Mahnungen schreiben | Bild: ©marcus_hofmann| fotolia.com Genauen Termin für die Zahlung angeben
Richtig mahnen setzt voraus, den Kunden den Termin für den erwarteten Zahlungseingang auf der Rechnung mitzuteilen. Dafür bieten sich verschiedene Formulierungen an:
„Wir erwarten den Zahlungseingang innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungserhalt.“
„Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum …. auf unser Geschäftskonto.“ oder
„Der Rechnungsbetrag ist bis zum … fällig. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir Ihnen ein Skonto in Höhe von 2 Prozent.“
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Richtig Mahnungen schreiben: Beispiele und Mustersätze
Viele Unternehmen installieren ein stufenweises Mahnwesen. Es ist jedoch keine Pflicht, einen Kunden drei Mal an die Zahlung der Rechnung zu erinnern! Bereits nach Verstreichen der auf der Rechnung angegebenen Frist kann zum Beispiel ein Mahnbescheid beantragt werden. Mahnungen können auch per E-Mail verschickt werden.
Das betriebliche Mahnwesen erstellt auf der Grundlage der Daten des Rechnungswesens die Mahnschreiben. Diese sollten sich formal an der DIN 5008 für geschäftliche Briefe orientieren.
Mahnungen schreiben: Erste und letzte Mahnung
Der Text der ersten Mahnung, meist eine Zahlungserinnerung, ist oft noch freundlich. Helfen Sie dem Gedächtnis des Gläubigers auf die Sprünge und geben Sie außerdem die Rechnungs- und Kundennummer, das Rechnungsdatum sowie den offenen Betrag an.
Eine Vorlage für diese Mahnung könnte so aussehen:
“Sicher haben Sie im Trubel des Alltags übersehen, unsere Rechnung zu begleichen. Wir möchten Sie auffordern, das in den nächsten Tagen nachzuholen. Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto.“
Bei der zweiten Mahnung sollte der Text schon strenger klingen:
„In unserer Buchhaltung konnte der Zahlungseingang der offenen Rechnung immer noch nicht verbucht werden. Wir fordern Sie hiermit auf, den Betrag in Höhe von … bis zum … auszugleichen. Bitte überweisen Sie auf das unten angegebene Bankkonto.“
Ist schließlich noch eine dritte oder letzte Mahnung erforderlich, weisen Sie den Gläubiger auf rechtliche Konsequenzen hin:
„Leider mussten wir den Ausgleich der offenen Rechnung bereits mehrmals anmahnen. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag in Höhe von … bis zum … auszugleichen. Sollte diese Frist erneut ohne Zahlungseingang verstreichen, werden wir rechtliche Schritte einleiten.“
Fazit
Auch wenn das Mahnwesen erheblich Zeit und auch Geld kostet, ist eine konsequente Durchführung für das Unternehmen unerlässlich und betriebswirtschaftlich sinnvoll. Schließlich führen gerade zeitnahe Mahnungen oft zum Erfolg. Mit der Hilfe von Software können Sie das Mahnwesen automatisieren und sich damit wervolle Zeit sparen.
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