Inkasso | © Andrea Piacquadio | pexels.com Ein Inkassofall entsteht, wenn Forderungen, wie offene Rechnungen, nicht bezahlt werden. Inkasso hilft Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern, offene Forderungen einzubringen und das Risiko von Zahlungsausfällen zu reduzieren.
Offene Rechnungen sind ärgerlich, sie beeinträchtigen die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens und verursachen hohe Kosten. Bleiben Kundenzahlungen aus, können eigene Verbindlichkeiten nicht pünktlich bedient werden, für Darlehen oder Überziehungen fallen Zinsen an. Der Verwaltungsaufwand für die Überwachung der offenen Forderungen und für das Mahnwesen ist außerdem erheblich.
Das Wichtigste in Kürze
- Inkasso umfasst einen Teil des Debitorenmanagements, nämlich aller Maßnahmen zur Eintreibung überfälliger Forderungen.
- Die Maßnahmen können sowohl vom Gläubiger selbst als auch von Rechtsanwälten und spezialisierten Inkassounternehmen durchgeführt werden.
- Das Outsourcing dieser Leistungen schont eigene Ressourcen und bringt Effizienzvorteile mit sich.
- Der Umfang der Inkasso-Leistungen kann bei seriösen Anbietern individuell zugeschnitten werden.
- Die gesetzlich geregelten Kosten haben die Schuldner zu tragen, darüber hinausgehende Vereinbarungen sind jedoch möglich und gehen zu Lasten der Gläubiger.
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Inkasso – was ist das? Das Prinzip einfach erklärt
1. Ein Unternehmen liefert vereinbarungsgemäß Waren an seinen Kunden und stellt ihm diese in Rechnung. Für die Bezahlung der Forderungen in Höhe von 10.000 Euro wird ein Zahlungsziel von vier Wochen festgelegt.
2. Der Kunde überschreitet dieses Zahlungsziel, sodass das Unternehmen ein Mahnverfahren eröffnet. Selbst darauf reagiert der Kunde nicht, der Schuldner zahlt nicht – was tun? Das Unternehmen kann selbst aktiv werden, aber mit der Beitreibung der offenen Forderung auch einen Rechtsanwalt oder ein spezialisiertes und ordnungsgemäß registriertes Inkassounternehmen beauftragen.
3. Das Inkassounternehmen prüft die Rechnung, setzt den Kunden über die neue Situation in Kenntnis und räumt ihm erneut eine Zahlungsfrist ein. Verstreicht auch diese fruchtlos, können weitere Inkasso-Maßnahmen, wie beispielsweise die Ausstellung eines Mahnbescheids zur Erwirkung eines vollstreckbaren Titels, eingeleitet werden.
4. Zahlungsempfänger für die offene Forderung und die zusätzlich anfallende Inkasso-Gebühren ist nun das Inkassounternehmen. Dieses ist auch in Absprache mit dem Unternehmen dazu berechtigt, Ratenzahlungen zu vereinbaren und zu überwachen.
5. Sobald die Forderungen ausgeglichen sind, erhält das Unternehmen diese abzüglich der üblicherweise vereinbarten Inkasso-Provision überwiesen.
Definition
Der Begriff Inkasso umfasst alle Maßnahmen, die zur Einziehung von offenen Forderungen gegenüber einem Schuldner ergriffen werden. Damit zählt Inkasso zum Debitorenmanagement. Davon unberührt bleibt, ob der Gläubiger selbst aktiv wird oder einen Rechtsanwalt oder ein professionelles Inkassounternehmen mit diesen Aufgaben betraut.
Wann ist Inkasso sinnvoll?
Inkasso-Maßnahmen sind immer dann notwendig, wenn sich auf dem üblichen Weg keine Einigung zur Begleichung der offenen Forderungen mit dem Schuldner erzielen lässt. Dabei lässt sich kein Mindestbetrag definieren, die Leistungen oder Lieferungen wurden schließlich erbracht und müssen in irgendeiner Form bezahlt werden. Die anfallenden Inkasso-Kosten sind ohnehin erstattungsfähig, sie müssen also vom Schuldner getragen werden.
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Es stellt sich demnach nur die Frage, ob und ab welchem Stadium des Verzugs die Inkasso-Maßnahmen an einen Spezialisten ausgelagert werden sollten. Die Inkassounternehmen bieten dafür unterschiedliche Lösungen an: So können die Gläubiger selbst mahnen, wenn Kunden ihren Zahlungen nicht pünktlich oder vollständig nachkommen.
Das erfordert ein qualifiziertes Forderungsmanagement, soll die Liquidität nicht über die Gebühr strapaziert werden. Oft genug sind Unternehmen schon aus Personalgründen damit überfordert, was die Einschaltung eines auf Inkasso spezialisierten Dienstleisters umso wichtiger macht – zumal der damit verbundene Mehraufwand zu Lasten des Schuldners geht.
Dieser kann nicht nur das komplette Mahnwesen übernehmen, sondern nutzt dafür ausgefeilte Prozesse, um schnellstmöglich zum Erfolg zu kommen. Die Forderung muss jedoch unbestritten sein, denn ein Inkasso-Dienstleister hat lediglich die Aufgabe, diese unter Ausnutzung der rechtlichen Möglichkeiten beim Schuldner einzutreiben. Auf diesem Gebiet liegen die Kompetenzen des Inkassounternehmens. Mit dem Outsourcen können Gläubiger also nicht nur Kosten, sondern auch Ressourcen schonen, um sich auf das eigentliche Geschäftsfeldkonzentrieren zu können.
Wann ist Inkasso (nicht mehr) sinnvoll?
Ab welchem Betrag sich Inkasso durch externe Dienstleister rechnet, hängt immer von den konkreten Voraussetzungen ab: Verfolgen beispielsweise Privatpersonen ihre Interessen oder verzeichnet ein Unternehmen nur wenige säumige Zahler, kann das eigenständige Vorantreiben der Inkasso-Maßnahmen unter dem Strich sinnvoller sein.
Häufen sich jedoch die Mahnverfahren und stellen die Buchhaltung vor große Herausforderungen, dann kann eine auf die Bedürfnisse zugeschnitten Vereinbarung mit einem Inkassounternehmen eine clevere Lösung sein: Die spezialisierten Inkassounternehmen kennen nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen, die sich zielführend ausschöpfen lassen, sondern greifen auch auf bewährte Abläufe zurück.
Allerdings gibt es durchaus Fälle, die selbst das professionellste Inkasso scheitern lassen. Sogenannte uneinbringliche Forderungen sind dann nur noch auszubuchen. Die Definition ist hierzu klar: Eine Forderung wird dann als uneinbringlich bezeichnet, wenn
- der betroffene Schuldner ohne Rechtsnachfolger verstorben ist,
- er nachweislich zahlungsunfähig ist, also zum Beispiel eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat,
- der Aufenthaltsort des jeweiligen Schuldners nicht zu ermitteln ist,
- Zwangsvollstreckungsmaßnahmen keine Ergebnisse gebracht haben,
- mangels Masse ein Insolvenzverfahren eingestellt werden musste oder
- die Forderung zwischenzeitlich verjährt ist.
Wichtig ist, dass die Gläubiger diese Situationen auch eindeutig belegen müssen, also auf Nachfragen des Finanzamtes auch konkrete Anhaltspunkte vorlegen können.
Um diese Fälle weitestgehend zu vermeiden, streben seriöse Inkassounternehmen in erster Linie einen konstruktiven Dialog mit den Schuldnern an. So lassen sich Ratenzahlungsvereinbarungen nutzen, um die Forderungen Schritt für Schritt abzutragen. Diese müssen jedoch aufwendig verwaltet und kontrolliert werden.
Denn auch die Verjährungsfristen sind im Blick zu behalten: In der Regel ist eine Forderung verjährt, sobald drei Jahre ab dem Ablauf des Kalenderjahres vergehen, in dem die Rechnung gestellt wurde. Mahnungen halten die Verjährung nicht auf, lediglich ein Mahnbescheid kann den Vorgang hemmen.
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Der bewährte Inkasso Ablauf
Sobald Unternehmen Dienstleister mit dem Inkasso beauftragen, können diese einen Inkasso-Brief versenden: Als einzige Voraussetzung muss nämlich eine unbestrittene und überfällige Forderung vorliegen – ein Inkasso ohne Mahnung ist also durchaus rechtmäßig. Allerdings liegt es naturgemäß im Interesse eines Unternehmens, seine Kundenbeziehungen nicht sofort zu riskieren. Deswegen geht ein seriöses Inkassounternehmen folgendermaßen vor:
1. Prüfung der Forderung und der Bonität des Schuldners
2. Inkasso Mahnverfahren
3. Inkasso Mahnbescheid
4. Inkasso Vollstreckungsbescheid
5. Inkasso Zwangsvollstreckung
Vermag es der Dienstleister trotz der vorgerichtlichen Inkasso-Maßnahmen nicht, die offenen Forderungen eintreiben zu können, kann das Inkasso sofort ein gerichtliches Mahnverfahren eröffnen.
Dazu stellt das Inkassounternehmen einen Antrag auf Mahnbescheid, der dem Schuldner zugestellt wird. Dieser hätte nun die Möglichkeit zum Widerspruch oder zum Ausgleich der Forderungen. Ergreift er diese nicht, folgt der Antrag auf Vollstreckungsbescheid, der als vollstreckbarer Titel letztendlich die Zwangsvollstreckung und Pfändung ermöglicht.
Wie schnell gelangt man zum Erfolg?
Der Erfolg der Inkasso-Maßnahmen hängt vom Zahlungswillen und der Zahlungsfähigkeit der Schuldner ab: Reicht in vielen Fällen schon ein qualifizierter Inkasso-Brief, in dem auf die möglichen Konsequenzen eines weiteren Verzugs hingewiesen wird, zögern sich andere Fälle bis zur letzten Stufe der möglichen Maßnahmen hin. Um das Geld eintreiben zu können, müssen die Inkassounternehmen dann Konten oder Vermögen pfänden.
Vorteile und Nachteile der Inanspruchnahme von Inkassounternehmen
Die Einschaltung eines Dienstleisters, um von diesem professionell Schulden eintreiben zu lassen, hat naturgemäß nicht nur Vorteile. Gläubiger können zwar das aufwendige Forderungsmanagement effektiv und ressourcenschonend auslagern, was in der Regel schneller zum Zufluss der Liquidität führt.
Aber die Kundenbeziehung ist nach einem solchen Verfahren mit großer Wahrscheinlichkeit beendet oder zumindest gestört. Es ist also detailliert abzuwägen, welche Bereiche des Forderungsmanagements auf ein Inkassounternehmen übertragen werden. So können beispielsweise langjährige oder wichtige Kunden ausgeklammert werden und individuell betreuen.
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Wichtiger Zusammenhang von Inkasso und Schufa
Die als Schufa bezeichnete Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung sammelt zu natürlichen und juristischen Personen Informationen, die Rückschlüsse auf deren künftiges Zahlungsverhalten zulassen. Auf Anfrage werden diese Daten zur Verfügung gestellt und zu einem Score-Wert verarbeitet. Inkassounternehmen prüfen die Bonität der Schuldner anhand dieser Daten, bevor sie überhaupt Inkasso-Maßnahmen ergreifen. Versenden sie dann einen Inkasso-Brief, hat das für den Schuldner noch keinerlei Konsequenzen. Erst die Ausstellung eines Mahnbescheids löst einen entsprechenden Eintrag in der Schufa aus. Die Inkasso-Rechte lassen es auch nicht zu, dass mit einem derartigen Eintrag gedroht wird.
Einschlägige Merkmale seriöser Inkassounternehmen
Inkassounternehmen genießen nicht immer einen guten Ruf, vor allem fragliche Praktiken, die auf der Einschüchterung der Schuldner beruhen, haben dazu beigetragen. Es gibt aber einige Indizien, die auf die Seriosität eines Anbieters hinweisen und über das gut erreichbare Büro hinausgehen:
- Das Inkasso-Büro sollte im Rechtsdienstleistungsregister geführt werden, dazu müssen einige Bedingungen erfüllt werden.
- Die Mitgliedschaft in einem der großen Interessenverbände, wie beispielsweise im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. (BDIU), verpflichtet das Inkassobüro zur Einhaltung strenger Regeln. Die Kontrollen erfolgen durch den Verband und können zu Sanktionen führen.
- Darüber hinaus sollte ein Anbieter für Inkasso online erreichbar sein, transparente Gebührenstrukturen sowie stringente Prozesse vorweisen können.
Nicht zuletzt sollten Unternehmen auf eine umfassende Beratung Wert legen und darauf achten, dass eine Vereinbarung mit einem Inkassounternehmen ganz individuell auf den konkreten Bedarf zugeschnitten werden kann.
Welche Kosten sind vertretbar?
Beim Inkasso handelt es sich grundsätzlich um eine Rechtsdienstleistung, für die eine Vergütung berechnet werden kann. Den Rahmen für diese Vergütung bildet das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDGEG), das die Inkassokosten für außergerichtliche Maßnahmen denen gleichsetzt, die ein Rechtsanwalt fordern könnte.
Diese Inkasso-Gebühren muss der Schuldner mit bezahlen, wurden sie doch durch den Zahlungsverzug verursacht. Davon unbenommen sind Vereinbarungen zwischen Inkassounternehmen und Gläubiger, die dem Schuldner nicht anzulasten sind.
Ein Rechtsanwalt rechnet seine Leistungen wiederum nach Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) ab. Für das Eintreiben von Forderungen wird regelmäßig eine 1,3-fache Geschäftsgebühr erhoben, die um eine Auslagenpauschale und eventuell die Mehrwertsteuer ergänzt wird. Die Auslagen dürfen mit 20% der Geschäftsgebühr – höchstens jedoch 20 Euro veranschlagt werden.
Beispiel Berechnung Inkassogebühren
Forderung bis 500 Euro
1,3-fache Geschäftsgebühr = 58,50 Euro
Auslagenpauschale = 11,70 Euro
Mehrwertsteuer = 13,33 Euro
Gesamt = 83,53 Euro
Für Kleinstforderungen werden von einigen Inkassounternehmen davon abweichende Gebühren berechnet, indem beispielsweise nur eine einfach Geschäftsgebühr angesetzt wird. Erzielt das Inkassounternehmen einen Erfolg, hat der Schuldner diese Gebühren zu tragen. Aufschluss geben Inkasso-Rechner, mit denen sich die jeweiligen Kosten ermitteln lassen.
Sollten die Inkasso-Maßnahmen nicht von Erfolg gekrönt sein, muss der Gläubiger diese Kosten tragen. Ausschlaggebend sind jedoch die individuellen Vereinbarungen. Insbesondere bei einer Mitgliedschaft in einem der großen Inkasso-Verbände dürfen Unternehmen komfortable Lösungen erwarten.
Beispielsweise in Form einer Nichterfolgspauschale, die sich nach dem Hauptforderungswert richtet. Die reine Beauftragung dürfte an dieser Stelle noch keine Inkassokosten verursachen, bis zum Abschluss des Verfahrens bleibt das Inkasso kostenlos. Allerdings finden sich auf dem großen Inkasso-Markt auch in Bezug auf die Gebühren große Unterschiede, ein detaillierter Vergleich im Vorfeld lohnt sich hier in jedem Fall.
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