Zeiterfassung | ©Ralph Hutter | @unsplash.com Ob freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben, in manchen Unternehmen gehört die Zeiterfassung zu den Alltagsaufgaben für Angestellte, Arbeitgeber und/oder die Personalabteilung. Um sie zu erleichtern, können wir heute von modernen technischen Fortschritten profitieren. Digitale Zeiterfassungssoftware gibt uns intelligente Tools, um das Sammeln und Archivieren der gearbeiteten Zeiten effizient umzusetzen. So sparen wir Zeit, Aufwand und damit auch Geld. Wie können wir die digitale Zeiterfassung umsetzen und welche Vorteile erhalten wir dadurch genau?
Warum Arbeitszeiterfassung wichtig ist
Zeiterfassung hat drei wichtige Gründe, aus denen sie eingesetzt werden sollte:
Einhalten & Nachweisen rechtlicher Vorgaben
In den Vorgaben des Arbeitsrechts ist festgehalten, wie die Arbeitszeiten, Pausen und Ruhephasen von Angestellten aussehen dürfen. Wenn wir die geleisteten Zeiten festhalten, können wir verhindern, dass Arbeitnehmer unfair behandelt werden und vor Behörden nachweisen, dass wir uns an das Gesetz halten.
Im deutschen Recht müssen bisher nur in Ausnahmefällen verpflichtend Zeiterfassungen durchgeführt werden, beispielsweise zum Festhalten von Überstunden oder in gewissen Branchen. Der Europäische Gerichtshof hat allerdings bereits 2019 festgelegt, dass die Zeiterfassung für alle zur Pflicht werden soll. Bis das deutsche Gesetz mit dieser Anweisung nachzieht, ist es nur eine Frage der Zeit. So sind wir schon einen Schritt voraus.
Grundlage für Personalplanung und Lohnabrechnungen
Insbesondere, wenn wir in Schichten arbeiten und nach geleisteten Stunden abrechnen, lohnt sich die Zeiterfassung als Berechnungsgrundlage. So haben wir einen Überblick darüber, wer noch Stunden frei hat und können die Auflistung der geleisteten Arbeit nutzen, um das Gehalt zu ermitteln. So sind Angestellte auch gegen das Unterschreiten des Mindestlohns abgesichert.
Hilfsmittel für das Zeitmanagement
Vor allem für Remote-Worker kann die eigene Zeitplanung außerhalb der Bürostruktur schwierig sein. Der Beginn und das Ablegen der Arbeit sind ganz ohne Hilfsmittel schwer. Eine Zeiterfassungssoftware hilft dabei, die eigene Zeit besser zu planen und die Arbeit und das Privatleben im Homeoffice effektiv voneinander zu trennen.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Mitarbeiter und Unternehmen
Wir können die Zeit auch analog erfassen. Zeitgemäßer sind aber digitale Lösungen in Form von Zeiterfassungssoftware. Das bietet uns gleich mehrere Vorteile:
- Leichter Überblick: Es gibt die Möglichkeit in der App zentral oder individuell die relevanten Daten zu überblicken, statt sich Informationen aus Excel-Tabellen und Co. heraussuchen zu müssen.
- Einfache Verwaltung: Durch den mobilen Zugang können die Daten leicht verwaltet und kontrolliert werden. Das erleichtert beispielsweise die oft spontane Planung von Krankheits- und Urlaubsvertretungen.
- Automatisierte Nachweise: Wenn wir einer Behörde nachweisen müssen, dass wir uns an die Gesetze halten, erstellt das Programm automatisch einen geeigneten Nachweis.
- Optimierte Prozesse: Das intelligente Programm übernimmt automatisiert viele Aufgaben und verbessert das Ergebnis. Dadurch können Kosten gespart oder mehr Gewinne erzielt werden, beispielsweise durch das Reduzieren menschlicher Fehler und das Schaffen von mehr Zeit für die Angestellten.
- Erleichterung anderer Management-Aufgaben: In manchen Fällen können wir die Software nutzen, um auch andere Management-Prozesse zu erleichtern. Die Daten der Zeiterfassung eignen sich zum Beispiel auch für die Lohnabrechnung.
Wie vorteilhaft die digitale Zeiterfassung ist, hängt auch damit zusammen, welche spezifische Software wir nutzen. Für die Anwendungsbeispiele im folgenden Text nutzen wir zum Beispiel das Angebot von Papershift.
Papershift ist einer der führenden Anbieter für Management Software auf dem europäischen Markt. Sie bieten nicht nur eine Lösung für die Zeiterfassung, sondern einen ganzen Werkzeugkasten an Programmen für Aufgaben wie die Dienstplanerstellung oder Lohnabrechnung. Das Gute an diesem System ist, dass man die einzelnen Lösungen auch miteinander verknüpfen kann. In dem Fall nutzen sie gegenseitig die relevanten Daten, um Prozesse zu automatisieren und optimieren. Den vollen Umfang der digitalen Tools von Papershift findet man auf www.papershift.com.
5 Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung
Welche Methode der Zeiterfassung die richtige ist, hängt von dem individuellen Team ab. Je nach Unternehmen eignen sich dabei:
Automatisierte Erfassung mit Online-Dienstplan
Wenn zeitgleich eine Dienstplansoftware genutzt wird, kann die Zeiterfassungssoftware die Daten der Schichtpläne automatisch übernehmen. Die so gesammelten Daten müssen häufig nachträglich angepasst werden, um akkurate Informationen zu bieten. Das macht diese Variante etwas unflexibel, aber eine gute Basislösung.
Erfassung über eine Browser-Stempeluhr
Die Browser-Stempeluhr eignet sich vor allem für Desktop-Arbeitsplätze. Dort kann die Stempeluhr durch den individuellen Benutzer angeklickt werden, um sekundengenau festzuhalten, wann eine Person angefangen und aufgehört hat zu arbeiten. Auch hier können die Angaben im Nachhinein korrigiert werden.
Die Informationen werden über die Internetverbindung direkt an die Papershift-Cloud weitergeleitet. Da diese Methode abhängig von dem Internetzugang ist, eignet sie sich weniger für mobile Zeiterfassung.
Erfassung mit einem stationären Terminal
Alternativ können wir die Stempeluhr auch auf einem Tablet stationär durchführen. Die Mitarbeiter müssen beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes zu der Zeiterfassungs-Station gehen und sich dort ein- oder ausstempeln. Um die Person zu verifizieren, kann man dabei einen PIN oder eine Unterschrift verlangen.
Bei dieser App-Version ist kein direkter Internetzugang notwendig. Ist die Internetverbindung gerade nicht vorhanden, speichert das Programm die Daten lokal und leitet sie bei der nächsten Gelegenheit weiter. Das macht diese Variante besonders sicher.
Anwendung im Single User Mode
Statt die App an ein stationäres Terminal zu binden, können wir unseren einzelnen Mitarbeitern auch einen individuellen Zugang im Single User Mode anbieten. In diesem Fall können diese sich das Programm für das mobile Endgerät ihrer Wahl (iOS oder Android) herunterladen. Deshalb eignet sich diese Variante für die Zeiterfassung von Unterwegs oder Zuhause.
Anwendung über ein API
Ein API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle. Damit kann man die Funktionen von Papershift mit anderen Programmen, zum Beispiel bereits bestehenden digitalen Zeiterfassungssystemen, verknüpfen. Denkbar ist zum Beispiel eine Verbindung von Papershift und Slack, bei dem die User des Messengerprogramms sich mit über den Chatverlauf an einen Bot gesendeten Befehlen ein- und ausloggen und Papershift diese Daten automatisch auswertet und zusammenstellt.
Fazit
Digitale Zeiterfassung hat viele Vorteile für ein Unternehmen. Sie schützt Angestellte und Arbeitgeber vor Arbeitszeitbetrug und Ausnutzung. Um das Einhalten von Rechten nachzuweisen, können wir so die notwendigen Dokumente erstellen.
Zudem werden damit einige Unternehmensprozesse optimiert und Fehler reduziert. Als Ergebnis werden Kosten eingespart und es wird effizienter gearbeitet. Als Lösung bieten Software-Entwickler wie Papershift viele praktische Möglichkeiten. Welche Variante passt, entscheidet sich nach dem Bedarf des Unternehmens.