Rechnungenstellung Rechnungsstellung | Bild: ©Guido Grochowski | fotolia.com

Wer sich selbstständig macht und einer freiberuflichen Tätigkeit nachgeht, muss sich auch mit der Rechnungsstellung auseinandersetzen. Rechnungen müssen nach erbrachter Leistung ausgestellt werden und dem Auftraggeber zukommen, damit dieser das vereinbarte Honorar überweisen kann. Damit eine solche Rechnung aber auch wirklich rechtskräftig ist, müssen Freiberufler einige Punkte beachten, um weder mit dem Kunden, noch mit dem Finanzamt Schwierigkeiten zu bekommen.

Rechnungsstellung: Was gehört für Freiberufler auf eine Rechnung?

Wenn Freelancer ihre ersten Rechnungen stellen, sollten sie unbedingt auf Vollständigkeit achten. Es existieren diverse Pflichtangaben, die zwingend auf der Rechnung aufgeführt werden müssen, damit diese rechtliche Gültigkeit hat. Um Fehler in einer Rechnung zu vermeiden, ist oft eine Vorlage hilfreich, die alle Pflichtangaben enthält. Online kann man zahlreiche Rechnungsvorlagen finden, die genutzt werden können. Zu den unbedingt erforderlichen Punkten gehören die Folgenden:

  • Vollständige Adresse des Rechnungstellers
  • Steuernummer
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer
  • Art der erbrachten Leistung
  • Dauer der Leistung sowie Stundensatz
  • Genauer Termin
  • Honorar netto und brutto
  • Angaben zur Umsatzsteuer
  • Zahlungsziel
  • Bankverbindung
  • Datum und Unterschrift

Die Steuernummer erhalten Freiberufler beim zuständigen Finanzamt, wenn sie ihre selbstständige Tätigkeit anmelden. Diese muss anschließend auf jeder Rechnung mit angegeben werden und spielt auch bei der alljährlichen Steuererklärung eine entscheidende Rolle: Nur mit der individuellen Steuernummer ist eine eindeutige Zuordnung beim Finanzamt möglich.

Fortlaufende Rechnungsnummern sind erforderlich

Bezüglich der Rechnungsnummern müssen Freiberufler darauf achten, dass diese fortlaufend vergeben werden. Für eine Prüfung der Rechnungsunterlagen durch das Finanzamt ist es für die Behörde erforderlich, dass alle Zahlungseingänge nahtlos nachvollzogen werden können. Rechnungen gehören zu den geschäftlichen Dokumenten, was bedeutet, dass sie über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Umso wichtiger ist ein einwandfreies und fehlerloses Erstellen derselben, denn nur so können eventuelle Ansprüche auch rückwirkend geltend gemacht werden. Ein zumindest digitales Aufbewahren der Rechnungen über diesen Zeitraum ist dringend anzuraten.

Umsatzsteuer für Freiberufler: ja oder nein?

Freiberufler, die gemäß §19 UStG als Kleinunternehmer eingestuft werden, müssen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszeichnen. In diese Kategorie fallen alle selbstständig Tätigen, die im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro brutto verdient haben und im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen (netto belaufen sich die Einkünfte auf 14.705,88 € beziehungsweise auf 42.016,81 €). Belaufen sich die Einnahmen auf eine höhere Summe als die genannten Maximalbeträge, ist der Freiberufler umsatzsteuerpflichtig und muss diese entsprechend auch auf jeder Rechnung auszeichnen. Wer die Umsatzsteuer berücksichtigen muss, wird vom Finanzamt immer für einen Zeitraum von fünf Jahren entsprechend eingestuft. Dann darf keine Umsatzsteuer erhoben werden, auch wenn die Einnahmen innerhalb des jeweiligen Zeitraums steigen.

Diejenigen, die als Freiberufler eine Kleinunternehmer-Rechnung ausstellen, müssen zwingend einen Hinweis darauf einfügen, warum keine Umsatzsteuer ausgezeichnet wird. Meist genügt ein Zusatz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Dabei muss nicht spezifisch erwähnt werden, dass es sich um die Kleinunternehmerregelung handelt. Wer trotz der geltenden Regelung ohne Berechtigung Umsatzsteuern berechnet, muss damit rechnen, diese an seine Kunden zurückzahlen zu müssen. Darüber hinaus kann es zu einer Strafanzeige wegen Betrugs kommen. Vor dem Ausstellen der ersten Rechnungen sollten sich Freiberufler umfassend über alle erforderlichen Pflichtangaben für ihre jeweilige Situation informieren, um allen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.