Neben der Buchhaltung muss das Rechnungswesen eines Unternehmens wichtige Aufgaben übernehmen. Dazu gehören die Rechnungsfakturierung, das Mahnwesen und das Aufstellen von Berichten.

Die Funktionen der Fakturierung

Die Lieferung an den Kunden ist zugestellt, die Dienstleistung erbracht. Erst mit der Erstellung einer Rechnung dokumentiert das Unternehmen seine Forderung auch gegenüber seinem Kunden. Daher muss der Beleg die wichtigsten Informationen des Geschäftes enthalten. Die richtige Bezeichnung des Kunden, seine Anschrift sowie die Details der Leistungserbringung dürfen nicht fehlen. Für den Ausgleich der offenen Forderung muss die Bankverbindung angegeben sein. Die Rechnung ist gleichzeitig Grundlage für die Steuerermittlung. Der Verkaufserlös ohne Steuer ist als Umsatz in der Buchhaltung zu erfassen. Ausgewiesen wird auch die darauf fällige Umsatzsteuer. Außerdem werden die vereinbarten Zahlungsmodalitäten vermerkt. Das ist auch wichtig, um später richtig zu mahnen. Mit dem ausgewiesenen Rechnungsdatum beginnt die Frist für die Zahlung. Vorschläge für Rechnungen und Vorlagen für Mahnungen finden sich im Internet.

Die Bedeutung der Rechnung für den Debitor

Mit dem Rechnungsbeleg erhält der Kunde alle wichtigen Informationen, die er für den Ausgleich der Forderung benötigt. Die Zahlungsmodalitäten kündigen an, wann das Mahnwesen des Lieferanten startet. Im Wirtschaftsleben ist das Dokument Grundlage für Reklamations- und Garantieansprüche. Die Rechnung ermöglicht dem Empfänger den Vorsteuerabzug. Dafür ist es aber wichtig, dass sie korrekt ausgestellt ist. Welche Informationen auf einem Rechnungsbeleg notwendig sind, ist im Paragraphen 14 des Umsatzsteuergesetzes gesetzlich geregelt. Jedes gewerblich tätige Unternehmen ist übrigens verpflichtet, korrekte Rechnungen auszustellen!

Wichtig: Zeitnah fakturieren

Vielen kleinen Unternehmen fällt es schwer, neben der Kundenakquise und der Erfüllung von Aufträgen auch noch das umfangreiche Rechnungswesen einschließlich Mahnwesen und Rechnungserstellung zu erledigen. Oft werden die Büroarbeiten vernachlässigt. Doch hier ist Vorsicht geboten, denn damit vergeben die Unternehmer die Chance, ihren Betrieb aktiv zu steuern. Das zeitnahe Erledigen der Büroarbeiten ist überlebenswichtig, denn nur durch das kurzfristige Erstellen von Angeboten können Aufträge akquiriert werden, zeitnahes Schreiben der Rechnungen fordert die Kunden zur Zahlung auf und nur richtiges Mahnen begrenzt die Außenstände. Es gilt also, die Büroarbeiten so effektiv wie möglich zu gestalten. Eine Automatisierung der Abläufe gelingt zum Beispiel durch vorgefertigte Rechnungsformulare und Vorlagen für Mahnungen.

Buchhaltungssoftware nutzen

Eine effektive Unterstützung im Rechnungswesen sind Buchhaltungsprogramme. Ihre Entwickler berücksichtigen alle aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Sie kennen die umfangreichen Anforderungen an die Rechnungsfakturierung und wissen, wie richtiges Mahnen funktioniert. Mit der Software können einmal angelegte Angebote in Aufträge umgewandelt werden. Die Software bietet Rechnungsformulare und verschiedene Vorlagen für Mahnungen in unterschiedlichen Stufen.