die Abgabefrist der 10. des Monats, welcher auf das jeweilige Quartal folgt. Die Abgabe darf ausschließlich auf digitalem Weg per ElsterFormular erfolgen. Geschieht dies zu spät (z. B. weil der 10. auf einem Wochenende bzw. Feiertag liegt oder der Unternehmer nicht zum Sortieren der Buchhaltungsbelege kam), ist das Finanzamt berechtigt, einen Verspätungszuschlag festzusetzen. Kritisch wird es, wenn sich die verspätete Abgabe wiederholt. Schlimmstenfalls kann dieses Verhalten vom Finanzamt als Steuerhinterziehung interpretiert und entsprechend geahndet werden. Empfehlenswert ist es daher, sich den 10. im Kalender manuell oder als digitale Terminserie rot zu markieren.
Dauerfristverlängerung – mehr Zeit zur Abgabe
Da 10 Tage Zeit zur Aufbereitung der Buchhaltung für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung sehr knapp sind, können Unternehmer bei der Finanzverwaltung einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen. Wird diesem stattgegeben, ist die Frist zur Abgabe um einen Monat aufgeschoben. Ein Monatszahler muss dann jedoch einmal jährlich eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung leisten. Quartalszahler müssen eine Nullmeldung abgeben.
Wichtig: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung ist von Monatszahlern jedes Jahr erneut zu stellen. Bei Quartalszahlern ist dies lediglich einmalig erforderlich.
Soll-Versteuerung vs. Ist-Versteuerung
Für Selbstständige ist ebenso die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) oder die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) relevant. Der Unterschied liegt in der Umsatzsteuer-Fälligkeit bei Rechnungslegung (Soll) oder Geldeingang (Ist). Die Umsatzsteuer ist bei der Ist-Versteuerung nicht vorzulegen, was umsatz- bzw. gewinnabhängig ist und eines gesonderten Antrags bedarf.