ERP-Software ERP Software | Bild: © shutterstock.com

In vielen Unternehmen gleicht das Stichwort ERP einem Nonplusultra. Es geht nicht ohne und alles baut darauf auf. Das ist zum Teil richtig, doch gerade kleinere Betriebe und mittelständische Unternehmen fragen sich, ob ihnen ein ERP auch zum Vorteil verhelfen könnte. Wenn es in Großbetrieben unverzichtbar ist, dann ist es in kleineren Unternehmen doch ebenfalls sinnvoll? Oder würde die Kosten-Nutzen-Rechnung keine positive Bilanz zeigen? Dieser Artikel beschäftigt sich mit diesen Fragen und erklärt, warum ERP-Lösungen auch in Kleinbetrieben durchaus praktikabel sein können.

Was macht ein ERP-System im Unternehmen genau?

Viele Unternehmen haben längst von ERP-Systemen gehört, sei es als Systemlösung oder unter dem Namen, der gerne umgangssprachlich stattdessen verwendet wird: SAP. Nur, während Mitarbeiter oder auch Unternehmer durchaus schon mal mit einzelnen Aspekten des Systems arbeiteten, bleibt gerne vergessen, was dieses System eigentlich bedeutet:

Bedeutung: ERP steht für Enterprise Resource Planning. Es ist also eine Softwarelösung, die ein Unternehmen nutzen kann, um Ressourcen besser zu planen oder zu organisieren. Wie umfangreich das System ist, hängt vom System und vom Unternehmen ab.
Bereiche: das wichtigste Element ist die zentrale Datenbank, die praktisch alle Informationen bündelt, bereitstellt und zusammenhält. Von hier aus gehen die Einzelbereiche aus: Personalwesen, Mobile/Stationäre Anwendungen, Dokumentenmanagement, Workflow, Business Intelligenz und Projektmanagement.
Nutzung: das System kann dazu genutzt werden, sämtliche Prozessabläufe gebündelt über dieses Programm abzuhandeln.
Erweiterungen: ERP-Systeme lassen sich mit anderen Anwendungen koppeln. Die Warenwirtschaft wird beispielsweise synchronisiert, sodass beide Anwendungen miteinander arbeiten und die Abläufe zu verbessern helfen. Auch ein CRM kann auf die Daten des ERP zurückgreifen und Analysen oder Kampagnen besser steuern.
 
Allein dies macht schon deutlich, dass es nicht das eine ERP gibt. Der Markt ist schon im Bereich der Standardlösungen sehr vielseitig. Unternehmen nutzen oft individuelle Lösungen, um die besten Ergebnisse zu erhalten. Wichtig ist zudem, zu bedenken, dass ein ERP nicht allein in der Hauptniederlassung eingesetzt werden kann. Für den reibungslosen und wirklich erfolgreichen Einsatz müssen auch Nebenstellen in das System eingebunden werden.

 

ERP-Systeme beschränken sich nicht nur auf die Warenwirtschaft.

ERP-System in der Warenwirtschaft | Bild: ©Ben_Kerckx | pixabay.com

Mitarbeiterzahlen und Unternehmensgröße – wichtige Faktoren?

Bis vor einiger Zeit hieß es, dass ERP-Lösungen nur für Großunternehmen angeraten seien. Die Denkweise hatte ihren Sinn, denn die Anschaffung und Einführung ist durchaus teuer und kleinere Betriebe setzten somit lieber auf schlichtere Lösungen. Doch im Zuge der Globalisierung, die nun mal auch mittlere und kleine Betriebe betrifft, bietet der Einsatz eines ERPs Vorteile. Eine gut durchdachte Lösung hilft im Laufe der Zeit nicht nur dabei, Kosten und Lagerplätze einzusparen, schonend mit Ressourcen umzugehen, sondern auch dabei, zumindest mit der Konkurrenz mithalten zu können. Gerade die Analysefunktionen sind hier sehr nützlich. Aber wann lohnt sich ein ERP und welche Faktoren beeinflussen die Entscheidung? Ein Überblick:

Mitarbeiterzahlen: offen gestanden sind sie fast nebensächlich. Ein Unternehmen, welches sich als global Player sieht, international agiert und in der eigenen Vertriebsbranche erfolgreich ist, kann mit nur zehn Mitarbeitern mehr von dem ERP profitieren, als ein großes Unternehmen, das zwar das Zehnfache an Mitarbeitern hat, jedoch nur sehr begrenzt im direkten Umfeld tätig ist.
Unternehmensgröße: auch sie spielt nur indirekt eine Rolle. Experten sagen sogar, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren können, wenn sie auf ERP-Systeme umstellen.
Ausrichtung: das ist der ausschlaggebende Punkt. Unternehmen mit Monteuren, Bestellsystemen, online agierende Betriebe, auch Finanz- und Versicherungsdienstleister – sie alle können durchaus profitieren. Ein Handwerksbetrieb wie Maler- oder Lackierer, Installateure oder auch Schreinereien hingegen fallen nicht unbedingt in das Raster.

Grundsätzlich ist es wichtig, sich vorab zu informieren und auch zu schauen, welche Lösungen sich für den Bereich anbieten. Mit was arbeitet die Konkurrenz? Wo liegen die Stärken und Schwächen des eigenen Betriebs?

Gibt es weitere Entscheidungskriterien?

Es wird schon deutlich, dass die Entscheidung oder gegen ein ERP-System nicht mit der Entscheidung für Kalendersoftwares oder Kundenstammsoftwares vergleichbar ist. Dafür ist das ERP allein ein zu mächtiges Instrument. Unternehmen sollten sich also vorab folgende Fragen stellen:
Vorteile: gibt es Bereiche im Unternehmen, die von der Einführung profitieren könnten? Würde die Produktionsplanung nachhaltiger werden? Macht die Einführung das Rechnungswesen oder das Personalwesen einfacher?

Ziele: welche Ziele hat das Unternehmen in der nahen und entfernten Zukunft? Wie kann oder soll das ERP bei der Zielerreichung helfen?
Aktueller Stand: wo steht das Unternehmen aktuell?
Nachdem diese Fragen beantwortet wurden, kann es an die Auswahl des ERP gehen. Auch hier kommt es wieder auf die eigenen Vorstellungen und Ziele und Möglichkeiten an:
Technische Anforderungen: wie steht es um diese? Welches Betriebssystem wird genutzt, wird eine Datenbank verwendet, und welche Möglichkeiten bestehen, um diese mit dem ERP zu verbinden? Nicht jedes ERP arbeitet beispielsweise mit jedem System.
Funktionale Anforderungen: ist es wichtig, dass das ERP Preise eigenständig ermittelt oder die Lagerhaltung »begreift«? Auch hier gilt es, den aktuellen Stand als Grundlage zu nehmen.
Flexibilität: Geschäftsabläufe verändern sich ständig. Ein ERP sollte also schnell anpassbar sein. Ist dies nur mit einem maximal großen Aufwand möglich, müssen andere (ERP-)Lösungen gefunden werden.
 
Jetzt kann es an die Feinauswahl gehen. Wichtig ist übrigens zudem, den Support und die Einführung des ERP mit zu begutachten. Einige Unternehmen machen den Fehler und lassen zwar das System einrichten, glauben aber, es reicht eine kurze Erklärung. Um ein ERP in allen Zügen nutzen zu können, ist meist eine Einarbeitung samt Schulungen und Workshops notwendig. Oftmals rührt die Unzufriedenheit oder das Gefühl, dass das ERP nichts bringt, nämlich daher, dass auf Schulungen verzichtet wurde und somit kaum einer im Unternehmen weiß, wie das ERP richtig genutzt wird.

 

ERP-System Hardware

ERP-System Hardware | Bild: ©ColossusCloud | pixabay.com

Fazit – viele Gründe sprechen für ein ERP

Das ERP ist ein mächtiges Werkzeug, das, wenn es korrekt und sorgsam ausgewählt und eingeführt wurde, auch kleine Unternehmen bestens unterstützen kann. Doch bis zu diesem Punkt ist eine gewisse Vorauswahl notwendig, denn es muss das ERP für das eigene Unternehmen gefunden werden. Die meisten Systeme können optimal auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgelegt und abgeändert werden, sodass eine kompakte Lösung zum Vorschein kommt, die den Tagesablauf erleichtert, anstatt ihn mit Problemen zu erschweren.