Die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses ergibt sich für alle Kaufleute aus dem Paragraphen 242 des deutschen Handelsgesetzbuches. Dazu gehören die Bilanz des Wirtschaftsjahres, die Gewinn- und Verlustrechnung und für einige Gesellschaftsformen der Anhang. Mittelgroße und große Gesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht aufstellen. Neben der Pflicht zur Aufstellung sind weitere Fristen und Regelungen zu beachten.

Verantwortlich ist die Geschäftsführung
Buchhaltung, Rechnungswesen, externer Steuerberater – viele Bearbeiter sind notwendig, um den Jahresabschluss eines Unternehmens vorzubereiten. Doch letztendlich verantwortlich für die Bilanz ist stets die Geschäftsführung oder bei Einzelunternehmen der Inhaber selbst. Eigentümer, Geschäftsführer oder Vorstand müssen den Jahresabschluss eigenhändig unterschreiben.

Vom Entwurf bis zum endgültigen Abschluss
Gemäß Gesetzgebung sind große und mittelgroße Gesellschaften verpflichtet, ihren Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres aufzustellen. In dieser Zeit erfolgen die abschließende Verbuchung aller relevanten Geschäftsvorfälle, die Klärung der Debitoren- und Kreditorenkonten sowie die Bewertungen aller Vermögensgegenstände und Schulden. Am Ende steht ein Entwurf des Jahresabschlusses. Große Gesellschaften müssen diesen dann durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen lassen. In Kapital- und Personengesellschaften muss der Geschäftsführer jetzt den Bilanzentwurf unverzüglich an die Gesellschafter weiterleiten und damit zur Feststellung vorlegen. In einer Gesellschaftsversammlung entscheiden diese dann, wie der Jahresgewinn verwendet wird. Sie stellen den Jahresabschluss fest und entlasten den Geschäftsführer. Die genauen Regularien dazu finden sich meist schon im Gesellschaftervertrag bei Unternehmensgründung. Mit der Unterschrift des Jahresabschlusses durch den Geschäftsführer wird der gesamte Prozess dann abgeschlossen.

Fristen für die Aufstellung der Abschlüsse
Je nach Gesellschaftsform und -größe gelten spezielle Fristen für die Vorlage des Jahresabschlusses. Diese sind als Höchstfristen anzusehen. Gerät ein Unternehmen in eine Krise und nutzt diese Fristen aus, so muss sie sich oft mit dem Vorwurf auseinandersetzen, die prekäre wirtschaftliche Lage Gläubigern zu spät zur Kenntnis gegeben zu haben. Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen zum Beispiel ihren Jahresabschluss innerhalb von acht Monaten nach Ende des vorherigen Wirtschaftsjahres feststellen, kleine GmbH innerhalb von elf Monaten. Verankert ist das im GmbH-Gesetz, §42a, Abs. 2.

Sanktionen bei Verspätungen
Jahresabschlüsse haben im deutschen Wirtschaftssystem eine große Bedeutung, da sie die Grundlage für die Beurteilung der wirtschaftlichen Situation im Unternehmen für Gläubiger und Banken sind. Für unrichtige Abschlüsse oder verspätete Veröffentlichungen drohen Geldstrafen und –bußen sowie Zwangsgelder der Finanzbehörden. Sogar Freiheitsstrafen können verhängt werden. Außerdem können die betrieblichen Zahlen geschätzt werden, so dass Steuernachzahlungen drohen. Gesellschafter können gegenüber Geschäftsführern Schadenersatz fordern.

Die ordnungsgemäße Aufstellung des Jahresabschlusses gehört zu den Pflichten eines Eigentümers oder Geschäftsführers. Damit wird auch Rechenschaft über die geleistete Arbeit des Vorjahres gezogen. Die pünktliche Feststellung sollte daher selbstverständlich sein.