Mahnungen schreiben Mahnungen schreiben | Bild: ©marcus_hofmann| fotolia.com
Offene Posten einzutreiben gehört heute leider zur geschäftlichen Tätigkeit eines jeden Unternehmens. Ist die Lieferung erfolgt oder die Leistung erbracht, hat der Betrieb einen Anspruch auf die Bezahlung. In Deutschland steigt leider die Zahl der Kunden, die ihre Rechnungen unpünktlich oder gar nicht begleichen. Dabei sind die Zahlungseingänge für jedes Unternehmen überlebenswichtig. Mahnungen schreiben gehört zu den unbeliebten, aber wichtigen Aufgaben.

Unternehmer sollten darauf achten, dass ihre Buchhaltung stets auf dem Laufenden ist. Nur dann merken sie auch schnell, wenn offene Rechnungen nicht bezahlt werden. Sie sollten säumige Kunden zeitnah und richtig mahnen. Mahnungen schreiben ist oft lästig. UnternehmerPortal nennt im Anschluss einige Vorlagen für Mahnungsschreiben.

Genauen Termin für die Zahlung angeben

Richtig mahnen setzt voraus, den Kunden den Termin für den erwarteten Zahlungseingang auf der Rechnung mitzuteilen. Dafür bieten sich verschiedene Formulierungen an:

„Wir erwarten den Zahlungseingang innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt.“
„Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum …. auf unser Geschäftskonto.“ oder
„Der Rechnungsbetrag ist bis zum … fällig. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir Ihnen ein Skonto in Höhe von 2 Prozent.“

Tipp: Billomat ermöglicht unter anderem die komplette Automatisiserung des Mahnwesens mit nur wenigen Klicks. Inkulusive individueller Vorlagen, Mahnstufen und -gebühren

Richtig Mahnungen schreiben: Beispiele und Mustersätze

Viele Unternehmen installieren ein stufenweises Mahnwesen. Es ist jedoch keine Pflicht, einen Kunden drei Mal an die Zahlung der Rechnung zu erinnern! Bereits nach Verstreichen der auf der Rechnung angegebenen Frist kann zum Beispiel ein Mahnbescheid beantragt werden. Mahnungen können auch per E-Mail verschickt werden.

Das betriebliche Mahnwesen erstellt auf der Grundlage der Daten des Rechnungswesens die Mahnschreiben. Diese sollten sich formal an der DIN 5008 für geschäftliche Briefe orientieren.

Vorlagen für Mahnungen: Erste und letzte Mahnung

Der Text der ersten Mahnung, meist eine Zahlungserinnerung, ist oft noch freundlich. Helfen Sie dem Gedächtnis des Gläubigers auf die Sprünge und geben Sie außerdem die Rechnungs- und Kundennummer, das Rechnungsdatum sowie den offenen Betrag an.

Eine Vorlage für diese Mahnung könnte so aussehen:
„Sicher haben Sie im Trubel des Alltags übersehen, unsere Rechnung zu begleichen. Wir möchten Sie auffordern, das in den nächsten Tagen nachzuholen. Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto.“

Bei der zweiten Mahnung sollte der Text schon strenger klingen:
„In unserer Buchhaltung konnte der Zahlungseingang der offenen Rechnung immer noch nicht verbucht werden. Wir fordern Sie hiermit auf, den Betrag in Höhe von … bis zum … auszugleichen. Bitte überweisen Sie auf das unten angegebene Bankkonto.“

Ist schließlich noch eine dritte oder letzte Mahnung erforderlich, weisen Sie den Gläubiger auf rechtliche Konsequenzen hin:
„Leider mussten wir den Ausgleich der offenen Rechnung bereits mehrmals anmahnen. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag in Höhe von … bis zum … auszugleichen. Sollte diese Frist erneut ohne Zahlungseingang verstreichen, werden wir rechtliche Schritte einleiten.“

Fazit: Auch wenn das Mahnwesen erheblich Zeit und auch Geld kostet, ist eine konsequente Durchführung für das Unternehmen unerlässlich und betriebswirtschaftlich sinnvoll. Schließlich führen gerade zeitnahe Mahnungen oft zum Erfolg. Mit der Hilfe von Software können Sie das Mahnwesen automatisieren und sich damit wervolle Zeit sparen.
Tipp: Wenn Sie Ihr Mahnwesen outsourcen möchten empfehlen wir für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler das webbasierte Inkassounternehmen eCollect. Die Leistungen umfassen das Mahnwesen, die vorgerichtliche Betreibung Ihrer Forderungen, das gerichtliche Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung und die Sicherung & Überwachung von bereits titulierten Forderungen.