ERP-Software ERP Software | Bild: © shutterstock.com

ERP-Systeme nehmen mittlerweile in allen Branchen einen immer höheren Stellenwert ein. Denn sie entwickeln sich regelmäßig weiter und bieten zunehmend mehr Funktionen, die Firmen bei ihrem Tagesgeschäft zusätzlich unterstützen. Dadurch findet am IT-Markt jedoch auch ein stärkerer Konkurrenzkampf unter den Anbietern statt. Wie können Unternehmer und Selbstständige in der Vielzahl an verschiedenen Programmen das für sie geeignetste auswählen? Und welche Faktoren gilt es bei der Entscheidung für eine ERP-Software zu berücksichtigen?

Was ist ein ERP-System?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezieht sich auf Programme, die dafür zuständig sind, sämtliche Ressourcen eines Unternehmens nach dem jeweiligen Geschäftsmodell bestmöglich zu steuern und zu planen. Das bedeutet, dass eine solche Software alle betrieblichen Funktionsbereiche erfasst, koordiniert und optimiert, damit Firmenprozesse reibungslos ablaufen.

Zu den einzelnen Unternehmensbereichen zählen unter anderem:

  • Produktion
  • Qualitätsmanagement
  • Einkauf und Bestand
  • Rechnungswesen
  • E-Commerce
  • Marketing und Vertrieb
  • Projektmanagement
  • Controlling
  • Personal

 

Vorteile von ERP für Unternehmer

Ein ERP-System ist ein wahrer Alleskönner und leistet Firmen enorme Dienste im Datenmanagement und in der Anpassung von Unternehmensabläufen. Betriebe profitieren dabei von folgenden Vorzügen:

  • Vor allem in Bereichen wie der Buchhaltung und Logistik automatisiert ein ERP-Programm zahlreiche organisatorische Arbeitsschritte, die somit lediglich geprüft und bestätigt werden müssen. Dadurch können Unternehmen Personalkosten einsparen.
  • Zudem lassen sich manuelle Fehler vermeiden und einzelne Abteilungen können hinsichtlich ihrer Effizienz untersucht und ausgebaut werden.
  • Die firmeninternen Kommunikationsstrukturen vereinfachen sich und ermöglichen allen Mitarbeitern einen direkten sowie unkomplizierten Austausch aufgrund der zentralen Datenerfassung.
  • Qualitätsstandards sind wesentlich einfacher zu kontrollieren, wodurch der Betrieb die Kundenzufriedenheit auch in Zukunft gewährleisten kann.
  • Insgesamt erhöht sich die Produktivität und Firmen haben die Möglichkeit, strategische Entscheidungen zukünftig leichter zu treffen und umzusetzen.

 

Schritt für Schritt zur passenden Software

Da Unternehmen nicht tagtäglich ein neues ERP-System einführen oder den Anbieter wechseln, ist es umso wichtiger, die Auswahl mit Bedacht zu treffen und dabei viele verschiedene Aspekte miteinzubeziehen.

  1. Mit der Unternehmensanalyse beginnen

Zunächst ist es notwendig, die Schwachstellen im eigenen Betrieb ausfindig zu machen und nach Lösungen zu suchen. Aus dieser Analyse gehen schließlich die Anforderungen an das zukünftige ERP-Programm hervor.

 

  1. Ziele definieren

Damit die Wahl zielgenau auf das richtige Softwareprodukt fällt, sollten Unternehmer ihre Ansprüche an dieses klar definieren. Diese Eigenschaften stehen bei der Entscheidung für einen Anbieter meistens im Vordergrund:

  • Hohe Flexibilität und Leistungsfähigkeit
  • Marktgerechter Preis
  • Branchen- und Projekterfahrung
  • Maximale Sicherheit

 

  1. Kriterien festlegen

Für viele Betriebe spielt hier besonders der Produktpreis eine große Rolle. Dabei ist dieser noch verhältnismäßig einfach zu beurteilen. Allerdings sollten abgesehen von den einmaligen Anschaffungskosten ebenso wenig die wiederkehrenden Kosten über den gesamten Nutzungszeitraum vergessen werden. Die Recherche zu den einzelnen Funktionen der Software gestaltet sich da schon wesentlich schwieriger und benötigt umfassende Informationen, sodass sowohl Kunden- als auch Firmenanforderungen erfüllt werden können. Des Weiteren sind Unternehmer gut vorbereitet, wenn sie die Investitionssicherheit bezüglich Systemerweiterungen, technischer Ausstattung und Benutzerfreundlichkeit eingehend prüfen. Schlussendlich ist die Brancheneignung zu analysieren. Hier hat sich innerhalb der letzten Jahre viel getan und es gibt mittlerweile einige speziell auf bestimmte Berufssparten zugeschnittene Systeme zu kaufen.

 

  1. Suche starten

Für einen erfolgreichen Auswahlprozess ist ausführliche Ermittlungsarbeit gefragt. Firmen haben verschiedene Optionen, sich über ERP-Anbieter schlau zu machen, zum Beispiel durch Fachzeitschriften, Messebesuche, Softwarekataloge oder das Internet. Dieser ERP-Ratgeber verschafft Interessierten einen Marktüberblick in der Angebotsvielfalt.

 

  1. Vorauswahl treffen

Diejenigen Programme, die schließlich laut den Rechercheergebnissen des Unternehmens am besten zu ihm passen könnten, werden in einer Übersicht zusammengestellt und lassen sich hinsichtlich Präsentation, Kosten sowie Bewertungen vergleichen.

 

  1. ERP-System auswählen

Anschließend entscheidet sich der Betrieb für ein Programm, das den Unternehmensanspruch optimal erfüllt und es erfolgt der Vertragsabschluss mit dem jeweiligen Softwareanbieter.

 

Empfohlene Anbieter im Vergleich

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