Mahnwesen | Bild: ©Wolfilser | fotolia.com Immer häufiger klagen Unternehmen über eine schlechte Zahlungsmoral in Deutschland. Bleiben die Zahlungen für Rechnungen aus, gerät die Liquidität des Betriebes ernsthaft in Gefahr. Ein richtiges Mahnwesen ist für jedes Unternehmen wichtig.
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Eine Verwaltung und Buchhaltung, die stets auf dem Laufenden sind, bilden die Grundlage für ein effektives Mahnwesen. Ist die Leistung für den Kunden erbracht oder die Lieferung zugestellt, sollte die Rechnung zeitnah fakturiert werden. Sie dokumentiert die Forderung des Unternehmens an seinen Kunden und enthält neben dem Rechnungsbetrag auch die vereinbarten Zahlungskonditionen.
Viele Geschäftskunden halten heute ein Zahlungsziel von 30 Tagen für selbstverständlich. Es bleibt jedoch jedem Unternehmen selbst überlassen, den Kauf auf Ziel an eine gewisse Kundenbonität oder an längere Kundenbeziehungen zu knüpfen.
Offene-Posten-Buchhaltung und mehrstufiges Mahnwesen
Mit Hilfe einer Offene-Posten-Buchhaltung lässt sich jederzeit feststellen, welche Forderung noch nicht beglichen worden ist. Offene Rechnungen richtig mahnen ist nicht schwer, moderne Software kann diese Arbeit erleichtern.
In vielen Unternehmen ist ein mehrstufiges Mahnwesen installiert. Kurz nach Ablauf der Mahnfrist wird meist eine Zahlungserinnerung versendet, sollte die Zahlung dennoch ausbleiben, erfolgt meist die richtige Mahnung.
Vorlagen für Mahnungen können Unternehmer zum Beispiel im Internet finden. Im Mahntext sollte der Ton dann von Stufe zu Stufe deutlich strenger werden. Bei der dritten Mahnung darf der Hinweis auf rechtliche Schritte nicht fehlen. Drei Mahnungen zu versenden ist übrigens nicht gesetzlich vorgeschrieben, eigentlich reicht schon das Überschreiten des Zahlungszieles aus, um einen gerichtlichen Mahnbescheid zu erwirken. Gerade bei hohen Forderungssummen sollte sich jedes Unternehmen daher genau überlegen, ob es wirklich drei Mahnungen abwarten kann.
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Richtig mahnen: Mahnwesen mit Software effizient abwickeln
Wie das Mahnwesen im eigenen Unternehmen organisiert wird, hängt vor allem davon ab, welches Equipment insgesamt eingesetzt wird. Wird für die Buchhaltung eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt, kann meist auch ein Mahnmodul installiert werden. Dann reicht es aus, wenn eine Vorlage für die Mahnung erstellt wird. Alle benötigten Daten wie die Kundenanschrift, die Rechnungsdaten und die Mahnstufen werden dann aus dem Programm übernommen. Die aktuell offenen Posten werden durch einen Mahnlauf ermittelt. Entsprechend der Mahnstufen erstellt dann die Software selbständig die Mahnungen.
Gerade kleine Unternehmen schreiben ihre Rechnungen oft noch mit Word oder Excel. Ein regelmäßiger Abgleich mit den eingegangenen Zahlungen ist aber ebenso wichtig. Eine Vorlage für die Mahnung lässt sich auch mit Word erstellen. Erstellt man eine Datenbank mit der Kundenkartei, so lassen sich die Mahnschreiben sogar mit einem Serienbrief erstellen.
Fazit
Ein schnelles Eintreiben der Forderungen ist für jedes Unternehmen lebenswichtig. Richtig mahnen hilft dabei. Wichtig ist ein ständiger Überblick darüber, welche Posten noch offen sind. Der Einsatz einer Software erleichtert den Arbeitsalltag enorm.
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