Firmen-Gebäudeversicherung | ©Tiberius Gracchus | fotolia.com Neben Geschäftsmodell, Patenten und kreativen Produkten und Dienstleistungen wird der Wert eines Unternehmens auch durch die Größe seines Kundenstamms bestimmt. Doch die Bedeutung von korrekten Kundenstammdaten wird heute von vielen Unternehmern noch unterschätzt. Dabei lassen sich die einmal gesammelten Kundendaten für verschiedene Bereiche im Betrieb einsetzen. Neben der Adressermittlung, bei der Adressen von Kunden und Partnern aktuell gehalten werden, hilft eine regelmäßige Adressvalidierung bei dem Aufbau und der Pflege einer sauberen und hochwertigen Kundendatei.
Korrekte Kundendaten sind Grundlage für das Rechnungswesen
In erster Linie werden die Stammdaten der Kunden erfasst, um die Waren richtig auszuliefern und die Rechnung korrekt zuzustellen. So ist es selbstverständlich, dass die Adressangaben (Name oder Firmenbezeichnung, Ort und Postleitzahl, Straße und Hausnummer) stimmen müssen. Zur eindeutigen Identifizierung des Bestellers ist es zu empfehlen, auch das Geburtsdatum und das Geschlecht abzufragen und zu erfassen. Das Rechnungswesen benötigt Stammdaten vor allem
– zur Vermeidung der Unzustellbarkeit von Waren und Rechnungen
– als Grundlage für ein effektives Mahnwesen
– zur eindeutigen Identifizierung des Bestellers im Streitfall
– zur Sicherung des Jugendschutzes
Bonitätsmerkmale als Form des Risikomanagements
Kundendaten werden immer häufiger auch um weitere Fakten ergänzt. Dazu gehören auch die Zahlungsmoral oder sogar Bonitätskennzahlen wichtiger Kunden, vor allem bei hohen Einkaufs- und Bestellwerten oder bei Warenkreditgeschäften. Diese erhalten Unternehmen meist von Wirtschaftsauskünften wie der SCHUFA. Kunden mit schlechten Bonitätseinschätzungen erhalten keine Teilzahlungsangebote oder aufgrund des höheren Ausfallrisikos nur mit deutlich höheren Zinssätzen. Auch das Zahlungsverhalten im eigenen Shop wird festgehalten. Treue und zahlungspünktliche Kunden erhalten besondere Angebote und Konditionen. Die Speicherung solcher Daten wird von Banken und anderen externen Kreditgebern als Teil der Risikovorsorge im Rankingverfahren besonders honoriert.
Kundendaten für Marketingzwecke
Die Daten der vorliegenden Bestellung und heute sogar das Ansehen bestimmter Seiten im Onlineshops werden in den Unternehmen gespeichert, um das Verhalten des Kunden einzuschätzen und für eigene Zwecke zu nutzen. Geburtstagsgrüße aufgrund der Registrierdaten sind ein alter Hut, inzwischen werden alle getätigten Einkäufe in umfangreichen Datenbanken gesammelt. Die aufbereiteten Daten lassen Rückschlüsse auf Einkaufsvorlieben und Kaufkraft der Kunden zu. Diese werden verwendet, um ihnen gezielt Werbung zur Verfügung zu stellen. Individualisierte Kataloge und Werbemails mit Sonderangeboten gehören dazu.
Regelmäßig Adressen validieren: Prüfung der Kundendaten ist erforderlich
Kundendaten sind im Unternehmen besonders wertvoll, wenn sie regelmäßig geprüft und validiert werden. Damit werden häufig externe Spezialisten beauftragt. Bei der Validierung der Adressen und Kundendaten werden fehlerhafte Datensätze herausgefiltert und ihre Rechtschreibfehler korrigiert. Doppelungen werden erkannt und eliminiert. Bei einem Vergleich mit den Daten der Spezialisten kann eine Identifizierung der Person erfolgen. Auch bei ausländischen Adressdaten ist die Validierung möglich. Die dann genormten Stammdatensätze verringern die Kosten des Unternehmens durch nicht zustellbare Sendungen, durch nicht eintreibbare Forderungen und durch doppelte Werbemaßnahmen.
Kundendaten bei der Unternehmensbewertung
Der Wert einer Kundenkartei lässt sich im Unternehmen nur schwer beziffern. In der Bilanz darf sie auch nicht aktiviert werden. Bei einem Verkauf des Betriebes wird ihr Wert jedoch berücksichtigt. Je umfangreicher und detaillierter, desto höher ist er. Bei der Wertermittlung hilft der Steuerberater oder auch die zuständige IHK.
Datenschutzrichtlinien bitte beachten
Die Speicherung der Daten von Käufern und Interessenten unterliegt den gesetzlichen Vorschriften. Jedes Unternehmen, in dem mehrere Personen mit der Erhebung und Speicherung personengebundener Daten beauftragt sind, ist heute verpflichtet, einen fachkundigen Datenschutzbeauftragten zu beschäftigen. So soll der Missbrauch von Daten verhindert werden.
Auf die Sammlung kundenbezogener Daten darf kein Unternehmen mehr verzichten. Sie bilden die Grundlage für die effektive Arbeit der Rechnungs- und Mahnabteilung. Außerdem sind sie für zielgerichtete Marketingmaßnahmen unabdingbar geworden. Wird der Datenschutz berücksichtigt, steigert eine umfangreiche Kundenkartei den Wert des gesamten Unternehmens.