Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und können steuerlich zu großen Problemen führen. Denn Geschenke an Geschäftspartner, Mitarbeiter und Kunden werden von Prüfern des Finanzamtes besonders kritisch beäugt. Schließlich dürfen durch Schenkungen keine Steuervergünstigungen entstehen. Daher wurden komplizierte steuerliche Vorschriften erlassen, wie Geschenke steuerlich zu behandeln sind.

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Den Begriff Geschenk genau kennen

Als Schenken wird rechtlich das freiwillige Übertragen des Eigentums an einer Sache oder einem Recht an einen Dritten ohne Gegenleistung verstanden. Steuerlich dürfen Unternehmer Geschenke grundsätzlich dann als Betriebsausgabe absetzen, wenn sie zum Beschenkten in einem betrieblichen Verhältnis stehen. Werbegeschenke wie die Flasche Wein für Stammkunden zum Weihnachtsfest, Give-Aways am Tag der offenen Tür oder der Geburtstagsblumenstrauß für den Angestellten sind typische Geschenke.

Geschenke als Betriebsausgaben verbuchen

Möchten Unternehmen Geschenke als Betriebsausgaben verbuchen, dürfen sie an einen Kunden oder Geschäftspartner nicht mehr als 35 Euro im Jahr verschenken. Dann dürfen die Gaben auch privat genutzt werden. Ein Spezialwerkzeug für einen befreundeten Handwerker darf also weitaus mehr als 35 Euro kosten und trotzdem als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Schenken Sie aber Ihrem Versicherungsvertreter zum Geburtstag einen Blumenstrauß für 25 Euro und zum Weihnachtsfest eine gute Flasche Wein für 20 Euro, so wird die Freigrenze von 35 Euro überschritten und die gesamte Summe nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Notwendig für solche Berechnungen sind natürlich Aufzeichnungen, die Sie führen müssen! Auf jedem Buchungsbeleg für ein Geschenk muss der Empfänger vermerkt sein. Die Aufzeichnungspflicht entfällt aber für sogenannte Streuartikel mit einem Wert unter 10 Euro.

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Empfänger müssen Geschenke als Einnahmen versteuern

Der Empfänger eines Geschenkes muss die Gabe bei sich als Einnahme versteuern (Ausnahme wieder: Werbe-Streuartikel). Das ist ärgerlich – welcher Unternehmer möchte schon seinen Beschenkten den Wert seiner Gaben mitteilen. Verhindern lässt es sich, indem der Unternehmer die Geschenke mit einem Steuersatz von 30 Prozent pauschal der Steuer unterwirft. Bemessungsgrenze ist der Einkaufswert einschließlich Umsatzsteuer. Hier gibt es eine Informationspflicht an den Beschenkten. Gesetzlich verankert ist das im Einkommenssteuergesetz, Paragraph 37b. An die Entscheidung für die pauschale Versteuerung ist das Unternehmen für das laufende Jahr gebunden.

Geschenke an Arbeitnehmer sind besonders zu prüfen

Zuwendungen an Angestellte gelten nur dann als Geschenk bzw. Aufmerksamkeit, wenn sie zusätzlich zur regelmäßigen Entlohnung und ohne Gegenleistung erbracht werden. Sie bleiben lohnsteuerfrei und sind auch nicht sozialversicherungspflichtig, wenn

  • sie aus einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes) übergeben werden,
  • sie einen Wert von 60 Euro nicht überschreiten (bis 2014: 40 Euro),
  • sie Sachgeschenke (keine Barzuwendungen!) sind.

Wertvollere Geschenke werden sowohl lohnsteuer- als auch SV-pflichtig. Der Unternehmer kann aber auch hier die pauschale Lohnsteuer nach §37b EStG übernehmen. Die SV-Pflicht entfällt aber dadurch nicht!

Laufende Sachzuwendungen müssen abgegrenzt werden

Geschenke, die an Mitarbeiter nicht aus den oben genannten persönlichen Anlässen überreicht werden, müssen zu den Sachzuwendungen gezählt werden. Hier gilt die Freigrenze von 44 Euro im Monat. Bis zu diesem Wert bleibt der Sachbezug unversteuert und ohne SV-Abgaben. Sachzuwendungen sind besonders als Motivation für Mitarbeiter beliebt, wie zum Beispiel als Tankgutschein oder der Mitgliedsbeitrag im Fitness-Studio.

Geschenke können der Umsatzsteuer unterliegen

Besonderes Augenmerk gilt sowohl der Umsatz- als auch der Vorsteuer. Vorsteuer darf nur bei Geschenken unter 35 Euro gezogen werden, wenn der Empfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist. Umsatzsteuer fällt allerdings nicht an, weil die Beträge unerheblich sind. Bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Personen wie dem Vermieter oder dem Versicherungsvertreter entfällt der Vorsteuerabzug. Auch bei allen Geschenken über der jährlichen 35 €-Freigrenze pro Person darf sie nicht gezogen werden. Das sind keine Betriebsausgaben und daher gibt es keine Vorsteuer zurück.

Es gehört zu den jährlichen Abschlussarbeiten, die Aufzeichnungen der Geschenke auf die Einhaltung der Freigrenzen zu überprüfen und den Vorsteuerabzug eventuell zu korrigieren. Noch komplizierter wird es bei Geschenken an Arbeitnehmer. Vorsteuer darf hier immer gezogen werden, da die Aufwendungen ja betrieblich veranlasst sind. Geschenke aus privatem Anlass jedoch gelten als unentgeltliche Lieferung und sind daher der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Sachzuwendungen der 44 €-Freigrenze jedoch werden in unternehmerischen Interesse (meist als Belohnung oder zur Motivation) gegeben und sind dann wieder umsatzsteuerfrei.

Geschenke an Geschäftspartner, Mitarbeiter und Kunden richtig verbuchen

In der Praxis sollten Unternehmer stets darauf achten, dass die Belege für Geschenke korrekt ausgestellt sind. Sie müssen den Namen des Beschenkten ausweisen (Ausnahme: Streuartikel). Folgende Sachkonten sind in der Buchhaltung nützlich:

  • Geschenke geringer als 35 €
  • Geschenke mehr als 35 €
  • Geschenken an Mitarbeiter
  • Sachzuwendungen an Mitarbeiter

Vermerken Sie im Buchungstext auch den Namen des Beschenkten. Finanzbehörden schauen sich die Buchungen der Geschenke gern genau an. Oft werden hier Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten oder die Steuergesetze aufgedeckt. Dann drohen Nachzahlungen oder sogar Zuschätzungen.

Nur richtiges Schenken bereitet Freude

Unternehmer sollten also die Freigrenzen im Blick haben, wenn sie dem Empfänger wirklich Freude bereiten wollen. Geschenke für Angestellte sollten den Wert von 60 € nicht überschreiten, Geschenke an Geschäftspartner 35 €. Darüber hinaus ist eine pauschale Versteuerung sinnvoller als die Offenlegung des Wertes der Geschenke. Genaue Aufzeichnungen im laufenden Jahr helfen im Jahresabschluss, die Steuerbesonderheiten zu überprüfen und Korrekturen zu buchen.

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