IT-Outsourcing | ©picjumbocom | @pexels.com Die Auslagerung von Diensten, Plattformen und Aufgaben im IT-Bereich hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Diese Methode hat für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Dabei unterscheiden sich die konkreten Techniken teilweise deutlich. Nicht jedem Entscheidungsträger sind die Unterschiede sowie die Eigenschaften von IT-Outsourcing und IT-Outtasking klar. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um die beiden Begriffe.
Die Definition von IT-Outsourcing
Das IT-Outsourcing ist ein breit gefächerter Bereich, der in der Praxis viele unterschiedliche Formen annehmen kann. Der Begriff ist eine Kombination aus den englischen Wörtern outside, resource und using. Outsourcing steht somit für die Nutzung externen Ressourcen. Eine zentrale Definition des Outsourcings ist die komplette Ausgliederung eines bestimmten Prozesses. Es geht also darum, einen bestimmten Aufgabenbereich vollständig an einen externen Partner zu übertragen.
Das IT-Outsourcing betrifft dazu immer sekundäre Bereiche Ihres Unternehmens. Es erfolgt also nur eine Auslagerung von Aufgaben, die nicht direkt mit Ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Ein Softwareentwickler würde somit nicht die eigentliche Entwicklung von Programmen auslagern, sondern Aufgabenbereiche abgeben, die nicht direkt damit im Zusammenhang stehen. Dies könnte beispielsweise die Datensicherung sein.
Besonders weitverbreitet im IT-Outsourcing ist das Cloud Computing. Hierbei stellen externe Dienstleister Ressourcen, Plattformen und Softwareumgebungen bereit, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Cloud Computing ersetzt die Infrastruktur vor Ort, zum Beispiel einen Server, mit Ressourcen in der Cloud. Auf diese Weise müssen Sie diese Funktionen nicht selbst vorhalten oder durch teure Investitionen die erforderlichen Systeme beschaffen.
Wenn Sie beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem in der Cloud mieten, ist dies eine Form des IT-Outsourcings mittels Cloud Computing. Der Anbieter stellt die Software bereit und kümmert sich um die Administration. Dazu gehören die Entwicklung und Installation von Updates, Backups sowie die zuverlässige Bereitstellung der Plattform.
Das zeichnet IT-Outtasking aus
Das IT-Outtasking ist im Kern eine spezielle Form des IT-Outsourcings und zählt somit auch zum Konzept der Auslagerung von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister. Beim IT-Outtasking erfolgt jedoch nur die Auslagerung einer speziellen Aufgabe. IT-Outtasking bezeichnet „in der Regel das Auslagern von IT-Teilaufgaben, wie beispielsweise die Übertragung des Infrastrukturbetriebs oder die Server-Wartung.“ (Quelle: NIC Systemhaus) So beauftragen Sie einen Dienstleister nur mit einer zeitlich begrenzten und klar definierten Aufgabe. Oftmals handelt es sich um temporäre Arbeiten, für die Sie nicht über ausreichend Kapazitäten oder Fachwissen verfügen. Auch hierbei handelt es sich um sekundäre Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäfts Ihres Unternehmens gehören.
Eine weitere Eigenschaft des IT-Outtaskings ist, dass die Prozesskontrolle bei Ihnen verbleibt. So haben Sie die Kontrolle über den Zeitplan, die exakte Tätigkeit und andere Faktoren, die mit der Erledigung der Aufgabe zusammenhängen. Zudem handelt es sich es in der Regel um einzelne Aufgaben, die Teil eines größeren Prozesses sind. Auch hier unterscheidet sich das IT-Outtasking vom Outsourcing. Beim IT-Outsourcing sind es hingegen komplette Prozessstrukturen, die in ihrer Gesamtheit ausgelagert werden.
Bei Outtasking erfolgt die Abrechnung exakt entsprechend der geleisteten Arbeit. Beim IT-Outsourcing hingegen kommen oft feste Tarife zur Anwendung, beispielsweise in der Form von monatlichen Fixkosten. Typische Aufgaben im Bereich des IT-Outtaskings sind Helpdesk-Arbeiten, Dateneingaben, Recherchen, Entwicklungen von Software oder Websites sowie die Erstellung von Content.
Wie wichtig sind IT-Outsourcing und IT-Outtasking für deutsche Unternehmen?
In den letzten Jahren haben sich IT-Outsourcing und IT-Outtasking in den deutschen Unternehmen fest etabliert. Fast 80 Prozent der deutschen Unternehmen setzen im Bereich der IT inzwischen in irgendeiner Form auf externe Dienstleistungen. Das Outsourcing fördert die Digitalisierung in Unternehmen. Dies ist einer der zentralen Gründe, warum vor allem kleine und mittlere Unternehmen auf Outsourcing und Outtasking setzen.
Die fortschreitende Digitalisierung in Deutschland erfordert, dass alle Unternehmen auf digitale Strukturen setzen. Da dies mitunter durch lokale Infrastrukturen nicht umzusetzen ist, wird dies per Outsourcing oder Outtasking realisiert.
Wann sind IT-Outtasking und IT-Outsourcing sinnvoll?
Outsourcing und Outtasking haben jeweils eigene Vorteile und sind in spezifischen Situationen sinnvoll. Die Entscheidung zwischen den beiden Varianten hängt von Fall zu Fall ab und sollte strategisch getroffen werden.
So ist das IT-Outsourcing langfristig und dauerhaft ausgelegt. Sie geben also einen kompletten Teilbereich an einen externen Dienstleister ab und beauftragen diesen mit der Ausführung. Dies ist sinnvoll, wenn Sie nicht über die erforderlichen Ressourcen oder das Fachwissen verfügen, um einen spezifischen Aufgabenbereich selbst abzudecken.
Ein Beispiel hierfür ist das Outsourcing der IT-Sicherheit. Die IT-Sicherheit erzeugt zum einen hohe Kosten und erfordert zum anderen Fachwissen. Spezialisten für die IT-Sicherheit lassen sich oft nicht so leicht finden und sind entsprechend teuer. Externe Dienstleister für die IT-Sicherheit übernehmen dauerhaft die Überwachung Ihres Netzwerks mit allen dazugehörigen Aufgaben. Durch das IT-Outsourcing müssen Sie sich also gar nicht mehr mit dem Thema IT-Sicherheit beschäftigen.
Die Vorteile des IT-Outtaskings zeigen sich hingegen bei einzelnen Projekten und einem kurzfristigen Mangel an Kapazitäten. So lässt sich Spezialwissen für eine neue Aufgabe hinzugewinnen, die mit eigenen Mitteln nicht umzusetzen wäre. Dies kann beispielsweise Unterstützung für Rechercheaufgaben sein oder die Auslagerung der Entwicklung einer neuen Webseite für Ihr Unternehmen.
Sowohl IT-Outtasking als auch IT-Outsourcing haben ihre Stärken. Richtig eingesetzt nutzen Sie die spezifischen Eigenschaften beider Konzepte zu Ihrem Vorteil.